《数字档案馆建设对档案管理体制的影响》
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摘 要：数字档案馆的建设与完善是档案信息化建设的一项重要的基础性工作.本文通过对于数字档案馆建设内涵的分析,引出数字档案馆建设对档案管理体制的影响的论述,最终提出数字檔案馆建设过程中对档案管理体制完善的关于提高档案信息化的重视程度、促进档案职能建设完善、注重档案安全体系建设等建议.
关键词：数字档案馆;档案管理;体制
随着信息技术的飞速发展,给传统的档案管理工作提出了信基息化的要求,同时也带来了档案管理体制更新与变革的机遇.数字化档案馆的建设是推动档案管理模式由传统纸质管理向信息数据管理转变的基础,能够有效节约档案实体存放空间,节约人力资源成本投入,提高利用效率和服务满意度,对档案管理体制的创新具有积极作用.
一、数字档案馆建设的内涵
数字档案馆是在传统档案管理模式与经验的基础上,借助现代计算机技术实现档案电子信息管理与服务的管理系统,通常可通过数字档案馆实现传统档案管理的包括档案收集、整理、保管并提供利用等功能.
数字档案馆的建设与相比传统档案管理模式更具有优越性.一是,数字档案馆能够提高档案收集整理的工作效率,实现档案电子文件归档,有效的缩短了实体档案的归档运转时间;二是,数字档案馆较大程度的节约档案保管空间,当前档案学界与档案部门着力推进档案单套制管理的实现,即档案全面电子化管理的实现,这将大大缩减档案实体库房的空间利用.三是,促进档案实体的保护,数字档案馆的建设不但能够节约档案的利用效率,降低来馆查阅的时间和人力成本,保护档案实体资料,提高档案使用寿命;四是,数字档案馆建设对于档案利用与服务工作的提升与创新提供了坚实基础,在实现档案信息快速准确查询检索的基础上,能够较大节约档案编研工作中资料选材的时间,提升查询效率与查询的准确性,能够给利用者提供更加高效、优质、主动的档案信息服务.
二、数字档案馆建设对档案管理体制的影响
1.数字档案馆建设为档案信息化建设奠定基础
档案信息化建设是在档案管理活动中应用现代计算机技术,对档案信息进行电子化管理的新型档案管理模式.传统档案管理模式向档案信息化管理模式转变的核心是由档案实体的管理与查阅向电子文件的管理与存储转变的过程.而数字档案馆的建设是档案信息化建设与发展的基础,通过数字档案馆的建设,逐步实现档案管理方式与利用模式的转变.同时数字档案馆的建设也是检验档案信息化建设水平的有效呈现方式,数字档案馆的管理与服务水平能够充分展示档案信息化建设的总体水平.
2.数字档案馆能够促进档案管理体系建设
传统的档案管理体系建设主要集中于档案收集的齐全完整,以及档案实体的归档保存.而这样的管理方式在现代信息管理飞速发展的大环境下,其产生的弊端和劣势逐步凸显出来.一方面,档案部门在档案收集的时效性无法满足当前快速产生海量信息的现状;另一方面,传统纸质文件查找困难,一些利用率较高的纸质档案,长期翻阅破损严重,易造成珍贵档案信息的破损遗失,无法补救.数字档案馆建设能够有效解决传统档案管理模式中存在的突出问题,通过电子文件原点归档能够切实提高档案收集效率,提高档案利用时效,并对档案实体的保护具有巨大的帮助.
3.数字档案馆能够促进档案利用体系建设
档案编研是档案资源开发与利用的重要手段.数字档案馆的建设能够有效推动档案编研模式的发展与革新.数字档案馆建设通常可以为档案管理者与利用者提供有效的、直观的、便捷的档案管理与服务系统.通过数字档案馆能够将馆藏历史档案以电子信息的方式进行科学存储,并高效的囊括新增的档案信息.同时,数字档案馆通常能够实现电子信息的精确检索和展示,这样的管理模式能够有效缩短档案编研工作的选材效率和选材准确性,促进档案编研工作从传统的编纂方式向电子编研方式转变.
三、数字档案馆建设过程中对档案管理体制完善的建议
1.数字档案馆建设过程中提高档案信息化的重视程度
档案信息化管理是当前信息技术发展背景下对档案管理提出的必然要求,也是档案行业发展的必然趋势.数字档案馆建设过程中应着力提高档案信息化的重视程度,改变传统的档案管理模式和工作方式,做好现有工作人员的宣传和培训,提高对于数字档案馆建设的重要功能与意义的思想植入,以促进数字档案馆建设的顺利进行与推广应用.
2.数字档案馆建设过程中促进档案职能建设完善
数字档案馆建设对于传统的档案管理体制来说是一次重大的革新和变革,其从根本上转变了档案的管理和利用模式,而传统的档案管理机构的职能设置无法满足数字档案馆建设的实际需求,需根据数字档案馆模式下管理机制的转变进行档案职能的设置与变革.一是档案部门应设置档案信息化岗位专门负责数字档案馆的建设,二是引进具有信息管理技术背景的专业人才参与到数字档案馆的建设与管理中来,三是做好传统档案管理模式与数字档案管理模式的过渡.
3.数字档案馆建设过程中注重档案安全体系建设
在数字档案馆建设过程中,档案的信息安全是一项尤为重要的因素.数字档案馆将海量的档案电子信息进行存储并提供在线的查询利用,随之对于档案信息的安全和系统网络的安全提出了更好要求.一方面在数字档案馆的建设上应着力保证源数据的存储安全,另一方面在提供线上利用过程中做好用户权限的管理和安全防护,避免档案信息的泄密失密事件发生.
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作者简介：孙宏宇（1989.3-）女,吉林省德惠县人,本科学历,助理馆员,研究方向：档案学基础理论与发展.
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档案管理和时政引用文献:
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