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摘 要：随着信息化程度的不断加深,以往依靠人工进行档案管理的方式已经无法满足当前档案管理的需求.近年来,由于信息量的爆发式增加,使得档案管理工作越来越繁重,为提升档案管理工作的效率与质量,顺应时展全面实施档案数字化管理是必然的趋势.但是,在档案数字化管理体系建设过程中仍然存在着一定问题,需要有关工作人员加强档案数字化管理工作规划,以此保证档案管理工作的安全与稳定.
关键词：档案管理;数字化;体系建设;问题分析
在现代化信息时代,各种电子科技、人工智能及先进的计算机软件得以广泛应用.在档案管理工作中,运用信息技术手段,创新档案管理工作模式,对于提升档案管理工作效率与质量具有十分重要的作用.档案数字化管理是将纸质信息资料经文字、图像、音频或者是视频等多种处理,在扫描编辑后将电子档案资料存储于数据库当中.档案数字化管理构建过程中,由于计算机软硬件系统以及管理方面的不足,在一定程度上影响着档案数字化管理工作的实施效果,需要档案管理工作人员高度注意.
一 档案数字化管理的好处
(一)规范档案管理流程
信息化时代,各类信息数量与日俱增,一定程度上增加了档案管理人员的工作负担,而档案数字化管理可准确快速收集、整理、归纳各类档案信息资料,与此同时,还可完整储存相应的信息资料.构建档案数字化管理体系,有利于实现档案信息的集中管理,更有利于提升档案管理工作效率.数字化档案管理可实时传递信息资料,在此基础上,借助信息化技术可远程监管相关的档案资料.
(二)降低成本投入
以往的档案管理以人工为主,如此在档案资料整理归档中会消耗大量的成本费用,随着信息资源及信息量的迅速扩充,需要匹配更多的档案管理工作人员来进行档案信息资料.实施档案数字化管理,可将海量纸质档案信息资料转化为电子信息档案,在数据库中进行集中管理,不需要更多档案管理人员配备,这在一定程度上节约了成本费用,也提升了档案管理的经济效益.
(三)便于查询检索
区别于以往依靠人工统计的纸质档案资料管理,数字化档案管理极大地提升了档案信息资料的整理归档效率.在数据库或者是专门的信息共享平台上实施档案资料的数字化管理,档案管理人员可随时查询并检索所需的信息资料,如此既可节省档案资料搜索时间,又可提升信息资料使用效率.
(四)档案更新及时准确
运用信息技术手段将各类档案信息资料录入到计算机系统当中,构建档案数字化管理体系.档案管理人员可及时上传并更新各种档案信息资料,以此保证档案资料的完整性与时效性.
二 档案数字化管理体系建设存在的问题
实现档案数字管理、构建完整的管理体系,有利于档案信息资源共享,与此同时,档案数字化管理需要一定的制度保障,制定一整套完善的档案数字化管理规范及标准,方可保证档案数字化管理工作的顺利落实.就当前档案数字化管理体系建设而言,缺少完善的制度保障,相应的也不具备统一、规范的管理程序流程,这样既不利信息资源共享,也不利于信息的交换.相比较而言,纸质档案管理具备较好的安全性与稳定性,便于档案信息资料的长时间保存.对于档案数字化管理来说,需要借助技术设备,并以数据库为载体进行档案信息资料的存储,如果计算设备或者数据库发生任何问题,都有可能影响档案信息资料的正常使用,比如计算机系统死机或者数据库读取发生读取失误,档案信息资料使用者都无法及时获取所需的信息资料,这则说明档案数字化管理缺乏稳定性.
三、优化档案数字化管理体系建设的有效措施
(一)加强档案管理部门基础建设
档案数字化管理是新时期档案管理工作发展的必然要求,要想实现档案集中高效率管理,就必须加强档案管理部门基础建设,如此可为档案数字化管理体系构建提供强有力的保障.重点可从计算机软件系统、网络工程入手,以此完善相关的基础性工作.一方面,优化档案数字化管理硬件设施设备,保证机房内计算机设备与其他办公设备与档案数字化管理需求相匹配,创造优质的档案管理办公环境.另一方面,根据现代化档案数字化管理体系构建要求,应用具备一定专业性的软件系统进行不同类别的档案信息资料管理,以此满足不同档案资料使用者的需求.优化档案数字化管理软件与硬件系统建设,比如在计算机系统中输入档案资料关键词,便可在数据库中快速准确搜索到相应的档案信息资料,为使用者提供便利,从而有效落实档案数字化管理工作.
(二)构建标准化档案数字化管理体系
保证档案数字化管理的良好效果,需要构建标准化档案数字化管理体系.首先,在档案数字化管理系统规划设计中,应当充分考虑档案信息资料专业化管理的标准要求,以实际需求为出发点,确定档案数字化相关功能模块的设计意图,将档数字化管理的各个职能加以全方位具体化呈现,比如在档案数字化管理系统中,明确档案信息资料收集整理、分类归档以及组卷编目等功能设置.除此之外,在功能模块设计环节中,技术人员应当结合各类档案信息资料的管理要求、档案信息资料分类与卷宗目录等多种因素,在此基礎上,进行各个功能模块的设计,确保档案数字化管理系统与实施在档案信息资料管理相匹配.例如,各类档案信息资料的管理,技术人员需要在计算机系统中,设置好输入、查询检索等功能模块,便于档案管理人员及时更新档案信息资料,同样也方便档案资料使用者查阅或是获取相关的信息资料.
(三)强化安全管理
构建数字化档案管理体系,需要在计算机系统中吸纳大量的档案信息资料,并将其录入到数据库当中.从某种角度说,各类档案信息资料在录入与使用过程中存在一定的风险,比如档案信息资料录入中途,一旦发生计算机死机跌宕,可能造成档案信息资料的丢失,基于此,档案管理工作人员应当采取相应的保护措施.对于重要的档案信息资料,需要进行多次重复备份处理,将核心档案信息资料分别存储于不同的设备中或者是计算机系统中,有效避免档案资料的丢失.另外,在计算机系统中安装安全防护软件、设置高密度防火墙,切实做好档案信息资料的安全管理,防止计算机病毒和的非法入侵,以此保证数据库档案信息资料的安全性.
(四)提升档案管理人员职业素养
在高速发展的网络信息时代,保证档案数字化管理工作的顺利落实,负责有关工作的档案管理人员必须掌握基础性的计算机应用技术.档案管理部门可定期组织开展员工技术及专业知识培训,提高档案管理工作人员的重视程度,帮助档案工作人员在培训中了解档案数字化管理工作重点,并帮助其掌握一定应急处理技术,以此提升自身的职业素养.另外,从优化档案管理人才队伍建设着手,选用具备一定极端及操作技术技能的高素质人才进行档案数字化管理.
四 结语
综上所述,区别于传统的纸质档案资料管理,数字化档案管理具备成本投入、便于查询检索、档案更新及时准确、档案及管理流程规范等优势.为保证档案数字化管理工作的完整性与规范性,需要加强档案管理部门基础建设、构建标准化档案数字化管理体系,并重点关注档案信息资料的安全管理.在此基础上,优化档案管理人员队伍建设,不断提升档案管理人员职业素养,确保档案数字化管理工作的有效落实.
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