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高校教学院系行政秘书工作

主题:秘书工作杂志 下载地址:论文doc下载 原创作者:原创作者未知 评分:9.0分 更新时间: 2024-03-07

简介:关于本文可作为秘书工作方面的大学硕士与本科毕业论文秘书工作论文开题报告范文和职称论文论文写作参考文献下载。

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目录

  1. 一、明确职责,增强责任心和使命感
  2. 二、认清特点,提高服务质量和水平
  3. 三、努力学习,提升自身素质和能力
  4. 秘书工作杂志:秘书工作礼仪培训

屈跃能

(华中师范大学物理科学与技术学院,武汉4300791

摘 要: 高校教学院系行政秘书工作是专门负责处理综合事务的岗位.我们探讨了如何做好行政秘书工作,包括明确职责、注重特点、努力学习,不断提高自身素质和能力,才能圆满完成各项任务,为学院的建设和发展做出贡献.

关键词:学院;行政秘书;素质

中图分类号:G647文献标识码: A文章编号: 1007-2187(2010)04-0070-02

高校教学院系是从事教学、科研、管理等工作的相对独立的单位.教学院系办公室是学院工作的窗口,行政秘书工作是专门负责处理综合事务的岗位,对学院的发展和建设有着重要作用.目前,在高校进行研究型综合大学与和谐校园的建设中,教学院系行政秘书岗位已拓展了传统意义上秘书工作的内涵与外延,给从事这项工作的秘书人员提出了更高的要求和更新的挑战.而要做好行政秘书工作,根据笔者多年的工作体会,必须从以下三个方面下功夫.

一、明确职责,增强责任心和使命感

教学院系行政秘书工作比较繁杂琐碎,服务性强,虽然秘书的大多数工作不是教学和科研工作的中心,但每件事情都是为中心服务,且牵扯到教学和科研的发展,处理不当往往会对中心工作产生不同程度的影响.行政秘书工作包括以下几个方面的内容:文件、电话、传真和信件等及时收发;教师晋职与考核的统计上报;文件的整理与保管;接待与联系;办文办会工作;学院离退休干部与教师的服务保障;有关后勤服务与领导临时交办的其它事项.此外,秘书工作是连接学院领导、师生之间的桥梁与纽带,是领导和教师了解情况、解决问题和实施决策的助手,是学院对外服务与联系的一个重要窗口.行政秘书自身的思想觉悟、品德修养、工作作风、精神状态、待人接物方式、处理问题态度以及办事效率等等,直接影响高校和学院的形象.因此,行政秘书必须具有高度的责任心、使命感、服务意识,才能爱岗敬业,扎扎实实做好本职工作.

二、认清特点,提高服务质量和水平

行政秘书工作比较显著的特点是服务性、.繁琐性、重复性.所谓服务性是指秘书工作具有服从并服务于领导工作的性质.所谓繁琐性是指工作的头绪多,涉及面广,而且事无巨细,工作繁杂、零碎,费时而又费事;这些工作虽然细小,但具体,指向性明确,稍有遗漏,就会对某项工作造成损害.所谓重复性是指秘书事务具有日复一日、年复一年,反复出现、反复*的性质.因此,要注重特点,不断提高工作质量和水平.

首先是立论文范文职,提高服务工作的针对性.行政秘书要用心体会领导意图,创造性地完成各项交办事务;还要积极地为领导和师生想办法,出主意,主动地为师生服务,为他们排忧解难,减少后顾之忧,努力完善领导和师生的工作、生活、学习条件,创造更好的工作氛围和发展前景.

其次是增加工作的预见性和主动性.尽管行政秘书工作繁琐又重复,但还是有规律可循,比如,工作计划与总结、会务筹备、职称评审、岗位聘任与考核、档案资料的整理归档等都是常规性的工作,如果临时抱拂脚,时间紧,工作量大,不但身心疲惫,还容易出错.为此,要善于收集有关资料与信息,对于重复性的工作,应该尽快找到规律,形成自己独特的工作模式,以便下次工作时有章可循.如果及早地做一些准备工作,就能更好地保证工作质量.

再次是要分清主次,增强工作的计划性和条理性.行政秘书要制定年度计划,学期计划,月计划,周计划,决不能“脚踩西瓜皮,滑到哪里算哪里”.比如,每天在办公桌的计事牌上写下应该做的事,包括电话和通知的内容,这样一段时间内必须先做什么,后做什么,什么事做了,什么事还没有做,一目了然,有利于及时做好协调与联系工作和通报情况,也有利于合理安排时间和提高工作效率.

