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引言
档案管理的过程中实现集中管理模式可以有效确保对电子档案进行统一的保管和利用,并且能够保障在管理的过程中档案资源的质量和数量不会因为外界的因素受到一定的影响和破坏.信息时代的到来,高校电子档案的集中管理模式应运而生,在管理档案方面具有重要作用,不仅简化了档案管理的流程,提高了档案管理的质量和效率,而且还帮助高校节约了人力成本,提升了高校的社会效益和经济效益,因此,对于高校而言,为了提高档案管理的高效性和科学性,保证高校电子档案集中管理工作的有效开展,加强对电子档案集中管理模式的应用是当务之急.
一 高校电子档案集中管理模式的可行性分析
(一)网络基础设施健全
目前,我国网络基础设施条件已实现完全达标,同时,网络架构已经实现系统化和健全化,此外,通信主干网络已经完全稳定,这为高校顺利开展电子档案集中管理工作创造了良好的网络条件.除此之外,我国部分高校已经投入了校园网的建设,为电子档案集中管理模式的有效应用提供了充足资金和先进技术的保障.与此同时,在社会网络大环境下,我国在共享网络信息资源方面已经取得了历史性突破,网络信息资源的共享力度不断加大,这些情况的出现为高校更好地应用电子档案集中管理模式提供了良好的社会网络氛围.
(二)国家档案管理形式的支持
我国颁布了《档案法》,该法律文件明确规定了行政管理部门和上级的相关职责,对于国家档案行政管理部门而言,主要负责对全国档案信息的管理,对于上级领导而言,主要负责对下级员工的监督和指导,由此可见,我国的档案事业体系已经相当完善,具备完整化、系统化、协调化等特点.
(三)国家政策的支持
在2003年,国家档案局已经颁布了《电子公文归档管理暂行办法》,该法律文件对电子公文归档的具体管理方法和管理内容进行了明文规定,同时,在2005年,國家档案局又颁布了《中华人民共和国电子签名法》,该法律文件明文规定了除了纸质签名外,电子签名同样具有较强的法律效力.对于高校来说,要以《电子文件归档与管理规范》《全国档案信息化实施纲要》等文件为依据,根据高校电子档案管理工作的自身特点,制定高校电子档案管理办法.中国高等教育学会颁布了《高等学校电子文件归档与管理办法》,规定明确指派电子文件归档与管理工作的分管领导,协调解决实际问题.
二 高校电子档案集中管理模式的构建和应用
(一)打造高校电子档案集中管理的观念体系
建立高校电子档案的集中管理观念体系是提高高校电子档案管理水平的重要环节,高校相关部门要及时修正、优化和完善档案集中管理的理念.高校要充分利用信息技术,循序渐进地树立两大核心管理理念.第一,资源优势管理理念.该管理理念主要是指在理解信息是资源的基础上,按照对电子档案信息的录入存储、归纳整理、传输共享三个环节做好电子档案集中管理工作,从而确保电子档案在教学和科研的创新管理方面体现出巨大价值.第二,公共文化管理理念.该管理理念主要是指以人文精神发展为目标,以公众文化为理念,不断强化电子档案的重要性,从而为高校顺利开展电子档案集中管理工作提供科学管理观念的支撑.同时,要想充分发挥电子档案集中管理模式的应用优势,在电子档案集中管理的观念体系不断改革和创新的背景下,我国各大高校要有效沟通和亲密合作,从而在馆际合作方面做出重要贡献.
(二)建立高校电子档案中心
对于高校而言,为了实现对电子档案资源信息的有效共享,需要重视对电子档案中心的建立和使用.要在国家教育部门的带领下,制定适用于全国高校的电子档案集中管理网络体系,确保建立的高校电子档案集中管理中心不受地域的限制,在全国范围内都可以应用,同时,还要从来自全国各地的不同高校档案馆中集中管理同一类型的电子档案,以起到共享电子档案资源的作用,更好体现出电子档案的高效性和经济性,实现电子档案资源的统一管理,大大提高电子档案管理规模和经济效益.另外,用户可以通过电子档案中心对感兴趣的档案信息进行在线查找和阅读,同时,还可以直接下载那些公开的档案信息,从而保证良好的用户体验,提高电子档案集中管理的质量和效率.
(三)研发电子档案管理系统
电子档案管理系统作为智能化、科技化的网络平台,在电子档案归纳整理和档案信息的搜索阅览等方面具有显著优势,因此,该系统的研发和使用对于高校电子档案集中管理而言具有重要作用.由于电子档案管理系统在研发过程中,涉及的因素多而复杂,这些因素主要集中在技术方面和人力方面,同时,电子档案管理系统有大量的子系统,每个子系统都涉及到了大量的数字化信息,如果某一子系统出现功能异常,将会影响整个系统地正常运行,因此,相关开发人员在有效结合高校电子档案集中管理模式应用需求的基础上,充分利用数据安全加密技术,不断地完善和优化系统开发效果,使系统的性能更稳定、功能更健全、通用性更强,只有这样,当电子档案管理系统投入使用后,高校才能更好地存储和管理海量档案资源信息,实现电子档案的集中管理.
结论
综上所述,档案的集中管理是档案现代化管理的必然趋势.电子档案集中管理模式的构建和应用是改革和创新高校档案管理模式的重要措施,同时,也是保证高校档案馆效率和效果的必要手段,因此,高校在开展档案管理工作过程中,要加强对电子档案集中管理模式的构建和应用,打造高校电子档案集中管理的观念体系,实现电子档案管理相关标准和规则的统一;建立高校电子档案中心,保证高校档案信息的公开性和共享性;研发和使用电子档案管理系统,促使高校档案管理工作朝着积极、稳定、健康、可持续的方向发展.只有这样,才能确保高校档案管理工作的高效开展,使电子档案集中管理模式拥有更高的应用价值和应用前景.
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管理模式引用文献:
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