《关于完善建筑企业内控管理》
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摘 要 随着国民经济的快速发展,建筑业已成为我国第二大支柱产业.同时,建筑业的竞争越来越激烈,国家对建筑行业的管理要求也越来越严格.笔者基于从事工程项目审计的工作经验,从内部控制的基础目标角度,对建筑企业的内控管理存在的问题以及相应的措施提出自己的想法建议.
关键词 建筑企业 内控制度 内控管理
一、引言
内控制度是企业为了贯彻执行经营方针,保护资产的安全完整,使会计信息正确可靠,保证经营活动的经济性、效率性和效果性,而采取的一系列方法、手段与措施的总称.内部控制對企业的经营管理起到至关重要的作用,通过内部控制,可以改善企业的经营管理,合理降低经营风险,为企业创造价值.
2019年7月31日,国家统计局发布了《建筑业持续快速发展 城乡面貌显著改善——新中国成立70周年经济社会发展成就系列报告之十》.报告指出,建筑业产值规模屡创新高,逐步发展成为国民经济重要行业.2018年,全国建筑业完成总产值23.5万亿元.建筑业增加值稳步增长,对国民经济的贡献率不断提高;2018年,建筑业增加值达到6.2万亿元,建筑业企业数量稳步增加.2018年,全国各种类型建筑业法人单位已超过120多万家,其中,有施工活动的具有建筑业企业资质的总承包和专业承包建筑业企业达到9.5万多家,建筑业从业人员加速增长.2018年,全国建筑业企业年末从业人员5563万人,建筑业年末从业人员占全部就业人员的比重为7.2%.
建筑业的飞速发展也导致了行业竞争的日益激烈.建筑业的业务特点使得企业的经营风险较大,从而影响了企业的经营效益.因此,建筑企业积极探索完善的内控制度,降低各项成本,规避经营风险,提高经营效率,有其必要性.
二、建筑企业内控管理存在的问题
(一)经营管理缺乏合法、合规性
一是部分工程由于业主或某些其他原因,会存在先开工后补招投标流程、后签总包合同的现象.而在此之前,总包单位为了正常施工需要,已与分包商、材料供应商等先行签订了合同,并已向分包商、材料供应商支付了部分工程或材料款.在这种情况下,由于未及时签订总包合同,将导致总包单位的利益无法得到法律保护,万一发生质量、安全等事故的话,将可能使总包单位陷入法律危机.且由于招投标程序原因,总包单位先行垫资支付,而给公司的流带来一定压力,因此将使建筑企业存在法律和经济风险.
二是在专业、劳务分包和材料采购过程中的招投标或询比价过程流于形式.我国颁布了多项法律法规来规范采购行为,而在实际操作中,有的项目缺少招标文件或投标书文件,文件日期等前后矛盾.有的项目过程资料不完善,比如缺少工程量清单,或者相关资料存在瑕疵,比如几家投标单位的报价文件格式一致,甚至出现错误一致的情况.这些不合规行为,都将使建筑企业面临一定的法律风险.
(二)资产安全完整度不高
一是分包合同金额无工程量清单,结算有瑕疵,如劳务分包工作量与实际不符.部分工程由于签订合同时无法预知工程现场的实际情况,因此签订的合同是暂估总价,并没有附上相应的定价依据,或者有确切金额,但是没有详细的工程量清单作为附件.这将导致在之后的工程结算时,可能因为某些具体的工程量变动而产生经济纠纷,给企业带来经济损失.此外,工程结算时可能出现瑕疵,如某些劳务分包在结算劳务费时,上报的工程量与实物验收报告、竣工报告、审价报告等不符,这将影响工程施工的相应成本,给企业带来经济损失.
二是材料出入库管理不规范,无现场收验或分包签收.对于一些劳务分包工程,由于主材是由总包单位采购,材料供应商直接送货至工地现场,因此会存在材料送至现场后,总包单位缺少专业材料员现场收货、验货现象.有的甚至是由分包单位人员直接收货并签收,之后材料供应商凭此签收单与总包单位进行结算支付.这将可能导致总包单位无法掌握材料的实际使用情况,存在一定的风险隐患,引发一系列的成本问题.
