《精益会议模式在企业管理中的构建与应用》
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摘 要：作为企业管理的核心工具和有效方法,会议作用举足轻重,一方面可以增强工作掌控性,另一方面,可以增强工作协调性,但不可否认的是,如今许多会议成为了一种形式,低效、无用、拖拉、陪绑的会议,既浪费了时间精力,又制造了“文山会海”,如何才能把会开好、开成功?笔者认为在企业中探索及应用精益会议模式是有效途径.
关键词：会议;精益管理;精益会议
会议是市场经济条件下现代企业从事管理的核心工具和有效方法,是一个公司必不可少的沟通方式,但是会议有没有真正达到目的呢?”面对当前企业会议管理现状,如何才能开出高质量高效率的会议?笔者认为,应构建精益会议模式,多措并举,才能确保会议的优质高效,进而为实现企业长远发展打下坚实基础.
一 精益会议模式在企业管理中构建及应用的必要性
企业管理中现行会议模式存在很多弊端.会议室口头询问或者直接使用,经常发生冲突,准备不充分,会议议题纸质提报、传阅,造成纸张大量浪费,议题材料查阅不便且保存难度大,未严格执行会议计划,高清视频会议系统未得以充分利用,经常出现议题繁多,会议拖拉、效率低下情況.在企业中推行精益会议模式恰恰可以弥补不足,根据会议类别、参会人数多少预约不同类型的会议室,由会议管理部门统一沟通协调,更加规范严谨;实现会议议题网上流转,无纸化办公节约相关费用,同步实现了议题资料等的网络痕迹化管理,方便日后查询;通过会议管理模块,严格执行会议分类和审批制度,超计划会议严肃签报审批流程,充分发挥好高清视频会议系统功能;严控会议数量和规模,推行会议费用预算定额标准控制,会议时间预警机制,避免效率低下的情况,能及时、准确做出决策;会议记录材料齐全完备,痕迹资料健全.
二 精益会议模式构建的主要内容
(一)依托内部门户网站,增设会议管理相关模块
依托OA系统及内部网站,增加会议室预约模块,根据参会人数多少、具体参会时间预约会议室,实现网上申请、网上报名;增设会议议题提报模块,议题需求部门直接在网上进行提报,方便快捷;增设会议管理模块,各科室根据实际情况提报年度会议计划,实现会议计划及会议费的会前审核管控.
(二)建立会议时间定时预警机制
每次会议事先设定好会议时间,到达规定时间定时报警响起,由会议主持人根据会议情况决定是否继续开会,如迟迟形成不了决议,可下次再议,避免出现议题繁多,只议不决,会议拖拉严重,效率低下的情况,以便及时、准确做出决策.
(三)无纸化会议模块应用
在OA系统中增设无纸化会议模块,会议议题网上提报,各类议题会前汇总整理,通过无纸化APP同步发送至平板电脑端,参会人员携带平板进入会场,实现会议议题网上查阅、网上审议,节约会议成本,减少纸张浪费.
(四)会前、会中、会后各项工作要细致周到
会前通知工作要做好.重大议题应提前一天告知,让参与决策部门广泛征求意见,充分做好准备,开会各抒己见,迅速作出决策,提高会议效率.
会议决策程序很重要.要确保会议决策科学、,该议的时候议,该决的时候决,该签字的时候签字,尽可能会上形成决议,不事后补办.
会议记录要规范完整.从汇报情况、交流讨论到会议决议、表决等都进行详细记录,以备后查,可采用录音笔同步录音,做到规范、准确、可查,确保纸质记录、电子记录以及录音声像资料样样齐全完备.
会议纪要要准确及时.会议召开后,应在两日内下发会议纪要,做到完成时间、要求、方法和执行部门四落实.增强会议时效性,及时贯彻会议精神,发挥会议的作用,提高会议的效益,增强执行力.
