《体制改革背景下高校档案管理措施》
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摘 要：作为高校管理的重要部分,档案管理直接关系到学校的学生和教师的安全,是保证高校良好管理的基础.随着互联网信息技术的出现,传统的档案管理体制已经无法适应当下快速发展的社会.因此对其进行深化改革和创新是非常必要的.本文从管理体制的落后性、缺陷和合理性三个方面,探讨了当下高校档案管理体制存在的一些问题,并根据实际的情况提出了有效的解决措施.期望通过这些措施的实施,可以给我国高校在档案管理方面提供一些实质性的借鉴,提高高校在这方面的工作效率,制定出一个良好的管理体制.
关键词：高校;档案管理;管理体制;规范
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2020）01-0094-02
相对其他的事业单位,高校在档案管理方面随着学生的招收和毕业,以及学校教师的变动,需要及时地更新和变化.因此在这方面,高校将会面临更多的挑战,而且随着网络技术的快速发展,如果沿用传统的管理体制,将会降低管理工作的效率,影响管理工作的进度.所以深化内部管理體制的改革将势在必行,高校应该充分认识这一点,根据当下体制存在的一些问题进行改革和创新,促进管理工作效率的提升,实现其良好的管理.
1 档案管理的基本内涵与特点
在高校里,所谓的档案管理就是对学生和教师的,以及其他的工作和学历信息进行管理,并对其加以应用,使其能够提供更好的服务和便利,实现高校良好的管理.相对其他企业单位,高校档案管理具有三个鲜明的特点.
第一,在种类方面,高校档案会涉及更多方面,如行政、科技和教学教务等方面.而在这些种类中又可以对其进行细分,如在一些行政性质的档案管理的文件中,又涉及了财务、招生档案等,在教学教务档案方面包括了国内和国外的档案信息,国内档案信息包括了当下招收的学生和招聘教师的信息,国外档案则包括了国外教师和留学生的一些信息.因此在档案种类方面,高校则会变得更多样和复杂.
第二,在有关个人隐私信息文件方面,高校档案则会更多.因为高校档案自身的性质特点,其档案信息很多都是有关个人隐私信息的,其中最具代表性的就是学生档案.
第三,在信息保存方面,高校相对其他单位也会更多样,比如面对实物、纸质、电子版等不同形式的文件,高校在进行信息保存的过程中,也应该根据其形式选择不同的保存方式.这样才能够确保信息不会丢失,使信息能够得到更好的应用.
2 高校档案管理的现状
当下由于管理体制等原因,高校在档案管理方面出现了许多问题,其中具体的有以下几个方面.首先是管理工作效率低下,因为当下管理人员的素质水平等问题,使得档案管理比较单一,没有进行多元化的开发和运用,严重降低了档案信息的应用价值.在管理人员选用方面,也更多地偏向退休教师或者不宜教学的教师,他们新事物接受方面和学习能力方面会相对较弱,从而使得高校无法及时进行新技术的使用,严重降低了档案管理的效率.同时在信息记录方面,部分高校还采用人工手写记录的方式.这种方式的使用就增大了人工错误情况出现的概率,而且对于档案存放方面也无法做到集中统一、条款清晰.这也使得后期会出现档案丢失、档案错放等现象的发生.
其次是对于档案信息的管理,保密措施做得不够到位.出现了很多信息泄露的情况,给学校管理工作带来很大的困难.比如学生档案信息的泄露,使得一些社会诈骗事件的发生,给学生家庭带来经济损失或社会伤害等.虽然现在很多高效都应用了计算机网络技术,并建立相应的信息管理方式,但是在安全功能方面则相对较弱.在当下网络快速发展的时代,存在着许多病毒、木马等程序,使得高校档案信息很容易出现被篡改或被的情况.
最后就是对于档案信息的保存和维护的不到位,很多高校档案管理人员没有足够的时间,对档案信息进行6s管理,经常会出现一些档案损坏等情况,而且对于一些较老的档案信息,无法做到定期翻新.在这种情况下就使得档案信息出现被虫咬掉的情况.部分高校在管理设施方面也比较简陋,一些防护措施也没有进行设置,如防火、防潮等.这也使得档案在后期会出现数据丢失或者意外事故引发档案损坏的情况,不利于高效在档案管理方面的发展.
3 导致高校档案管理体制出现问题的原因
3.1 管理体制落后
在当下很多高校中,对于档案信息的管理,很多还是沿用传统的管理体系,没有根据人们实际情况进行相应的优化和改变,从而导致档案信息管理工作无法良好地进行,出现落后的情况.在实际中,要保证管理工作正常进行,管理人员要确保体系的合理性,并决定要采用怎样的技术进行管理,但是现在很多高校并没有对当下档案馆的一些权限和职责进行明确,出现职权混乱的情况,同时对于各个团体之间的利益关系也没有进行合理的划分.在这种落后的体制下,高校档案的管理已经无法满足当下快速发展的社会需求,因此对当下管理体制进行优化和调整已经成了势在必行之举,高校管理部门应该加以重视.
