《财政工作中电子档案数据库如何实现数字化管理》
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【摘 要】在节能环保理念深入人心的今天,无纸化办公已经成为当前各行业发展的重要趋势.在财政工作中,电子档案逐渐取代了传统的纸质档案,得到越来越广泛的应用,为财政档案管理效率的提高发挥了非常积极的作用.数字化管理是电子档案数据库管理的主要手段,如何保证电子档案数据库数字化管理的有效性,是未来档案工作者必须要思考的问题.本文将针对财政工作中电子档案数据库的数字化管理策略展开探讨.
【关键词】财政工作;电子档案;数据库;数字化管理
电子档案数据库建设是档案信息化发展的基础,但建立了电子档案数据库并不意味着实现了档案信息化,还需要通过有效的数字化管理手段,才能够真正保证电子档案管理的效率.但从当前电子档案数字化管理的实际情况来看,还存在多方面的因素,影响档案数字化管理的效果,难以发挥电子档案数据库的功能优势.对此,还需要加强对电子档案数据库数字化管理影响因素的把握,针对性地采取措施,保证数字化管理的价值发挥,促进档案管理工作的信息化发展水平.
一、加强档案数据数字化管理的意义
（一）提高财政档案管理工作的开展效率.档案管理工作过程中需要处理大量的档案信息,财政档案的管理尤是如此.财政档案所需要处理的信息量巨大,在传统的人力管理模式下,处理大量的纸质档案,不仅会给工作人员带来巨大的工作压力,也难以保证档案管理效率,尤其是档案信息的调取、核查方面,往往需要工作人员耗费大量的时间和精力.基于电子档案数据库建设的数字化管理手段应用,能够帮助档案管理人员高效开展工作.电子档案主要是将原本记录在纸质载体上的财政档案数据转化为电子数据,并整合存储到电子数据库中,其管理工作则是通过计算机设备及信息化管理系统实现的,在档案管理上,不再完全依靠人工进行数据记录、整理、核查、调取,而是能够借助信息化系统的功能发挥,实现自动化的档案数据处理,进而大大提高档案管理的工作效率.
（二）增强档案资源的共享化水平及利用效率.传统档案管理模式下,对财政档案的共享和利用相对较为繁琐,档案使用时需要工作人员从档案库中找到相应档案,具体信息的检索也需要人工逐条查找,同时还面临使用者将档案丢失或损坏所带来的风险,这些都限制了档案的共享化水平和利用效率.数字化管理手段的应用,可以发挥信息化管理系统的功能优势,在档案使用时,只需要输入基本的档案信息或检索条件,就能够快速实现档案的调取,对特定信息的查找也非常便捷,在档案共享时,只需要将电子档案拷贝后通过网络渠道传输给使用者即可,传输效率高,且不用担心档案在使用过程中丢失所造成的损失,这些都为财政档案的共享和利用提供了便利.
（三）降低财政档案管理工作开展的成本.财政档案管理工作开展的主要成本包括档案制作成本、档案保存和管理成本、人工成本等,传统档案管理模式下,财政档案的制作需要消耗大量的纸张资源,且由于财政档案数量庞大,对于存储空间有着较高需求,为避免纸质档案受潮、受虫蛀、受火灾损毁,还需要使用一系列专门的设备设施对档案的安全性加以保障,并投入足够的人力资源,整体来看档案管理成本较高.数字化管理手段的应用,能够减少纸质材料的消耗,降低了档案制作的成本,节约了资源.而在档案管理过程中,由于电子档案占用的物理存储空间较小,且数据保存方便,这样就能够降低对档案库建设的成本投入要求.加之,信息化管理本身具有的智能化、便捷化优势,只需要较少的人力资源投入就能够达到有效管理的目标,这也大大降低了对人力成本的需求.
二、制约电子档案数据库数字化管理的因素
（一）专业的档案数字化管理人才数量缺乏.电子档案数据库的数字化管理在管理方法和工作要点上与传统档案管理模式有很大差别,其对于管理人员的专业化水平也有较高的要求.但目前一些单位的财政档案管理工作中,虽然建立了电子档案数据库,但在专业的档案数字化管理人才的配置上却十分不足.现有档案管理工作人员大多只能对电子档案数据库进行简单的操作,管理的数字化水平较低,仅停留在基础层次,数字化管理的效率性、便捷性并没有得到充分体现.专业人才的缺乏很大程度上限制了财政档案数字化管理的效果.
