《档案管理信息化的科学发展路径和创新》
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摘 要：随着社会从传统的纸质时代进入快速的信息化时代,档案管理工作变得重要而繁琐,亟待创新.为了摆脱目前档案管理工作存在的效率低下、数量繁多、管理和条件等现实状况,结合信息化时代的科学技术手段,可针对性地进行管理工作的创新,以便更好地服务于人这一主体.
关键词：档案管理;信息化;科学发展;路径;创新
1 档案信息化管理的作用
1.1 以智能化的管理模式代替传统的管理理念
以往的档案保管只是一种简单的存放,是一种不对外开放的管理模式.民众若想借阅档案,通常手续比较繁琐,因此档案的实际利用率非常低,其社会参与性和对社会所起的作用就更小.但是采用智能信息化的档案管理模式后,各个环节都进行了简化,将档案管理公开化、透明化、科学信息化,进而提升了档案的有效利用率,档案也在社会发展中充分发挥了重要的作用.
1.2 最大力度的提升档案管理的时新性
在现实工作中,实现档案的信息智能化管理,在前期的档案入库、编号到后期的档案调动,均需要科学的安排.如需要借阅档案时,可以通过信息技术非常便捷的检索到想要调动的档案,在一定程度上提升了档案材料管理的时效性.在利用电子档案进行资源整合中,可以最大限度的将资源进行共享,有效的提升资源的利用率[1].将档案资料完整的录入计算机后,利用电脑强大的数据库,可以有效的避免资料重复录入,在节约人力资源的前提下又极大的提升的档案管理的工作质量.
1.3 最大限度的提升档案的利用率,实现档案的价值
档案管理实现智能信息化,最大限度的提升了资源的共享,最合理化的提升了档案资源的有效利用.若将档案资源进行信息化整合,可以有效的提升档案资源的利用空间,能够为各个单位及时有效的利用档案开展工作提供了便捷的途径.
2 分析现阶段我国档案管理信息化发展中的问题
2.1 档案管理的安全意识对其创新性造成了一定的阻礙
不论处于哪个时期,档案管理都具有重要意义,不同的历史时期具有不同的作用.传统的档案管理模式已逐渐被淘汰,现代化的档案管理模式正在完善之中.我们要看到信息化处于飞速发展之中,档案管理事业则不可避免的受到巨大的冲击.但是档案管理体系却存在着较多的问题,不能与我国社会同步发展.可以看到档案管理虽然处于信息化发展阶段,很多问题亟待解决.由此可知实现档案管理信息化的过程是复杂的,在管理创新与传统档案管理之间存在的矛盾,需要采取有效的措施予以解决[2].传统的档案管理目的是明确的,即为了快速查询档案和保障档案的安全性.但在历史档案管理中实现这一目标的难度较大,这对我国现阶段档案管理提出更高的要求,即必须具有多元性.
2.2 目前在档案信息化管理方面有待实现标准化和法治化
客观的看待我国现阶段档案管理的问题,显然信息化程度不足的情况一直没有解决,档案使用范围有限,资源没有实现共享,究其原因主要集中在以下三个方面：1）由于管理方式与体系上的制约,不同的档案管理部门之间并未形成统一的标准.而从我国政府部门的情况来看,对于档案管理也没有形成规范化的体系,档案管理处于分散状态,不同部门在管理档案时所执行的政策是不同的,甚至出现矛盾和冲突之处.2）从具体情况来看,政府级别不同或者部门不同,对于档案信息化管理的内容也各不相同,有不协调的情况存在.3）我们所处的时代信息化技术飞速发展,而且处于动态变化之中,这对系统建设提出更高的要求,时效性较强,如果失去时效性将会不利于平台的建设.
3 加强档案管理信息化建设的路径
3.1相关部门要加强对档案管理人员的深入教育
随着我国经济的快速发展,档案的种类和数量都大大增加,这就对档案工作等提出了新的挑战,传统的档案管理模式已经不能跟上时代的发展.所以说,档案信息化建设已经是重中之重,这个问题要得到相关负责人的重视,并加大对信息化建设的投入.然后进行规划,并制定出档案信息化进程的长期目标,从而推动档案管理工作的健康发展.
