《新技术环境下高校学报档案工作发展探微》
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摘 要：高校档案是我国高校教学、科研发展创新的历史纪录,学报档案工作则是高校档案工作的重要组成部分.当前我国高校学报档案工作面临着档案管理专门人才匮乏、档案工作信息化水平较低、档案管理制度标准欠缺、档案工作“重管轻用”的问题.随着大数据、“互联网+”等新技术的应用,高校学报档案工作迎来新的发展契机.
关键词：高校 学报编辑部 档案管理 新技术
高校学报作为高校面向全社会展示教学、科研水平的窗口,其办刊水平与可持续发展能力至关重要.高校学报档案工作作为高校学报日常业务工作的重要组成部分,长期以来却未能受到应有的关注.高校学报从约稿、组稿、审稿、编校、排版、印刷到最后的出版发行,每一环节都与学报档案工作密不可分.对高校学报日常运营过程中形成的各类文件材料实现妥善的归档和管理,是高校学报出版发行工作顺利进行的重要保证.随着“大数据”“数字中国”等概念和技术在我国的推广与应用,我国档案事业从“纸与铁”的时代加速迈入“数与网”的时代.[1]对于高校学报档案工作而言,新技术既意味着新机遇,也引发了新挑战.当前,国内对高校学报档案管理的研究主要集中在高校学报文件材料归档范围及难点[2][3][4]、高校学报档案资源的价值分析[5]及信息化管理等方面[6][7][8],而有关新技术环境下高校学报档案工作的难点及应对策略的研究明显不足.鉴于此,本文拟从高校学报档案工作面临的问题出发,分析新技术环境下高校学报档案工作的发展方向,以期为高校档案工作的提质增效提供参考.
一、高校学报档案及档案工作概述
高校学报档案工作既是高校学报日常管理工作的组成部分,也是高校整体档案工作的重要一环.2008年教育部颁发的《高等学校档案管理办法》中明确指出“出版类”档案包括“高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等”.由此可见,出版类档案是高校学报档案的关键组成部分,主要包括：原稿、作者修改稿、审稿意见、录用通知和版权协议、出版发行记录、发稿后的变动情况、正式出版物.高校学报档案除了出版类档案以外,还包括综合管理类档案,主要包括[9]：高校内相关部门发给编辑部的文件材料、编辑部发文,高校学报的上级主管部门、行业协会等关于出版工作的文件及各类证书,高校学报的出版许可、期刊登记证、印刷发行合同,高校学报创刊、停刊、复刊、更改刊名及增刊等重要事件的请示报告和批复等重要文件材料,其他有价值的材料.高校学报档案是高校各发展阶段科研学术水平的真实反映和有效凭证,它具有以下价值功能：（1）汇聚和展示高校科研学术成果的功能.高校学报档案中汇集了大量的论文和其他科研成果,可为当前和下一步科研工作的开展、科研方向的确立等提供参考和借鉴.（2）为高校学报编辑部运营管理服务的原始凭证功能.规范的档案管理可以有效减少编辑部在日常运营过程中的差错.（3）为编辑部业务开展提供参考的情报价值功能.例如,将学报稿源的分布情况和作者年龄变化趋势统计出来,可为高校学报专家知识库建立提供参考资料；将各类选题计划、修改意见和编辑人员的经验心得等整理出来,发表供相关人员交流学习的文章.[10]
二、高校学报档案工作面临的问题
通过对高校学报档案工作现状进行系统性梳理,笔者总结出当前我国高校学报档案工作面临的问题主要集中在以下四个方面.(一)高校学报档案管理的专门人才较为匮乏
由于高校编制设岗条件限制,当前我国高校学报编辑部基本上没有专职的档案管理人员.一般高校学报的档案资料都由学校的档案馆统一管理,但档案馆仅对出版后的纸质期刊进行归档保存[11],而在编辑活动中产生的其他重要资料只能由编辑部自行保管.另外,编辑部人员业务工作繁重,档案管理意识和能力不强,造成许多有价值的档案信息资源流失.[12]长此以往,高校学报档案工作的整体水平不高,学报檔案价值的发挥受到阻碍.
(二)高校学报档案工作信息化水平较低
随着我国信息化进程的深度推进,高校学报编辑部的信息化水平不断提高,打破了传统纸质环境下档案管理的模式,各类业务系统中电子数据的归档管理成为必然.然而,高校学报档案管理工作并未能紧跟信息化的步伐.部分高校学报编辑部采取纸质档案和业务系统电子档案分别保存的模式,尽管降低了档案工作的复杂程度,却导致纸质档案与电子档案之间有机联系的割裂,增加了后期档案查阅和利用的难度.
