《谈如何加强疾控中心档案管理提高管理水平》
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摘 要：在当今全新的历史形势下,档案工作必须要紧时展.档案是疾控中心工作的重要依据,也是疾控中心工作信息的留存.在过去以纸质档案为主的时期,我们的疾控中心档案管理工作存在着一定的不足.比如档案管理混乱、纸质档案保存条件恶劣等等.为了解决这些问题,我们必须要加大对疾控中心档案管理工作的投入,学会应用新的信息化管理手段和智能数据分析处理方法提升疾控中心档案管理水平.本文对疾控中心管理工作中存在的不足进行了分析,并提出了对应的完善措施,以供同行参考.
关键词：疾控中心;档案管理;水平
引言
档案能够确保疾控中心的有效、协调和有序运作,国家为疾控中心开发了档案管理制度,各单位应严格执行,以反映该制度的规范性和严格性.档案留存和管理是疾控中心工作的重要内容,也是后期对疾控中心情况进行审查的重要依据,受到了疾控中心的广泛关注.目前,我们的大多数疾控中心档案管理过程中存在许多不足尚待解决.如何让疾控中心的疾控中心档案管理工作更上一层楼是疾控中心管理者避免不了的一个问题[1].笔者结合自己的工作经验,对疾控中心档案管理工作提出了一些意见.以下是具体内容.
一 疾控中心档案管理存在的不足
(一)疾控中心档案管理体系混乱
由于疾控中心档案管理没有明确管理部门,因此缺乏一套合适的,包括了立卷、归类、保存等疾控中心档案管理制度.现在的疾控中心档案管理体系缺乏明确的归类方法、存放标准.大部分的疾控中心工作人员重视档案的制作和整理,但是对档案的管理工作上心程度不足.因此,疾控中心档案管理工作会存在一定的混乱情况.而且在这种情况下,疾控中心档案管理工作由疾控中心人员完成[2].疾控中心人员的日常工作本就繁琐,没有太多时间对档案进行分类整理,这明显不利于档案的查阅和长期保存.一些疾控中心的档案管理系统不够完善,并导致一些直接相关的问题,例如缺乏对档案管理的监督、缺乏管理的标准化以及文件配置和分类的混乱,从而导致业务中断.例如,为了缩短流程,某些单位会直接丢弃需要分类和存档的文件,没有遵守规范的流程,这是档案管理的巨大损失[3].
(二)疾控中心缺乏对档案管理工作的重视
疾控中心工作人员的工作内容不只是资金核算、工资发放、报销等资金相关问题工作,还包括疾控中心工作相关的档案管理.由于疾控中心管理层对工作人员的工作范围了解不多,这导致了疾控中心工作人员对疾控中心档案的管理不够重视.一直以来,我国疾控中心对档案管理工作的重视程度不够,认为档案工作是纯粹的文员工作,类似于仓库管理员一类.而且档案管理工作又不能创造出短期利益,因此中心管理层对档案管理工作有着轻视的态度.目前,我国许多疾控中心对档案的要求仅仅是不丢失、不外泄、不损坏即可.由于没有档案管理的需求,我国疾控中心档案管理工作存在一定的误区,并且进步较为缓慢.
(三)缺乏信息化数据处理
数字信息技术迎来了飞速发展的时代,数字信息技术的出现解放了疾控中心中对文件和信息的手动收集和管理.现代疾控中心大部分数据都是信息数据,大部分疾控中心都采用了电脑办公的办公方式.纸质档案的调阅和查询较为繁琐.传统的疾控中心档案管理工作由人工对纸质档案进行管理,工作繁琐,技术含量低,浪费时间[4].而信息化数据处理手段可以很好地解决这个问题,智能化的数据档案管理能够极大地提高档案管理地效率.