3.2 完善档案信息化管理制度
不论是哪一种管理,都要有完善的管理制度作为支撑.然而,在档案管理信息化建设中,也是必不可少的.只有健全相关的管理制度,明确相关人员的主要职责,并将工作落实到责任人,才能提高工作效率,才能增加档案管理的信息化水平.具体而言,首先领导要对档案管理工作重视,这是档案管理制度落实的基础条件[3].另外,还要制定一些监督制度,这样才能将制度落实到位,从而提高档案信息化管理.
3.3 充分的利用数字化技术手段
从目前情况来看,我国档案管理信息化还缺少长远的规划.对于这个问题,我们要对档案管理理念进行革新,同时也可以借鉴或者是引入先进的技术,这些技术可以包括互联网技术、大数据技术等,用这些先进的技术对信息资源进行整合,从而进一步的对资源的管理以及利用,实现资源的共享.
3.4 对档案管理信息化服务进行创新
在社会的发展中,要不断的对档案信息化服务进行创新,这样才能使其符合时代的发展.比如说,可以开通网上检索功能,这样就可以实现资源的共享,同时也可以提高资源的利用率.另外,还可以构建相关的电子文档信息中心,这样用户不仅可以将自己的电子文档进行上传,还可以对自己所需要的文档进行下载.在实际的发展中,要对档案信息化服务内容不断的进行更新,这就要求对其工作职能进行创新,主要是从传统的档案保管转变成现在的档案利用,从封闭的档案管理转为开放的档案共享.
3.5 对档案管理信息化机制进行创新
对于目前的市场经济而言,企业档案管理制度要做到与时俱进,根据实际情况进行积极的改变和创新,这样才能使企业得到更好的发展.具体而言,企业可以建立奖惩机制以及责任制,将工作细化到每一个部门或者是每一个员工的身上,这样就能保证员工的责任感.通过奖惩制度的制定可以,可以营造出良好的企业氛围,同时也可以激发员工的使命感和责任感[4].另外,企业还要加强档案管理信息工作的安全,强化计算机网络的管理工作,将重点内容进行优先管理,以免出现信息的泄露,损害企业的根本利益.
3.6 可以实现文件的信息共享
目前,我们已经进入到了大数据的时代,为了方便相关人员的工作,我们需要加大对档案信息的共享.在对文件信息共享的时候,我们可以利用先进单独档案管理软件对其进行管理,这样也是保证信息资源共享的基础性条件.然而,在档案信息共享的时候,我们要以档案信息安全为前提.大数据的到来,不仅给我们的工作以及生活带来了更多的便利,同时也带来了一定的威胁,网络安全就是最为常见的一种.所以说,相关部门要确保档案信息不被犯罪分子窃取,就要进一步加强对安全方面的建设.
总而言之,档案信息化管理模式的有效运用,可以将档案这一非常重要信息资源的价值,最大程度的在实践工作中加以体现.当今的档案信息管理工作,应不断在完善中创新管理模式,进而有效的促进档案管理工作的开展,最大程度上体现出档案的可利用价值.
参考文献
[1]童心.XB企业档案管理信息化建设研究[D].西北大学,2018.
[2]张岚.在单机环境下引入网络管理的概念[J].黑龙江档案,2018（03）：39.
[3]邱宗灿.影响档案信息化发展的因素[J].黑龙江档案,2018（03）：30-31.
[4]艾伟.如何推进档案管理与信息技术的有效融合[J].机电兵船档案,2018（03）：39-40.
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档案管理和科学引用文献:
[1] 档案管理和科学论文写作资料范文 档案管理和科学相关论文范例2500字
[2] 档案管理和科学论文范文检索 档案管理和科学类论文如何写10000字
[3] 档案管理和科学本科论文怎么写 档案管理和科学电大毕业论文范文5000字
