《加强物资采购审计视角下内部控制的有效性探究》
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[摘 要]在当前单位体制改革不断推进的关键时期,充分发挥内部审计在企业物资采购中的监督和控制作用能有效控制运营成本,保障适应市场发展需求.
[关键词]物资采购;内部控制;过程实施
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.05.165
医院审计是对医院内部经济活动进行事前预防、事中控制及事后监督管理的活动.医院的内部经济活动是医院在从事医疗活动的过程中,配置和使用医疗资源的一系列经济活動.物资采购作为资源配置的主要活动自然成为内部审计的主要内容.物资采购专项审计的意义在于降低医院采购成本,及时堵塞物资采购上存在的漏洞,提高物资、资金管理水平,进而提升医院全成本管理水平.在当前公立医院体制改革不断推进的关键时期,充分发挥内部审计的监督和控制作用才能保障医院适应市场发展需求.
1 物资采购审计的主要内容
物资采购审计主要关注监督采购流程是否规范、采购管理机制是否健全、是否严格执行国库集中支付制度和政府采购制度的有关规定.对物资采购各部门和环节的经营活动及内部控制的合理、合法、合规性进行评价,以改善物资采购质量、降低采购成本,维护医院的合法权益,促进经济效益的增加,并通过揭示物资采购内部控制不足,提出切实可行的审计建议和改善措施.
物资采购审计的主要内容包括各项支出是否严格执行预算;是否执行国家、上级主管部门和医院有关财务规章制度和开支标准,专项资金是否专款专用;是否遵循采购计划、合同实施采购及采购效益评价等后期事项.
2 采购审计的流程设计
2.1 制定系统的审计方案
物资采购审计工作开展前通常会按照以下程序制定审计方案：确定审计目标 → 确定审计方向 → 确定审计内容 → 确定审计方式 → 确定审计步骤 → 确定审计时间 → 确定审计人数 → 形成审计方案.
2.2 查找采购活动的内部控制风险点
采购活动中的主要风险是：采购计划管理体系不健全,计划制订不合理或缺乏预见性,库存量安排缺乏科学的财务管理依据,从而造成库存短缺或积压,可能导致业务停摆或资源浪费;采购及验收程序不规范,审批不严,内部控制措施不到位,未执行医院采购流程的相关规定,造成供应商选择不当,采购物资质次价高,出现采购舞弊问题.审计部门应围绕采购业务风险点开展重点审查,同时评价医院内控制度执行力.
3 审计过程实施
医院物资采购是一项综合性工程,涉及采购计划、采购预算、供应商管理、采购招标、采购合同、采购验收、采购结算等环节.审计过程实施应该按照采购流程实施全程审计,同时根据实务中查找出来的采购环节内部控制的风险点梳理关键控制点,进行重点审计是物资采购审计的基本原则.包括物资采购前期审计、物资采购过程审计、物资采购后续审计.重点审计以下五方面内容.
3.1 采购计划审计
采购计划审计包括采购计划编制依据的可靠性、审批程序的合规性、计划数量及的合理性.首先,审查采购计划的编制是否依据物资采购申请单编制,是否严格按照使用部门精确计算并提出申请,职能部门在管理权限内复核批准.是否符合医院的存货政策、采购政策和资金管理政策.其次,审查部门采购参数的提供是否合规,是否执行3名以上提供采购参数人员的联合签名制度,部门负责人是否应当根据工作职责和范围,对采购计划中的采购材料参数进行审核;主管部门和物资管理部门是否对物料进行盘点.
按照经济库存量安排采购计划;经多部门协同制定的月采购计划表审批程序是否完成,是否经内部审计人员的审核后,提交分管部门主管领导最终审批.最后,在做好询价、比价的基础上进行采购数量及的申报.审查采购部门是否按照库存物资的最佳经济批量指标核算采购数量,做到计划和物资库存相适应.
3.2 采购模式选择审计
医院采购方法包括：公开招标、竞价谈判、询价、单源采购.原则招标方式的选择是采购估计量超过国家法律法规的规定.必须公开招标的项目,按国家法律、法规规定进行公开招标;国家法律、法规规定必须公开招标采购估算金额限制以下的采购项目,由医院自行组织招标采购.医院内部自行采购的招标投标项目必须经由审计部门参与并审查.
第一,采用公开招标方式的审查内容.一是监督招标过程和招标标准是否符合“公开、公平、公正、透明和诚实信用”的原则,是否符合院内招标范围.全程参与招标、开标、评标和定标,避免公开招标过程发生舞弊行为. 二是检查有关招标文件的内容是否完整、严格,有关规定是否得到有效遵守.三是对招标方法的选择是否合理进行监督.如果采用公共招标方式,应检查向外界发布的投标信息是否一致明确准确,出版范围广,参与投标的投标人是否合格;如果采用招标,招标人是否该邀请具有良好的信誉、资格和财务状况,是否邀请了至少三个或更多的投标人参加;如果采用了投标协商的方法, 应检查所采购的材料是否确实没有由供应商或合格投标人投标,由于技术回复,其他或特殊性质不能阻止.四是检验招标采购,特别是内部招标采购的是否合理.在建立系统、严格的采购询价、比价制度,规范询价、比价等核定程序的基础上,严格按照流程重点复验内部招标标底.审查最高采购限价的合理性和公允性.
第二,采用竞争性谈判方式的审查内容.制定审核机制,对采购物资的数量、、人工耗费、各项其他费用及税金等进行复核、验算.根据市场行情对标的进行合理的价位判断.
第三,其他审查内容.采购技术参数的确定往往对采购供应商的选择起决定性作用,因此对采购参数提供的合规性审查对防止采购中的舞弊行为具有重要意义.审计部门应重点审查参数提供的程序是否合规,确保技术参数提供实行3人以上联签制度.
3.3 合同审计
依法签订采购合同是避免法律纠纷,维护医院利益免受损失的重要途径.审计部门应审查采购合同的签订是否符合国家法律、法规的要求,符合招标文件的要求;合同的技术指标、规格、型号、数量、金额等是否经使用部门、专业人员复核确认;合同支付款是否符合合同的规定,并经过批准;交货时间是否符合合同要求;是否在遵循法律法规的基础上最大限度地维护了医院利益.合同中应明确的事项有：关键性指标,如质量、性能技术要求;到货不全要求应立即提出退换或索赔;交货期限到而不交货的赔偿条件;质保期限及使用培训计划;付款方式等.
3.4 付款审计
审计是否按照付款流程,审批程序和合同中的款项支付约定付款.是否对预付账款和定金有相应完备的账务处理.对涉及大额或长期的预付款是否定期进行了追踪核查.
3.5 采购验收审计
验收审计是采购活动后续审计的重点内容,着重审查医院的采购验收相关制度和手续是否切实执行到位.也就是说,所有购买的公共材料都必须遵守仓库的验收程序.在仓库验收过程中,应认真检查数量、质量和规格 ED确保与实际对象一致,入库手续按买方采购,签署验收证明单.物资出入库是否按类别按规格建立了完备的仓库台账,物资保存的管理是否做到因地制宜,发现问题及时处置.库存物资是否做到定期盘存,确保账实相符.
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内部控制和物资采购引用文献:
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