(四)档案管理工作的基础工作不到位
疾控中心人员在制作疾控中心档案时,常常会出现档案封面填写不正确、档案装订散乱、档案分类混乱、档案内容与目录不对应等情况.目前部分疾控中心没有专业的档案保管室.另外,疾控中心档案室的基础设施不完善也是一个问题,有的疾控中心将档案保存在地下室或者杂物间,档案室潮湿阴暗,缺乏六防设备,档案极易发生霉变、虫蛀,严重影响了档案的留存时间.
二 加强疾控中心档案管理水平的措施
(一)完善疾控中心檔案管理制度
疾控中心管理层在对原有的档案管理制度进行完善时,一定要检查原有制度中违法部分并将其消除,确保管理制度中没有违法内容.同时,疾控中心要根据自己的资金流动规模和主要资金往来对象制定符合自身情况的档案管理制度.并不断收集疾控中心工作人员的工作感受,对出现的问题要及时解决.一个优秀的疾控中心档案管理制度最好符合以下要求：①具备足够的可行性.一个合格的疾控中心档案管理制度必需符合实际,能适应疾控中心的情况,满足疾控中心对档案管理的需求.②最好足够简洁,越简洁的制度操作起来就越实用,能够发挥更强的规范作用.制度简洁不代表制度简单,要对许多方面做出简洁规定,让工作人员知道自己的工作内容.③制度要对所有人都有约束性,制度不是对下的,更是对上的.领导层的态度对制度的执行情况有着直观的影响.如果制度不包括对领导的约束,那么制度的执行情况是存疑的.④制度要得到百分之百的执行,得不到执行的制度就是废纸一张.档案管理制度是档案部门自己制定、自己执行的.因此,在制度的执行过程中,档案部门要严格按照制度办事,以确立制度的权威[4].
(二)提高对档案管理的认识
目前,疾控中心一般对档案管理的关注度不高,这表明疾控中心需要在各个方面改进和完善其档案管理.因此,疾控中心需要摒弃过去的旧观念,提高对档案管理重要性的认识,并做出更多努力以更好地管理文件.
(三)采用信息化档案管理手段
档案管理这种信息密集程度较高的工作是信息化处理手段最好的表现舞台.在互联网的背景下,大数据和云计算被广泛应用于各个领域,疾控中心档案管理需要与时俱进,利用计算机、扫描仪和管理软件进行档案管理.设备、技术和大量纸质文件信息被录入到计算机,并且通过技术处理,诸如文本、照片和语音之类的有价值的信息被转换为数据,同时保持纸质文件和个人电子文件.信息化处理手段将档案数据录入电脑,人工操作程序对信息进行处理.这种信息化的处理手段能够有效地降低人工工作强度,提高档案管理的工作效率.中心内部最好建立一个局域网络,简化各部门与疾控中心部门之间的沟通程序.信息化档案管理手段的优点在于可以为纸质档案提供一个备份,并且有利于档案的检索和查询.
三 结语
综上论文所述,在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时展要求,要从观念上更新采取有效措施,及时解决档案管理工作中存在的问题,采用信息化管理手段,强化服务意识,提高服务水平,改进和完善档案功能,积极探索档案现代管理模式,促进社会主义和谐社会建设.为了能够更好地进行档案管理,所有疾控中心的工作人员都应充分意识到这项工作的重要性,并结合当今的发展需求,加强人员培训,使之具有一定的专业水平,提高员工的综合素质.根据从传统的档案管理模型到现代管理模型的发展,开发一套完整的管理体系,这在很大程度上提高了疾控中心的工作效率.
参考文献：
[1]武海英.基于疾控中心管理体制改革的档案管理研究[J].财经界（学术版）,2020（15）：179-180.
[2]任立红.浅析疾控中心档案管理的问题与建议[J].时代经贸,2020（17）：89-90.
[3]辛晓宁,马赫.新形势下疾控中心档案管理信息化建设探讨[J].信息记录材料,2020,21（06）：75-77.
[4]董建峰. 疾控中心档案管理存在的问题和应对措施[J]. 信息记录材料, 2018, 019（005）：159-161.
作者简介：
陆军奇（1983—）,男,壮族,广西钦州人,中专,主要从事中心安全生产档案管理工作.
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