会议督导检查要跟上.及时督导检查相关部门对会议决议的贯彻落实情况,必要时下发督办立项,对会议的贯彻,各个节点、环点都要进行督导,确保会议有效性的贯彻落实.
(五)以制度体系为支撑,完善精益会议模式,构建长效机制
严格控制会议的数量和规模,减少参会人员,压缩会议时间,严格执行会议费用规定,实行费用预算定额标准控制,不随意提高会议标准,费用据实核销,规范会议通知模板,计划内外会议明确标明,严肃会议审批制度,严格执行会议计划管理制度,严格会议分类,对《会议管理程序》及《会议费管理办法》等不断充实完善,保证精益会议模式的顺利运行.
三 精益会议模式在实际应用过程中的作用
（一）会议审核体系更加严谨,突出一个“严”字.一是严控会议数量.可开可不开的会议坚决不开,可合并召开的会议坚决合并召开,可采用视频会议形式的坚决采用视频会议形式.二是严格会议规模.从工作需要出发,按“最小化原则”确定参会人员数量,拟定会议议程事项.三是严肃会议审报制度.各环节都有流程、有规范,有承办科室、有负责人员,确保了需上会议题“含金量”高.四是严把会议费用关口.严格执行会议分类管理,不随意提高会议标准;同时实行费用预算定额标准控制,费用据实核销.
（二）会议筹备工作更加周密,坚持一个“细”字.一是议题收集详细.对责任科室上报会议议题认真审阅把关,对不具备上会条件的议题均退回责任科室重新提报.二是议程拟定精细.对收集的议题按轻重缓急进行排序,对每项议题按关联关系确定参会科室和人员,迅速决策,提高效率.三是会场布置仔细.对人员座次、参阅材料、纸张、笔等,事无俱细,逐一审核,确保万无一失.
（三）会议时间安排更加精确,紧扣一个“准”字.一方面,整个会议的总体时间安排上有计划和限定,不盲目无序、随性而为;另一方面,每个议题的研究讨论时间有明确限制和约束.如超过规定时间还不能得出预期结论或取得预期效果,就暂时搁置待议,搁置的议题等到条件成熟或时间允许的时候再行研究,切实提高会议的针对性和实效性.
（四）会议决策记录更加详尽,把握一个“全”字.一是记录的先后顺序周全.按照会议议事规则,列席部门及其他领导先发言,主要负责人集中意见后作出决策,确保了会议决策科学.二是记录的反映内容全面.记录内容做到“快、准、清”,全面准确地反映会议决策全过程.三是记录的档案资料齐全.做到纸质、电子记录以及录音声像资料样样齐全完备,确保会议决策记录的真实性、有效性和长期性.
（五）会议纪律规矩更加严肃,体现一个“规”字.一是规定参会人员.严格按照通知要求确定参会人员,不无故缺席和擅自顶替.二是规定会场秩序.会议开始前一律关掉手机或调成静音状态,与会人员严守保密纪律,不从事其他与会议无关的事情.三是规定发言要求.对所研究讨论的议题,所有与会人员均提出自己的看法和建议,坚决杜绝消极应付的现象和问题.
（六）会后督导检查更加及时,注重一个“早”字.坚持双管齐下.一方面,及时下发会议纪要,突出重点,统筹兼顾,便于责任单位和科室及时贯彻会议精神,提高执行力.另一方面,尽早开展专项督查.根据工作安排,及时督导检查相关责任科室对会议决议的贯彻落实情况.必要时下发督办立项,明确督办内容、分管领导、责任单位及完成时限,确保议定事项真正落实落地.
（七）会议跟踪评价更加到位,落实一个“考”字.一是明确考核对象.各项会议议定事项均明确责任科室和责任人,做到责任到岗、任务到人,确保事事有人管、件件有人抓.二是用好考评机制.健全完善会议事后考核评估程序,对重点会议任务清单从规划制定、任务执行、效果呈现等全过程进行动态监测,奖优罚劣,进一步激发和调动大家的工作积极性和主动性,确保会议真正取得实效.
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