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【摘 要】信息时代的到来和科技的不断发展,使教学工作也不断地向信息化时论文范文展,档案管理也面临着新的挑战,传统的档案管理模式已经不能再满足信息化时代的要求,所以信息化的档案管理模式成为发展的必然趋势,本文将主要通过对档案管理信息化的分析,探讨档案管理信息化的必然性及措施.
【关键词】档案管理；发展趋势；信息化
档案在人类的社会发展史上存在着重要的查考作用,也是科学研究中的重要历史凭证,而在学校教学工作中也是一项必不可少的信息资源工作,做好档案管理工作是非常重要的,而社会经济的快速发展和科技的不断提升,旧的档案管理模式不能适应这种新时代的发展要求了,不能适应计算机网络信息化的发展模式,所以档案管理的信息化改进是很有必要的.
一、 档案管理信息化的含义
档案工作是一个学校以及一个单位的历史面貌,而信息化的档案管理是新时代赋予档案管理新的挑战和任务使命.档案管理信息化是指为了实现档案信息资源的有效利用和合理的配置,将档案信息资源数字化和档案管理过程网络化后进行网络上的传输和系统加工,实现档案信息资源共享.
二、档案管理信息化发展的必然性
（一）具备硬件基础.目前我国很多学校的档案管理部门都配备了扫描仪、打印机、数码相机和复印机等设备,使用起来非常方便,并且还有计算机配置协助档案管理工作,为档案管理的信息化提供了良好的硬件基础设备,并随着计算机网络的发展还出现了相应的档案管理软件,更好地协助档案管理工作,一些档案的收集、保管和利用等都可以通过软件完成,很有利于档案管理的信息化改进.
（二）保护传统档案的必然要求.传统的档案管理工作存在着很多的问题,现在很多档案管理正在面临着档案的人为损害或者是自然老化的问题,这也是很多学校档案管理的一个大难题,而档案管理的信息化将档案信息资源数字化,可以保护档案信息的长存和完整性,保存原件,延长档案的保管时间,即使受到损伤的文件也可以通过计算机数字化过程恢复损害的信息,因为目前计算机数字拷贝具有补偿原件的功能.这样一来就解决了因为纸张老化、破裂而造成的档案信息损害的问题,降低了档案原件损坏的风险.
（三）改善空间结构.档案管理的信息化还改善了传统档案管理占据大量空间的现象,因为档案信息资源数字化,优化了馆藏,节省了一些占地空间,就可以进一步改变馆藏的档案结构.由于档案的大量文件,需要消耗很大一部分的空间来保管它,而档案管理的信息化就只是需要使用一定容量的档案储存载体,将文件信息利用计算机储存在磁盘等中去,比如光盘储存系统可以解决档案信息储存的问题,这样不仅仅是改善了空间结构,其实还减轻了档案管理人员的工作量,提高了档案管理的效率,所以这样比较具有安全性、规范化的档案管理系统是目前为止档案管理工作发展的必然趋势.
三、 档案管理信息化的改进措施
（一）加强管理人员的能力和素质.素质建设就是指思想素质和心理素质,首先档案管理人员要具有高度的责任感、全心全意的服务意识和认真的工作态度,要努力在档案管理工作中创造出不平凡的工作业绩,以效率求发展,以贡献求支持,提高自身的工作素质和综合素质.其次还要加强档案管理人员的工作能力,加强能力建设,档案管理人员不仅仅要熟悉地掌握档案管理系统的规范性操作和电子文件的相应特征,还要掌握一些有关计算机的网络信息安全知识,做好档案信息资源的安全防护工作,确保信息资源和管理活动的完整性和安全性.这就要求档案管理人员要强化自我学习的意识,不断地参与档案管理信息化的有关培训,及时了解信息化的专业知识,学校可以安排和邀请一些有关的档案学专家或者学者来进行专业讲解和培训,档案管理人员在日常的工作中还要重视整理、收集和保管等分类工作,与其他档案员进行有效的学习交流,取长补短,积极探讨工作经验,有效提高自身工作能力和工作效率.
（二）设备统一化.目前有很多学校和很多单位的信息化手段以及设备都不统一,就造成了档案管理中一些数据不兼容的问题,所以就要求应该配备专业化的、统一的档案管理系统和统一的数字化设备,将档案管理过程能够利用这些信息化设备进行字符识别和转化、自动编目和检索、自动储存上载,档案自动标引,计算机辅助立卷以及文档一体化等过程,设备的管理系统的统一化能够为档案管理的信息化提供可靠的保障.
（三）规范管理体制.将档案管理标准统一,就是在多个档案管理系统中进行管理标准统一,一些数据字段存在依存的关系,各种档案信息资源存在着一定的逻辑关系,运行程序之间也存在一定的关系,组成一个网络化的档案管理系统,将整个数据库都进行安全性和完整性的改进,必须要有规范的管理体制要求,这样可以为档案管理提供更方便的信息和方式.不然,不规范的管理体制和不统一的管理标准无法保障信息网络的畅通,更无法实现资源共享.
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