(三)高校学报档案管理制度标准有所欠缺
目前,各级期刊出版单位都根据自身出版现状出台了一系列的规章制度,比如《编辑规范流程管理制度》《审稿制度》等,但鲜有单位制定《出版档案管理制度》.[13]档案工作在学报编辑部的各项工作中处于弱势地位,其系统性、规范程度较低,档案资料呈现零散状态.另外,随着学报编辑部各类业务系统的上线运行,电子档案成为学报档案的重要类别.由于缺少统一的电子档案管理要求和管理细则,编辑部编辑各自保管所负责审校、发刊业务产生的电子档案,电子档案的格式（文档类、照片类、表格类等）繁杂也增加了档案管理的难度.
（四）高校学报档案工作“重管轻用”现象普遍
目前高校学报档案的管理基本上处于一种“重管轻用”状态,重视学报档案基础业务工作,忽略了学报档案信息的开发利用工作.[14]学报档案是潜在的无形价值资产,一旦被开发利用并且直接为教学、科研服务,将会产生巨大的社会效益.但高校学报编辑部工作人员常常将档案作为编辑部业务和管理活动的副产品,未能以信息资源的观念对学报档案资源进行开发和利用,致使宝贵的档案资源无法充分实现其应有的科研价值和社会价值.
三、新技术环境下高校学报档案工作的发展方向
以大数据、“互联网+”为代表的新技术的出现和应用,为我国档案工作的开展提供了新的机遇.在新技术环境下,高校学报档案工作可从以下方面出发,解决长期以来存在的业务难题,实现跨越式创新发展.
（一）提升学报编辑部的档案意识,定期展开档案业务技能培訓
学报档案是学报编辑工作的基础和重要的信息源,也是提高编辑水平、提升学报质量的重要保证,更是连接编辑、读者、作者、审稿人的桥梁.因此,高校学报编辑部应加强对档案管理的重视程度,充分体现学报档案在编辑部日常工作中的重要地位；重视对编辑部全体员工档案意识的培养,定期开展档案业务技能培训.编辑部可借助高校档案馆的业务培训资源,选派员工参加高校档案馆组织的档案业务知识、数据库管理、信息服务等方面的培训,帮助员工提高运用现代信息技术管理学报档案的能力.另外,随着融媒体数字化信息平台成为期刊宣传的重要媒介,学报编辑部应考虑运用数字化媒介开展档案利用服务.因此,学报编辑部需要对负责档案工作的人员的知识结构进行更新和调整,使其及时掌握新媒体应用技术.
(二)建立学报档案管理制度及规范,指导学报档案信息化工作
高校学报编辑部应积极寻求高校档案馆的业务帮助,立足编辑部日常业务活动制定档案管理制度,对学报档案的各项工作做出详细规定.其中,对于存量纸质学报档案的数字化、信息化工作,应参考国家档案局出台的《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》（DA/T 77—2019）、《档案数据硬磁盘离线存储管理规范》（DA/T 75—2019）等行业标准,确保纸质档案数字化的质量,为后期数字档案资源的开发和利用打好基础.对于增量电子档案的管理,应遵循《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）、《基于文档型非关系型数据库的档案数据存储规范》（DA/T 82—2019）等相关制度标准,确保学报编辑部业务活动中形成的电子档案资源及其元数据的真实、完整与安全.另外,要特别重视完善高校学报档案安全管理制度.高校学报档案中包含大量涉及知识产权、个人隐私的内容,因此须规范学报资料信息采集、录入、立卷、归档、整理、开发利用等各个环节,对涉密档案安装安全密钥,加强防火墙建设,防止匿名审稿人档案信息泄露、投稿人知识产权受损等现象的出现.