3.2 安全管理体系设置不合理
除了管理体系落后外,高校在这方面进行管理时,还出现体制不合理的情况,其中最明显的就是在管理机构设置方面.当下很多高校对档案信息管理重视和应用的重视程度不高,没有设置专门的管理机构或者没有进行专门的监督.这样就严重影响管理人员的工作积极性,使得管理效率变低,而且在这种情况下,对于档案信息的应用和开发也带来很大的影响,无法充分发挥其价值.此外,在档案信息化管理方面,没有对计算机网络系统进行及时的升级和更新,对于一些高危漏洞也没有及时进行修补.高校在这方面安全管理技术能力也相对较弱,缺乏一定的专业技术人才,也没有相匹配的人才培养机制.
3.3 管理体制存在缺陷
体制不健全也是当下很多高校在进行档案信息管理时经常碰到的问题,在实际中,管理机制作为管理人员的行为准则,对于人员的行为具有很强的约束作用,保证管理工作正常的进行.但是有些高校在这方面存在一定的缺陷,使得管理人员在工作时出现无章可循的情况,比如在对实物档案、声像档案等缺乏具体的管理制度,使得管理人员在进行管理时,无法进行有效的分类和整理.同时在档案管理人才机制方面,高校也没有制定有效的培训和奖惩机制,没有对员工进行定期的技能培训,这就给档案信息管理工作带来很大的阻碍.此外,缺乏相应的奖惩和考核制度,也使得管理人员学习的积极性受到严重影响,出现工作懈怠,自身专业技能水平提升缓慢的情况.
4 深化高校档案内部管理体制改革创新的措施
4.1 管理体制制定过程的规范化
为了保证档案管理工作良好进行,高校在体制制定的过程中,应该确保制定过程的规范化.在实际制定过程中,制定人员应该多与管理人员进行沟通和交流,了解其对工作的看法和意见,尽量让其参与其中.这样不仅能够提高员工工作的积极性,让其遵循相关规章制度.同时对于档案信息的整理、分类以及编研等各个阶段,制定相应的管理机制,对其中的细节进行明确.在这个过程中,各高校应严格遵循《档案馆建设标准》《高等学校档案管理办法》等相关条例进行建设,确保体制的规划化.另一方面,制定相应的移交计划,通过合理的计划来确保文件信息整理的及时.此外,对各类档案的归档进行合理的规定,确定其范围,并对其质量进行严格的要求.
4.2 根据实际情况进行制定
根据实际情况进行机制制定可以保证机制的实用性,避免出现工作无法落实的情况.在实际中,高校需要根据自身的情况进行档案信息管理机制制定,比如医学院校就需要增加相应的医学档案信息,对其进行详细的分类和管理,而对于一些军事院校就需要根据其特有的性质进行制定.所以高校在进行档案信息机制制定时,就需要从自身的实际情况出发,确保管理工作正常进行.另一方面,要遵循以人为本的原则,多听取管理人员的意见,分析整理其中遇到的问题,然后根据这些问题进行机制的优化,确保机制的实用性.此外,在信息编研方面,高校应该充分结合当下的实际,引入信息化管理的方式,对信息进行分类、归纳处理,确保信息清晰明了,符合当下人们的需求,实现信息价值利用的最大化.
4.3 建立健全的规章制度
除了以上两个方面,高校还应该对当下档案管理的相关规章制度进行优化,在实际中建立一个健全的规章制度,其中具体的操作可以从以下几个方面进行.首先,强化高校档案信息安全管理,制定安全管理机制,要求相关人员对档案信息安全系统进行及时检查和更新.其次,对人员考核体系进行优化,将岗位责任这一重要内容纳入考核的指标,从根本上提高管理人员的素质水平,并且建立相应计算机专业人才培养机制,提高高校在档案安全管理方面的能力.[4]再次,建立一个合理的奖惩机制,对于管理良好的员工要进行相应的奖励,而对于一些工作懈怠,疏于管理的则需要给予重要的惩罚.通过这种方式来充分调动管理人员的积极性,确保管理工作的良好进行.最后就是完善监督管理机制,建立专门的监督机构和体系,可以运用网络技术,对整个工作形成一个有力的监督,确保管理工作的有效落实.
5 结论
综上所述,要想保证档案信息管理工作的良好进行,高校管理人员应该提高自身在这方面的重视程度,为档案管理工作的每个阶段制定一个标准的管理机制,并对其进行严格的监督,确保机制制定的规范化.同时管理人员在进行内部管理深化改革的过程中,需要根据学校自身的性质和管理人员的实际想法进行制定.通过这种方式可以提高机制的实用性,避免了工作无法有效落实的情况发生.最后就是高校需要建立一个健全的管理机制,可以从信息整理归纳、人员考核、奖惩机制等几个方面进行优化,如将岗位责任列入人才评价的内容里面,提高人才培养的质量.此外,改变当下管理方式,積极推行信息化管理,提高整体管理工作的效率,实现管理工作良好地进行.
参考文献：
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〔4〕杨威.优化包头高校档案管理体系建设的路径研究[J].才智,2016（28）：154-155.
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