（二）缺少完善的信息安全威胁防控体系.网络信息安全是当前全世界共同面临的重要挑战,网络病毒、攻击等都可能导致重要的档案信息泄露、丢失,或遭到恶意篡改,对于财政档案管理工作而言,这些问题都可能造成严重后果.目前很多单位在财政电子档案数据库应用过程中,并没有建立起完善的信息安全威胁防控体系,档案管理人员信息安全意识薄弱,在数据库使用和管理系统操作过程中,存在不规范操作行为,管理部门对于财政电子档案数据库配套的网络防火墙、杀毒系统更新升级不及时,这些都将增加档案数字化管理的安全隐患.
（三）对电子档案数据库的开发与维护滞后.电子档案数据库的稳定运行还需要通过有效的维护来保证,而随着档案数据量的不断增加,以及财政管理需求的不断变化,对电子档案数据库的开发升级是非常必要的.但當前一些单位在财政电子档案数据库的数字化管理过程中,并不注重对数据库的开发升级和维护管理,所使用的电子档案数据库在系统功能上已经不能够满足档案管理工作发展的需求.在对电子数据库的维护上,由于缺少专业人才,在数据库软硬件维护技术能力上较为薄弱,系统故障的排除效率也较低,难以保证电子档案数据库运行的整体稳定性.
三、实现电子档案数据库数字化管理目标的策略
（一）加强专业档案数字化管理人才培养.财政工作中电子档案数据库的应用已经成为必然趋势,因此,加强专业档案数字化管理人才的培养也就显得尤为重要.在实际的管理工作中,一方面,单位应当从高校及社会范围内,加强对掌握数字化管理知识与技术的档案专业人才的引进,借助这些人才的专业能力,更有效地开展数字化管理工作,保证电子档案数据库强大功能的发挥;另一方面,单位还应加强对现有档案管理人员综合素质的培养,既要培养他们数字化管理的能力,也要让他们对财政工作的要点有所了解,提高他们对财政信息真实性、完整性的辨别能力,从而准确判断档案信息失真、丢失等问题,为财政电子档案数据库的数字化管理提供有力的人才保障.
（二）建立完善的电子档案信息安全管理机制.在财政电子档案数据库的数字化管理过程中,还需要建立完善的电子档案信息安全管理机制,全面保证财政档案信息的真实、完整、安全.一方面,要制定电子档案数据库安全管理制度,明确电子档案数据库使用中安全操作的规范,并根据操作人员的级别设置相应的数据库使用权限,通过个人登录密钥和权限控制,来确保每一项操作都能追溯到具体责任人,为电子档案数据失真、丢失、篡改等问题的追责提供依据;另一方面,还要加强对网络攻击防控体系的构建,定期对网络防火墙、杀毒系统进行升级,并加强对工作人员的信息安全教育,提升工作人员的信息安全意识与信息安全防控能力,为数字化管理的实施提供安全保障.
（三）加强电子档案数据库功能开发与维护管理.财政电子档案数据库的长期稳定运行,还需要依靠适时的功能开发与维护管理来予以保障.因此,在数字化管理的过程中,相关单位必须要结合自身财政档案管理的实际需要,以及未来的发展趋势,加强对电子档案数据库的功能开发,提高电子档案数据库功能的完善化与智能化水平,确保满足档案管理、使用的实际需要.同时,对于电子档案数据库还需要做好定期的软硬件维护,制定好完善的维护计划,对于软硬件系统中存在或可能存在的问题,及时采取措施处理,排除可能导致系统故障的各类隐患,确保数据库运行的稳定性与可靠性,以保证数字化管理的有效实施.
【参考文献】
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档案数字化和数据库引用文献:
[1] 档案数字化和数据库毕业论文怎么写 档案数字化和数据库论文范例2500字
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