(三)资金管理有疏漏
一是财务部在核算分包、材料款时,未按项目进行单独列支,导致无法掌握项目的流情况.公司的财务部（财务结算中心）应通过全面预算管理和资金收支管理,全面及时掌握各工程项目的应收、应付等资金情况.对于资金发生异常情况,如出现赤字时,应及时向项目部提出预警.但是在实际工作中,有的财务人员在核算分包、材料款时,仅仅按供应商进行核算,没有按项目单独列支.这使得财务账上只能反映出某供应商的总的应付和已付金额,而无法反映出某单独项目的实际资金支付情况;使得无法对项目的资金往来进行实时监控,财务无法发挥应有的监督功能.
二是资金支付时存在超合同支付、超工程进度支付等现象.有些分包或材料合同在条款中明确约定了合同价的上限,超过此上限则不予支付.但是在实际工作中,仍有发生超此上限支付情况.或者有些合同未按照工程实际进度或超工程进度支付分包款,如工程未完工,便已100%支付分包款,有的甚至连3%的质保金都没有留.还有些合同在施工中发生工程量的增加,但是在未与业主及时完变更签证的情况下,已与分包就新增施工内容进行了结算并支付.这些都可能使企业的资金流存在较大风险隐患,影响企业的正常运营.
(四)财务报告及相关信息失真
一是有些项目人员为了方便,在材料入库而未到的情况下,未及时材料的暂估入库和未及时填写工程领料单.而是等到到达之后,才根据上的金额填写入库和相应的领料单.但是,由于材料结算往往是在送货的下月,有的甚至可能若干月之后,因此造成当月入库和领用的材料无法按实际发生情况入账.有的甚至会发生竣工后仍有入库和领料的情况,从而使得公司财务账上无法如实反映出材料的真实情况,使得工程的成本信息不准确,影响报表的真实性.
二是部分项目存在施工进度表无监理验工计价,项目部虚报产值收入,或竣工结算后未及时项目销项的情况.大部分建筑企业是按照完工百分比法确认当期工程收入和工程成本,但是有些项目部在上报工程量时,未提供业主和监理的验工报告,或者为了完成公司考核指标,虚报产值收入,粉饰报表.有的工程项目部在竣工结算完成后,因一时疏忽,忘记及时向财务工程销项,或者考虑到公司考核指标已完成,而销项时会产生一部分收入和利润.因此刻意将销项藏到下一年,使得公司财务账上该项目一直处于未完工状态.这些都将导致企业的财务报表信息不真实,无法显示企业的实际营收情况.
三、建筑企业完善内控管理的思路
(一)完善制度流程设计
要把“事后”控制提前到“事前”“事中”控制,通过不断梳理、完善制度流程,事先规范好各项经济行为,提前做好风险防范.比如,在材料采购中采用合同会签制度.分公司或项目部提出材料需求计划后,由物资采购中心负责对材料规格、质量标准等进行控制.财务部门对支付条款、是否增值税专用、税率等进行审核.法务部门则对合同条款是否合法合規、是否符合公司利益等进行判断把关.这一系列的流程下来,可以使合同作用充分发挥,使经济行为在事前得到有效的控制,而不是等到出了合同纠纷之后再去想方设法地解决.再如,材料的收发存流程可以根据项目的实际情况,分别采用不同的管控制度.对于实际存放在公司仓库的材料,应严格规定出入库流程,从供应商送货入库开始,及时入库等各项手续;并且要注意不相容岗位的分离,如仓库保管员不得登记材料明细账,并定期不定期进行存货盘点.而对于供应商直接送货至工地现场,零库存的项目,可以考虑不设入库领料流程,而更加强化对材料的收货、验货流程,严格控制材料的使用情况.
