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黑龙江省结核病预防控制中心 黑龙江哈尔滨 150030
[摘 要]疾病预防控制中心是我国卫生系统的重要职能部门,在对群众的疾病预防与控制中发挥了重要的作用.在疾病预防控制中心开展工作的过程中,关于疾病的监测、分析以及防治等方面形成了大量的技术档案,这些档案对于我国疾病控制以及卫生系统的长远发展都具有重要的意义,所以需要加强对这些技术档案的管理和利用,发挥档案资源的最大价值.文章对于疾病预防控制中心对档案的管理和利用进行了分析,为提高卫生系统的卫生防疫工作水平创造了有利的条件.
[关键词]疾控中心；档案；管理利用
疾病预防控制中心对业务档案的管理和利用,直接关系到业务开展过程中对成果的利用价值,这些档案都是经过无数次的实践研究而汇聚的成果,所以对于疾病的预防控制具有很强的利用价值.在疾病预防控制中心档案管理中,对于档案的管理方式各不相同,档案管理包含数据资料的收集、分析、整理、立卷到保管利用整个过程,需要专业人员对其进行管理,并且做好明确的分工,由此才能够确保档案资料的齐全,并且发挥出档案的最大价值,为卫生防疫工作的顺利开展提供有利的条件.
一、疾控中心业务档案两级管理原则
在疾病预防控制中心的档案主要有两大类,一方面是在经营管理过程中形成的行政文件资料,另一方面是在各个科室开展工作的过程中形成的技术资料,这些资料都需要汇总成档案进行管理,对于疾控中心业务的开展具有重要的作用.在对疾控档案管理中主要实行两级管理原则,即在疾控中心档案管理委员会的统一领导下,实行站级、科级的两级管理.在管理委员会的管理体系下,将业务档案划分为中心和科两个层次,然后分别对档案进行收集、整理、立卷和保管利用.两级管理制度可以明确的划分各自的职能范围,并且能够提高业务档案的管理利用价值.
二、中心级、科级档案范围的确定
中心级档案和科级档案各有其划分的范围和界限,中心级档案的划分应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分,即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料,以及在基础监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为中心级档案,以确保中心级业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平.主要有以下几个方面的档案:业务工作法规、标准及技术方法的研究档案,包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告单；年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析,疫情流行趋势预测等；年度或跨年度的卫生监测的总结分析；重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料,包括调查报告、现场调查记录及有关的行政处罚材料等或年度综合性分析总结；专题调查,包括调查设计、调查报告或总结、统计汇总等材料；各项业务工作的统计月报,年报；省市级以上刊物上发表的业务论文.
科级档案的划分范围大致有以下几种:中心在日常业务活动中直接形成服务对象的档案,这些材料的保管周期不易确定,需随所服务的企业存亡而定,而且不少材料还因工作需要逐年加以补充,因此,科保存更为便利；常规性卫生监测材料:包括所辖地区和监测点或直管单位公共卫生监测材料、监测记录、记事、监测小结、控制结果、监测报告等材料；一般性违法案例、疫情、污染事故,食物中毒的调查处理材料,包括个案调查表、现场调查笔录、人员录访记录,检验结果及处理报告等；从业人员健康体检,卫生知识培训材料,包括体检表、检验单、统计表、培训计划、教材及小结等.
三、实施两级管理的意义
(一)提高业务档案的管理效率
在疾控中心开展工作的过程中,会形成大量的档案资料,其中一部分档案资料具有很大的保管和利用价值,这就需要与一般性质的档案分开存放,便于对档案资料的开发利用,查找也更加方便.另一方面实行两级管理也会提高工作效率,将业务档案进行集中管理,减少因为分散而造成丢失的情况,各个科室在查找利用档案时会更加快速便捷.实施两级管理更加明确的划分各自的范围,提高档案管理的效率,并且对于业务档案的开发利用具有更大的价值.
(二)中心级档案管理有利于防疫业务工作整体水平的提高
业务档案统计分析报告:<<金鹏房地产企业业务管理系统>>之系统管理与基础档案
在中心级的档案管理中,都是具有较高的学术水平,并且能够充分的反映出整个中心的工作全貌和水平,具有很强的总结性,所以通过中心级的档案研究,可以有效的提升整个疾控中心的防疫工作水平.由于中心级档案的范围界定,各科室的业务人员也会对自己的工作标准有所提升,在进行业务研讨时,会对监测资料进行更加细致而深入的分析,从而加工整理出分析性更深的报告,对于业务的开展具有重要的意义.此外,因为中心级档案能够全面的反应出整个疾控中心的现状,所以便于领导对疾控业务动态的掌控,从而对疾控中心的发展做出更加正确的决策.
(三)科级管理有利于满足防疫业务工作日常的需要
防疫业务有延续性,在对监测点的监测中要经常使用其前一年或前几年形成的监测档案,特别是随着生产经营单位的变化,有些档案还要不断进行补充或注销,因此,科级管理就要及时满足卫生防疫的日常需要.
四、加强新时期疾控档案工作
（一）加大疾控档案信息化建设力度.要通过建立疾控档案信息化中心为龙头,切实提高资源体系的信息化程度.建立科学的信息化网络平台,加快信息化资金投入,实现疾控档案数字化加工,真正把疾控综合档案室建设成为疾控中心信息保管和利用中心.
（二）建立切实可行的疾控档案管理体制.针对疾控档案种类多、利用率高的特点,制定科学合理的管理制度,建立以单位主要负责人牵头领导组织,制订符合实际的档案归档范围和分类方案,要加大疾控档案业务指导力度,科学标示,科学保管,切实提高疾控档案标准化、规范化程度.
（三）加强档案干部队伍建设.按照“政治强、业务精、作风硬”的总要求,加强对专*档案干部的配备、管理和继续教育,提高档案业务技能和水平.要积极开展业务协作组交流机制,学先进,比创新,重实绩.要关心爱护档案工作者,在工作和生活上给予帮助,充分发挥档案工作者的积极性和创造性.
五、结束语
疾控中心档案实行两级管理是我国档案管理的基本原则,对于疾控中心业务的开展具有重要的意义.两级管理模式能够更加明确的划分各自的职能范围,在提高档案管理效率的基础上,为防疫工作的顺利开展提供了重要的依据.对于业务档案的开发利用,最大程度的挖掘档案的价值,是促进疾控中心业务水平的重要依据.对疾控中心档案实行规范化、科学化的管理是提升疾控中心业务水平的重要保障,对于提高我国卫生防疫系统的发展具有重要的意义.
参考文献
[1]彭建业.档案管理对促进疾病防控的意义[J].海峡预防医学杂志,2011年06期.
[2]许鹏.疾控中心档案管理工作中存在的问题与对策[J].改革与开放,2015年08期.
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