简介:本文是关于行政服务中心和档案数字化相关在职毕业论文范文和性相关硕士论文开题报告范文.
摘 要：行政服务中心档案数字化管理,有助于提高档案管理质量,提升行政服务中心管理效率,运用数字化管理模式,保证服务人员管理指标,缩小文件检索时间,提高档案管理程序效率,本文主要针对行政中心档案数字化管理产生的作用对管理服务必然性的探讨,有效集合档案管理现状提出改革策略,推动数字化档案管理的发展进程.
关键词：档案数字化;管理策略;分析
数字化档案管理有效整合行政服务中心档案资源,进一步推动档案管理成效,管理人员结合档案分类标准,构建一体化数字档案系统管理平台,有效提高对人们检索档案效率,体验优质的档案综合服务水平,行政服务中心应加强管理人员档案数字化操作能力,不断提升高质量的档案服务水平,侧面提升档案的使用效率和办公职能.
一 行政服务中心档案管理数字化的作用
(一)提升了档案的利用率
针对档案管理的相关工作,目前我国的行政服务中心仍然采用传统的方式为主.然而,伴随我国行政服务中心的有效拓展,档案的数量也随之有所提升,因此传统方法下的档案储存势必会遇到诸多的问题与困难,原有的空间无法满足契合档案存放的需求,服务中心也不能压缩其他的办公正常空间,使得档案的储存率与利用率都较低.传统的纸质档案存储占地面积大,而且长期档案若处在超时环境下很容易造成纸质档案文件的孙桓,所以数字化电子档案管理有效避免此弊端,提高档案的利用效率,降低档案查找的时间,但数字化档案要注意储存存在的安全隐患,要加密数字档案访问权限,针对互联网共享档案资源平台实行安全监控,在有效提高档案利用效率同时保证档案安全.
(二)提高了办公效率
通过将原有的纸质化档案数字化,能够切实快速完成档案的归档处理,提升其利用率.这一点在相对较为大型的形成服务中心的价值更高,一旦涉及到退休、入职等各方面的问题,为了能够做到第一时间的信息取用与数据查询,数字化档案能够发挥更大的作用,而传统纸质化档案的步骤较多.不仅能够有效减少工作人员的任务,还能够进一步提升人事调动信息的准确率,避免人为误差的现象发生,使得相应的职能人员无需二次离开工作岗位,即可快速、效率地获得信息,提升效率.数字化档案不光具备简化查找程序特性,同时数字化档案害有档案资源随时获取整合更能,传统纸质档案在查找上程序复杂,而且真多档案查找内容随时做相关记录,大大降低档案服务的办公速率,严重影响档案管理人员的办公热情,加深与服务对象之间的矛盾升级,所提数字化档案管理有效提升办公效率和服务意识,数字化档案管理便民利民,同时大大提升管理人员的办公积极性.
(三)提高了经济效益.
对目前我国所实行的社会主义制度而言,信息成为越发重要的载体与数据,传统的工作方式已经难以跟上社会的步调.尤其是形成服务中心的档案处理工作,传统的纸质化档案为了有效跟上当前的社会需求,需要职能单位耗费大量的经济成本,而新型的数字化档案模式的出现,相较于传统的传统模式能够有极大的作用与优势.首先,由于不需要纸质化档案,因此在原材料上得到了极大的节省,并与此同时减少了储存空间所需要的成本.最为重要的一点在于,由于信息化档案更为便捷、操作更为迅速,因此专职档案管理的人员工作强度也能够有效降低,最大程度上节省了经济成本,提升了经济效益.
二 行政服务中心档案数字化管理策略
(一)创建行政服务中心档案数字化管理系统
正如前文中所提及的,对目前行政服务中心的数字化档案工作而言,传统的纸质化档案方法已经无法满足日常需求,数字化档案是发展的必然走向与趋势,而为了满足数字化档案管理首要任务,即为建立专门的管理系统.相关的职能工作人员,应当充分考量自身日常工作过程之中的实际情况,选择契合性更高的设备与系统用以设计专门的数字化档案管理系统,用以对相关软件的整理、扫描,并且针对已有的档案做好数字化的转变工作,针对重要的档案内容做备份处理,保证档案及时查找和管理全面升级,对更换变动文档文件,做实时监管及时更新档案系统.
(二)做好文书处理工作
就日常行政服务中心档案管理工作的经验来看,文书处理是最为重要的一个工作环节,文书的质量会直接影响到整个行政服务中心的日常工作.因此,针对现有的档案处理工作、文书处理工作,必须做到积极主动的调整和完善,用以更好契合全面地数字化档案更新工作,推动行政服务中心更好发挥作用.数字化档案文书处理不光是纸质内容的转化,同时也是信息数据模式的转变,信息化内容以互联网作为转变载体,在文档内容处理上要加大重视程度,对档案转化留存的历史记录及时做有效清理,保障档案关机的实用性和可靠性,将处理过的纸质文档信息进行密封保存,为数字档案文书文件提供有效的事实依据,保障文档的真实性,只有完善文书处理体系才能建设健全的数字化档案管理系统.
(三)不断优化性能
我国现如今的市政服务档案管理体系,因为地域发展经济建设等特性,对于数字档案管理的技术水平和工作效率还有待加强,首先,要充分全面落实数字化档案管理系统的升级,實现档案多元化多角度管理发展布局,档案管理系统按照数据逻辑进行分类存储,有利于行政单位的办公效率更加快捷规范,其次,根据数字化档案管理的时效性和安全性,提升网络系统的实时监管职能,文档内容毕竟是文字存储模式,针对档案文献内容通过音频技术转变文音频视频相结合的档案模式进行存储,有效加强文档管理的安全性可可靠性,最后,构建完善的网络安全管理体系,对文件检索设置加密防火墙刺痛,保证档案文件在共享是不出现存留历史记录窃取网络安全弊端.
(四)做好完善衔接工作
需要注意的是,尽管数字化档案管理工作是目前行政服务中心发展的必然趋势,但在纸质化档案向数字化档案的转变过程之中,应当做好相应的衔接工作,不仅是档案的衔接,相应的工作人员也要做好完善的衔接.首先,需要做好相关规章制度的更新与完善,给予相应职能人员更好的指导,做到有依可循.其次,服务中心还要做好专门的培训工作,帮助广大工作人员及时掌握全新的数字化档案处理方法,以最高的效率和质量,落实相应的数字化档案处理工作,最后衔接档案管理平台共享资源,在档案的管理上弱化程序,增强速率,保证档案管理高质量高效率为使用者提供规范优质服务.
三 结束语
综上所述,随着时代建设快速发展,行政服务中心利用数字化信息技术有效对档案进行安全科学化管理,保障档案资源信息长久有效储存,同时促进档案资源最大化整合,进一步提升档案管理服务水平,数字化档案管理对使用者来说是具有时效性的服务措施,保证行政服务中心档案流程简化和办事效率的升级.
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作者简介：
于弘,黑河市政务服务中心.
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性引用文献:
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