另外,通过开发系统软件,完善企业内部信息系统,实现项目信息平台共享,各管理部门可以清楚掌握各工程项目的开展情况、工程施工进度、工程款的收入情况、材料的使用情况、分包款的支付情况等,且都可以在平台上清楚显示.这样既可以加强对施工过程的综合管理,也可以提高企业的经营管理效率,更加便于公司的集中化管理.
(二)加强流管理
对于建筑企业来说,为王,资金链事关企业的生存和运作.因此,相对于追求利润,建筑企业要更加重视资金的管理.
首先,应通过完善企业全面预算制度和资金收支预算管理,将项目所有资金都纳入预算管理,包括农民工工资账户.在执行时,要特别注意加强支付环节的审核,要结合项目平台上的共享信息,杜绝超进度、超合同支付.对于超预算的大宗支付要严格控制,还要尽可能控制项目流出现赤字的情况.
其次,财务部（财务结算中心）应严格制定会计核算制度.对于应收、应付等往来款项,在具体核算时,应按照项目、客户、供应商等设置相应辅助账,使项目各项收支情况清楚明了,便于查询核对.
最后,项目部应按工程项目设置专门台账,及时准确登记各项数据信息,比如总包合同金额、开票数、已收款数、未收款数、分包和材料的合同金额、收票数、已付款数、未付款数等.在这个基础上,项目部应定期和不定期地与财务部（财务结算中心）、客户、供应商等进行往来款账目核对,发现差异应及时查找原因,确保账账、账实相符.
(三)科学控制分包、材料等成本费用
在选择分包和材料采购供应商时,除了要严格按照国家相关要求,履行招投标、询比价等程序外,还要重视对分包商（供应商）的监督考评.比如,定期对材料供应商从产品质量、、交货准确度和售后服务配合度等维度的执行情况进行评价,及时清退不合格供应商.而对于履约评价优秀的分包商（供应商）,应该设置相应的规程,使其有权优先进入项目的招标、询价邀请的范畴.这样可以通过不断优胜劣汰,挑选出高质量的分包商（供应商）,从而合理控制分包和材料成本,可以减少施工过程中由于分包和材料原因而引起的经济和法律纠纷,从而降低工程其他成本.
对于项目成本要加强审核把关,比如对于工程材料,首先要杜绝一个项目两个编号,防止材料串项现象.对于项目部根据领料单而汇总形成上报的工程项目材料耗用表,管理部门比如物资采购中心或财务部,要增加审核环节,防止成本错乱等现象.
此外,还要加强工程结算的审核监督,从而充分发挥企业内审部门的监督检查功能.比如逢项目销项必检,由内审部门对项目进行纵深化检测,从项目的预计成本、预估利润率,到项目的实际各项成本费用、实际利润率等,结合工程各项资料,如投标书、合同、竣工报告、审价报告等,进行系统对比分析.这样可以发现项目成本管理中的漏洞,甚至发现徇私舞弊现象,促进企业成本管理的优化,降低企业各项成本.
(四)从企业实际出发,优化投标项目
为了在保持正常运营的情况下,降低经营和法律风险,建筑企业应对各项风险进行综合评价分析,科学选择企业发展方向.对于那些由于业主原因而先开工后补签合同的,要加强与业主的沟通,争取早日签订合同或争取得到合作备忘录等相关资料,尽量保证企业的利益不要受损.而对于那些收取管理费形式的工程,要综合评判项目各项隐患,不要为了获取少数利益而使企业陷入经济和法律危机,使企业利益受损.因此企业应制定相关门槛,选择优质项目进行投标,以合理减少各项风险.
（作者单位为上海水务建设工程有限公司）
参考文献
[1] 建筑业持续快速发展 城乡面貌显著改善——新中国成立70周年经济社会发展成就系列报告之十[EB/OL].国家统计局,http：//www.stats.gov.cn/tjsj/zxfb/201907/t20190731_1683002.html,2019-07-31/2020-01-10.
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