三、努力学习,提升自身素质和能力

院系行政秘书工作虽说是一般的工作岗位,但真正要把工作做好,还是需要工作人员有一定的能力和素质.办公室事务需要综合性的知识结构,例如与本院有关的专业、学科及其建设现状与特色,各位教师的专长、特长,办文办会的基本业务知识等.同时也需要一定的观察力、判断力、记忆力,更需要有相应的表达能力、管理能力、应变能力等.事实表明,一个知识浅薄、智力低下、能力较差的行政秘书人员,是难以把事情办好的.这就要求行政秘书努力学习,更新知识,优化自己的智能结构,刻苦锻炼和培养一些特殊的素质,特别是性格素质、学识素质、业务能力素质.

从性格素质来说,行政秘书面对的是纷繁复杂的日常琐事,如文件通知的下发传达,报纸与信件的收发,看望生病住院的教师,尤其是已退休的老干部和老专家等,都是小之又小的事务.但以小见大,它代表着院系的工作是否严谨,代表着院系领导对教师的关心与关怀,有些小事情,甚至关系到学院工作的正常运转.为此,行政秘书要努力培养自己细致、周到、耐心和勤奋的性格素质.

从业务素质来说,行政秘书除了具备秘书专业的相关知识之外,还要学习和了解本院各专业各学科的专业知识,另外还应掌握一些时事政治、经济、管理、心理、计算机网络等知识.这些知识的积累与运用,能有效地增强行政秘书对事务的处理能力,也会提升行政秘书的气质.作为对外联系与协调的工作人员,行政秘书的学识和修养直接反映了学院的思想境界和精神风貌.

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提高秘书素质的最有效办法是自学,这是秘书成才的根本途径.秘书工作是一种高度综合性的事务性工作,要求秘书人才建立通才型的智能结构.这种智能结构不是通过在校学习就能完成的,需要在工作实践中逐步建立.因此,必须学习、学习、再学习,甚至终身学习.当然,高校院系办公室工作为秘书自学成才创造了十分有利的条件.高校是传播与创造新知识的重要场所,拥有许多专家学者,为行政秘书自觉地追求知识、更新知识提供了肥沃的土壤;行政秘书每天要接触大量的新知识和新信息,能够从中学到不少的东西;行政秘书工作联系广,接触人员多,能够从各种渠道获得多种知识和信息;行政秘书人员是领导的直接助手,在领导身边工作,能够向领导学到许多新知识和本领.总之,行政秘书人员要充分利用这些有利条件,刻苦自学,立志成才,为高校的全面发展添砖加瓦.

从业务能力素质来说,它包括以下五项能力:

一是独立工作能力.面对突如其来的事务,行政秘书要具备很强的独立工作能力,能够从多种主意中选择出最好的主意,从多种办法中选择最佳的办法.同时,还要勤于思考,不断总结处理事务的新经验和新办法.

二是协调能力.行政秘书要善于处理上下左右、院内院外、各部门之间各种关系的能力,及时准确地沟通信息,消除矛盾,融洽关系,努力为高校和学院的教学和科研等各项工作创造一个宽松和谐的工作环境,为实现高校和学院全面协调发展做出应有的贡献.

三是自主创新能力.在高校不断深化和逐步完善各项改革的进程中,秘书工作经常遇到新情况和新问题.为此,行政秘书必须敏锐地观察事物、善于发现问题、周密的思考问题,积极创造条件解决问题;善于借鉴国内外先进的管理理念和管理技术;善于结合自己的工作职责和学院的发展目标提出新措施和新办法;具有克服困难为实现工作目标努力进取的自主创新能力.

四是自我控制能力.行政秘书要具备正确处理好各方面人际关系的能力.在工作中要沉着冷静、宽容大度,善于控制自己的感情冲动,和善友好地与人共事.要自觉地遵守办公制度,自觉地按章办事,客观公正地分析和解决问题,正确地处理好工作中的各种矛盾,促进学院和自身的和谐发展.

五是操作能力.新技术革命冲击着社会的各个领域,也促进了教学院系办公室现代化和数字化办公.办公室现代化是指具有现代化思想和技能的人,使用先进的办公设备和科学管理的方法,充分利用信息资源,提高办公室工作效率和质量的一种手段.数字化办公是指利用计算机和计算机网络实现文件和信息的阅读、学习、传递、管理.这就要求秘书人员尽快掌握办公现代化的有关知识和技能,跟上时代前进的步伐.行政秘书的操作能力主要是指对办公设备的运用,包括计算机、复印机、打印机、传真机等.这些设备的使用能有效的保证工作质量和准确性,还能提高工作效率,也能为创建节约型社会贡献一份力量.

总之,高校教学院系行政秘书应清楚地认识到工作的重要性,牢记工作职责,勤于学习,不断提高和完善自身素质,努力增强各方面的能力,出色完成各项任务,为学院的建设和发展做出更大的贡献.

参考文献:

[1]朱传忠,叶明.秘书理论与实务[M].杭州:浙江大学出版社,2001.

[2]卢铁城,现代信息技术对高等教育的十大影响[J].中国高

等教育,2001,(2).

总结:此文是一篇秘书工作论文范文,为你的毕业论文写作提供有价值的参考。

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