《机关档案室电子文件归档工作》
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摘 要：自从进入二十一世纪以来,我国政府部门开始着眼于把工作重心放在有关机关单位的档案室电子文件归档方面.因为,机关单位的档案信息建设将会对整个政府机构的工作运行造成直接影响.同时,当前我国众多机关单位的办公程序都呈现出了自动化,这种自动化的办公流程将档案信息自动整理和分列开来,使我国政府管理下的机关单位形式发生转变,使其逐渐向服务公众方向发展,以此来促进政府职务进程的深入.
关键词：机关单位；档案信息；电子档案；档案归置；相关措施
当前我国社会形式变化多样,这使得政府部门领导下的各项机关单位必须提高自身的责任意识,将内务部分的档案信息建设与整理工作做到最好.因为,倘若机关单位的档案信息管理工作出现纰漏,势必会给政府部门的各项改革措施带来实质性的影响.接下来,笔者将就机关档案室的电子文件归档工作的现状和存在问题做出总结与归纳,并且提出相应的解决措施.
1 对我国机关单位档案室电子文件的管理现状进行分析
1.1 客观因素导致的机关单位档案室电子文件管理问题
1）档案室电子文件存在属性缺失.众所周知,在上个世纪中后期,以及本世纪初期,我国机关单位对于档案信息的保存工作都是通过纸质档案这种媒介方式来进行存储工作.而随着时代的不断变迁,各种新事物层出不穷,在档案信息的存储方面也出现了一种新型的保存方式,即通过电子信息的方式来保存档案信息.然而这种新事物的产生与发展并不顺利,因为在此之前从事档案室管理工作的人员并没有接触过这方面的工作,他们不知道如何对电子文件进行接受与保存工作,甚至不知道该采取怎样的态度来应对电子信息的接受工作,这种情况导致档案室的电子文件存在属性缺失.
2）档案室电子文件存在软件和硬件系统依赖.在机关单位档案室电子文件的归档工作中,由于每个机关单位工作形式的不同,导致它们的电子文件整理和存储格式也有所差异.这样一来,每一个机关单位的内部人员由于只精通所属单位的电子文件归档形式,而不了解政府部门其他机构的电子文档归档形式,无法实现在政府部门各机构之间的电子文件共享.另外,由于电子文件的存储与阅读是需要计算机设备来实现的,那些年纪比较大的机关单位工作人员就显得处于劣势地位,他们无法实现跟年轻同志同样的工作效率,甚至对于电子文件的管理工作也很难实现.
3）档案室电子文件容易发生被动式修改.当前我国社会以发展经济和科技为主,国家对科学技术的不断推崇使得电子文件取代纸质档案成为时展的主流.我们传统意义上的纸质档案虽然比较厚重,所占的保存空间比较大,但是倘若有人恶意对其进行修改可以很容易被发现修改过的痕迹.而电子文件与其恰恰相反,电子文件可以利用计算机设备对其压缩.压缩之后的电子文件只需要一个小小的U盘或者光盘,网络硬盘等就可以对其进行存储,这样一来就节约了很大的保存空间.但是对其进行内容修改很难被发现,而且只要有电子编辑设备就可以对其进行内容篡改,这样很难保证电子文件信息的真实性和安全性.
1.2 主观因素导致的机关单位档案室电子文件管理问题
1）档案室工作人员疏于对电子文件管理方式的掌握.纸质档案是我国机关单位传统意义上对于信息的一种保存档案,早在我国建国初期就被广泛,因此广大社会群众对其比较信赖,并且易于接受.另外,最近两三年在我国社会新闻中经常会看到这样的报道“某机构公众信息泄露,或者是某明星的隐私通过电子计算机被泄露出去.”除此之外,经常会有一些企业单位受到的恶意入侵.尽管这些只是小概率事件,但依然在我国社会中引起了轩然大波,使得人民群众一致认为电子文件安全性没有保障.另一方面来将,电子文件的入侵使我国机关单位管理人员的工作形式发生重大转变,他们在应对这一转变的同时,还要评估外部入侵的风险,因此导致档案室电子文件归档工作停滞不前.
2）档案室电子文件归档方式缺乏科学性管理.从档案室电子文件的归档方式我们不难发现,当前我国机关单位的电子文件归档并没有一个统一的管理体系,而且电子文件的存储呈现出一个混乱不堪的场面.这样使得机关单位从事电子文件管理工作的人员无法及时对电子文件进行寻找与处理工作.另外,这种混乱不堪的归档局面也很容易造成电子文件的缺失.
2 针对我国机关单位档案室电子文件管理问题的相关措施
2.1 制定科学合理的档案室电子文件管理制度
1）从档案室电子文件的收集方面进行分析.针对档案室电子文件的归档工作,在收集阶段机关单位管理人员应该按照其的存在范围进行合理性区分,只针对重要的、近期的电子文件进行归档工作.对于那些存在年代比较久远的电子文件完全没有归档的必要.另外,当前机关单位都是自动化的办公体系,针对一些没有特殊性要求的电子档案,可以利用自动化办公将其呈现在我国公民面前,以供其浏览
利用.
2）从档案室电子文件的鉴定方面进行分析.针对机关单位档案室电子文件的鉴定应该从三个阶段出发.首先,也是最重要的一点,要求机关单位内部进行鉴定,鉴定出内部部门认为具有利用价值的电子文件,对于这类电子文件进行优先归档,并且将其上传到机关单位内部网络系统.其次,是由掌管档案室事物的工作人员进行二次鉴定工作,这一阶段的工作任务是对上个阶段评估出来的重要电子文件进行分辨,分辨的内容除了电子文件自身的价值之外,还应该包括电子文件的需求检测,这样有利于对其进行分期保管.最后,鉴定筛选出来的电子文件保管年限,有的电子文件只是在某一时间段有利用价值,而有的电子文件长期有效.管理人员需要对这类电子文件进行正确区分归档.
2.2 提供开放的档案室电子文件以供公众浏览利用
一般而言,我国机关单位档案室电子文件的归档有一部分是为了机构内部而服务的.因此,这类电子文件要求在保存时密封,或者需要验证,只有职务达到一定高度的工作人员才有资格浏览.另一部分保密度要求不高的电子文件可以供公众浏览,但是机关单位并没有将其进行公开,针对这类电子文件希望机关单位可以将其进行解密,上传到公开网络,任由我国公民可以随时随地对其进行读取和利用.
2.3 定期销毁过时的档案室电子文件
我国政府部门管理的机关单位数量很多,阵容庞大.因此,这些机关单位形成和管理的电子文件数目也很大.虽然与纸质档案相比而言只是九牛一毛,但是数量众多的电子文件运行起来会很容易造成机关单位的电子信息系统崩溃.因此,這便要求机关单位负责电子文件归档工作的管理人员定期销毁失去利用价值的电子文件,这样一方面可以避免电子信息系统的崩溃问题,另一方面也可以节约出更多的文件保存空间.
3 结束语
综上所述,在我国社会发展的现阶段,机关单位的档案室建设工作尤为重要.我国机关单位传统的档案信息管理方法已经不能满足工作的需要,需要相关管理工作者找到一种新型的档案信息管理方法来为机关单位的档案建设工作服务.这种新型的档案信息管理方法就是我们当前社会所提倡的电子档案管理方式,这种方法颠覆了传统的纸质档案管理方式,使机关单位的档案信息更加具有安全性.
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言而总之，上文是适合不知如何写电子文件和归档和档案室方面的电子专业大学硕士和本科毕业论文以及关于电子论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料.
电子引用文献:
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