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档案指导论文范文

铁路局档案管理部门创新档案指导工作的思路,变“同一性”为“多元性”.对基础不一的单位指导,分“逐渐型”和“优化型”,继而从传统到科技化,从单项化到多项化,确立有计划,有步骤、有侧重,有特色地开展对基层单位档案的指导工作.

邢倩文

近年来,铁路的快速发展,给铁路各个系统的管理工作转型,拓展了发展空间,与此同时,也带来了前所未有的挑战和考验.针对当前的实际情况,如何以适新应变的精神,优化和创新对铁路基层单位档案工作指导的思路、模式、方法和内容,有效地开展档案指导工作,充分发挥档案在生产经营中的作用,是摆在铁路局档案部门面前的重要课题.

一、优化档案指导工作的思路

自铁路确立多元化经营战略和生产力布局调整以后,市场经营主体随着经营业务的发展,形成了多元化、专业化的趋势,基层单位也由,“单系统向多系统”转换.目前,铁路基层单位有运输单位、非运输单位、运输辅助单位、铁路建设指挥部、合资公司等几大系统,这些系统的单位虽然有一定的企业共性特征,但由于其自身性质所决定的个性内涵,使其产生的档案及侧重点在相互之间存在着较大的差异,用“同一性”的思路去指导,势必失之偏颇.另外,这些基层单位的档案管理水平往往也是不平衡的,有的已建档且有一定的基础,而有的是新建单位则“白纸一张”,有的刚刚起步,有的甚至尚未开展此项工作,有的档案硬件比较到位,但管理软件相对薄弱；有的文书、会计档案相对规范,而科技、声像、实物档案却几乎是空白；有的建立了单位档案管理网络和制度,配备了必要的设施,而有的还未对此给予足够的重视；有的档案人员业务知识比较娴熟,而有的却一无所知．有的人员业务和经验尚可,但面对新技术、新要求却难以应对.为了有效加强对铁路基层单位档案的指导工作,全面提高基层单位档案管理水平,铁路局档案管理部门必须创新档案指导工作的思路,结合基层单位档案管理的具体情况,变“同一性”为“多元性”,对于新成立及未建档的单位,指导要“基础型”,从零开始,从无到有,对于刚建档基础较为薄弱的单位,指导要“逐渐型”,从有到优,从低到高；对已建档并有一定基础的单位,指导要“优化型”,从传统到科技化,从单项到多项化,从而有计划、有步骤、有侧重、有特色地开展对基层单位档案的指导工作.

二、优化档案指导工作的模式

以往铁路局档案指导的模式,一直停留在铁路局“一人唱戏”的格局上,长期来依赖“从上至下”的指导路径,即指导工作是我讲你听,我说你做,“以灌为主”.为了切实做好新形势下对基层单位档案管理的指导工作,必须优化铁路局档案指导工作的模式,加快构建“纵横贯通,紧密联系”的指导平台,铁路局档案部门主要负责“上对下”的系统指导、阶段指导、新规定指导等；在基层建立“老对新”的横向协作机制,发挥一些建档基础较好单位的作用,分组、分系统负责对同组、同系统新建档单位的基础性辅导；同时要加强沟通、协调,形成铁路局与基层单位、系统和跨系统的档案管理研究、改进和创新机制,通过优化指导模式,真正形成“纵向到底、横向到边、相互联动”的网格化档案指导新模式,切实提高铁路局整体档案管理水平.