(三)引入学报档案管理系统,或将档案管理模块嵌入业务系统
当前,仅部分高校学报编辑部引入了档案管理（信息）系统,以确保对学报档案的有效管理.虽然数字化档案管理系统的开发和应用已经非常成熟,但对于大多数高校学报编辑部而言,如果为此另外购买档案管理（信息）系统,不仅会增加运营成本,而且会增加档案管理员的工作难度.[15]如《河北科技大学学报》编辑部可以进入其学校统一搭建的“科大兰台”档案管理信息系统界面,实现对学报档案的录入、存储与检索.[16]另外,高校学报编辑部可尝试在编辑部业务系统（如在线采编系统）中添加档案管理模块,根据要求预设需归档的各类文件和数据,直接将其转存至档案管理模块内,确保对业务流程中各类文件记录的全过程管控.另外,通过权限设置,作者、审稿专家、编辑可以依据相应权限查阅档案信息.在保障相关利益主体隐私的情况下,这样做可以改变学报档案“存而少用”的局面.
(四)运用数据分析与挖掘等智能技术,深度挖掘档案信息资源
随着大数据时代的来临,数据分析、数据挖掘等智能化技术为档案工作的开展注入新活力,为高校学报档案利用服务的发展创新提供方向.学报编辑部应积极转变传统档案管理观念,把学报档案工作的重心转移到开发利用上.借助数据分析与挖掘技术,将高校学报档案数据进行关联和聚类,[17]比如对学报历年出版的文章进行主题和关键词抽取,统计和分析后绘制历年期刊科研主题发展趋势图,为学报下一年度推荐选题提供参考.另外,学报编辑部可以将审稿专家数据库、线上采编平台、发行期刊数据库内的档案数据进行“专家—主题—文章”关联分析,可以实现特定研究领域专家知识成果集聚.学报编辑部在此基础上可推出特色学术专题栏目或特刊,推动科研领域内的知识交流和共享.
(五)紧随移动互联网信息服务的步伐,提供移动型档案利用服务
新技术环境下的高校学报档案利用服务应立足广大利用者的实际需求.移动化是提高档案利用服务工作水平、拓展档案利用服务工作方式的发展方向,它让档案利用者不再受时间、空间的限制,方便、自由、灵活、快速地实现对档案的利用.[18]2019年3月,国家档案局正式发布《档案移动服务平台建设指南》（DA/T 73—2019）,指导各级国家综合档案馆建设具备移动性、互动性和个性化特点的档案移动服务平台,实现档案信息资源社会化共享利用.在此背景下,高校学报编辑部在开展档案利用服务时,应紧随时代的发展步伐,提供便捷、社会化的移动型档案利用服务.编辑部可以考虑在“高校学报编辑部手机客户端”（APP）内嵌“档案查询利用”模块,使得高校学报的投稿人、读者可以通过手机客户端实现对学报档案信息的查询和利用.编辑部还可以依托微信、微博等社交媒体平台开设“高校学报档案查询”公众号,定期推送高校学报档案的目录信息,在线上提供学报各期电子版文章、稿件录用证明、稿费发放通知、数据库收录及获奖动态等学报档案信息.
注释及参考文献：
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[3]徐亚群.对高校学报档案双套制管理的思考[J].青海大学学报（自然科学版）,2012（2）：98-104.
[4][14]赵金鹏.高校学报编辑部档案管理应在三个方面下功夫[J].中国科技期刊研究,2008,19（4）：535-536,537.
[5]张艳霞.论高校学报的档案管理[J].湖南城市学院学报,2010,31（3）：102-103.
[6]王玉叶,徐镇强.浅析信息化时代下的高校学报档案建设[J].学刊（浙江学院学报）,2011（5）：107-108.
[7]杨春风,陈海燕.高校学报档案信息化管理刍议[J].四川职业技术学院学报,2014,24（4）：162-165.
[8]石青青.高校学报档案信息化管理探讨[J].湖北工业职业技术学院学报,2016,29（4）：75-77.
[9]唐震.高校学报编辑人员应树立档案意识[J].中国科技期刊研究,2011,22（3）：427-429.
[10]章邺.高校学报档案资源的价值功能[J].科技情报开发与经济,2010,20（34）：144-145.
[11][13][15]刘鑫.“十三五”期间期刊出版单位档案信息化管理改革与路径分析[J].山西档案,2016（6）：49,49,50.
[16]张士莹,张军.高校学报档案的网络化管理——以《河北科技大学学报》档案管理为例[J].兰台世界,2007 （5）：34.
[17]曾智.以利用为导向的城建档案新技术应用[J].城建档案,2018（5）：36-38.
[18]顾伟.新技术环境下档案利用服务工作研究[C]//中国档案学会.2019年全国青年档案学术论坛论文集.北京：中国文史出版社,2019：132-136.
作者单位：《安徽大学学报（自然科学版）》编辑部
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大学引用文献:
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