三、优化档案指导工作的形式

长期来,铁路局档案指导工作的形式基本上是单一“培训”形式,这种形式已经滞后了铁路局生产力布局调整以来的变化要求,严重制约了档案指导工作的发展,创新“灵活新颖、实用可行”的多样化指导形式已迫在眉睫.为了有效开展档案指导工作,必须加快优化和拓展指导形式.一是实行“集中与分散”相结合的培训形式,定期全面地开展档案基础和共性知识的集中培训,同时不定期地按系统或专业板块分别组织专题培训；二是实行“网络与信息”相结合的指导形式,在现有铁路局内部OA系统上,建立“档案管理”专页,分别开辟基础知识、管理规范、工作程序、管理台账、信息技术等专栏,定期发布档案管理的制度、机制和检查考核结果,展示先进单位的经验、新技术、新设备等.同时针对基层单位需求,利用电话、手机等信息平台及时给予指导；三是实行“示范与现场”相结合的指导形式,在基层选树各种类型的档案管理示范点,以点带面,为全局各系统基层单位提供可供借鉴和参考的示范标准,提高指导工作的直观性、规范性.同时根据各示范点及各单位的具体情况,有针对性地开展现场指导工作,直击问题关键,解疑释惑,提高基层单位的认知度；四是实行“协作与轮训”相结合的指导形式,通过基层档案工作协作组活动,定期开展档案工作交流、业务切磋、信息沟通、相互观摩等,以此达到互相学习和互相促进的作用.同时,安排基层单位档案人员到铁路局档案部门实践、轮训,使之全面了解档案管理的各项工作以及各门类档案的工作流程.通过倡导多渠道的档案指导工作形式,切实提高档案管理的有效性.

四、优化档案指导工作的内容

铁路局档案指导内容,基本以培训档案具体业务为主,不仅在大的板块上没有变化,在具体内容上也停留在传统阶段,这些内容在铁路发展已经进入高速重载的时代以及档案事业不断发展的今天,显然已经不能适应.铁路新体制、新机制的不断导入,对指导内容的制度建设提出了新的要求；档案新技术的不断研发应用,对创新档案信息化建设提出了新的期盼,管理新设备的不断投入使用,对人员素质的提高提出了新的标准.为了使指导内容能够跟上企业和档案工作的发展节奏,必须优化指导工作的内容,做到“操作和管理”、“素质与创新”的一致性和先进性.一是改变以往单纯的业务操作指导,在规范操作时,还要将档案管理理念纳入指导的内容,指导基层单位建立档案管理的制度体系,如档案网络、岗位职责、奖惩、保密、安全等管理制度；收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、利用、统计等作业制度,确保档案管理的制度化.二是要将基层单位不同性质的业务知识,充实到指导内容中,使基层档案人员掌握单位业务的基本特点,能根据入档的真实性、完整性、可用性、时效性和保密性原则,切实开展档案的收集、整理和利用工作.三是要及时把新规定、新标准、新技术、新成果、新流程、新硬件等融入指导的内容,使基层档案人员及时掌握档案管理的新理论和新方法,持续改进落后的手工操作工艺,简化繁琐呆板的操作程序,推广计算机先进手段,不断开发档案指导工作的新领域,提升档案管理的质量和效率.四是转变指导工作只注重档案实体业务的现状,要将档案工作的主体一档案队伍的建设加入指导的内容.首先是加强档案工作重要性和岗位责任性的指导,要使从业人员充分认识到,档案管理工作是铁路局整体工作的一个重要组成部分,事关铁路建设和运营的安全与质量,效益与效率,要指导大家在这枯燥单调的环境中,耐得住寂寞,忍得住清平,培育极强的责任意识,良好的职业道德,认真严谨的职业态度,乐于奉献的职业精神,坚守档案管理工作岗位.其次是加强档案人员的创新意识和能力的引导,从事档案管理的人员,由于工作的思维定势,习惯于按部就班,墨守陈规,按照传统办事,依据经验管理,以老一套、老办法应对一切,不善于改革,缺少创新的活力和能力.要引导和鼓励档案管理人员激发创新意识,联系铁路局改革发展的实际,以及档案管理实践中的新情况、新问题、新要求,进行分析、研究、改进和创新,努力营造创新的良好氛围,逐步扭转一些单位和一些人认为档案工作可有可无的错误看法,逐步转变档案管理工作被边缘化的现象.再次是加强档案管理人员业务素质和能力的培训指导.一些档案管理人员面对新领域和新情况,常常出现应对不力、心中无策、业务能力显失的状况.为此在组织培训指导的基础上,还要引导他们提高自我学习的能力,不仅要学习档案管理的技术、标准和规定,还要学习有关建设工程、运输业务、信息技术、管理技术等知识,切实提高业务素质和档案管理的质量.