《城市轨道交通工程档案管理信息系统》
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摘 要：当前,随着科技信息化的不断发展,各个行业都在实行信息化系统.城市轨道交通建设工程本身具有复杂性、建设周期长等特征,所以在建设时,很容易受到一些外部因素条件的影响.在具体建设过程中,很容易促使其形成种类繁多、同时数量非常庞大的竣工档案.本文针对重庆市城市轨道交通建设工程档案管理现存问题进行分析,并且结合实际情况,提出有针对性的解决措施.
关键词：城市轨道;交通工程;档案管理;信息系统;研究
随着我国社会经济的迅速发展,城市建设突飞猛进,城市人口急剧增加,城市轨道交通便成为引导城市发展、提升城市公共交通体系、改善市民出行环境、优化城市空间布局、完善城市功能的有效手段.大规模的城市轨道交通工程建设,将形成和积累大量的工程档案,档案管理工作也出现了新形势下的问题和困难.
1 档案管理信息系统建设意义
城市轨道交通工程档案管理信息系统建设具有重要意义：1）提高了城市轨道交通工程档案管理的效率.档案管理主要工作内容包括：档案的归档、存档、查阅、调用.基于城市轨道交通工程档案管理档案类目繁杂、数量庞大、载体多样等特点,传统的档案管理工作耗时耗力、工作量巨大,效率低下.信息系统的应用,能够发挥信息系统数据传输、工作流的提质增效优势,能够极大地提高工程档案管理的效率.通过信息系统能够进行各种文件的查阅、信息传输、资料下载,节约了沟通成本.2）促进城市轨道交通工程档案管理的规范化、流程化、全过程管理.系统内置城市轨道交通工程档案管理组织架构与岗位职责、流程、表单和制度体系,同时系统基于工程项目档案生命周期全过程管理的设计,实现从项目前期到设计、招投标、施工、变更、竣工等各个阶段的资料、档案管理,真正实现了档案管理的规范化、流程化、全过程管理.3）实现资源共享,进一步促进城市轨道交通工程档案管理工作的开展.信息系统的建设实现了工程资源共享,消除“信息孤岛”,有利于参建各方信息获取,能够促进轨道交通工程行业的技术水平和技术经验.
2 城市轨道交通档案管理存在的问题
城市轨道交通建设工程在具体实施过程中,竣工档案管理其实主要是指在施工过程中,将与城市轨道交通建设工程相关的一些内容或者是文件进行归档处理.其中包括一些施工文件、监理文件或者是竣工验收文件等,这些都是在竣工档案管理实施过程中非常重要的档案内容.与重庆市城市轨道交通工程竣工档案质量管理的具体实践情况进行分析之后,可以总结出在现阶段城市轨道建设工程档案管理存在的问题.
2.1 原件不齐全
在城市轨道交通工程档案管理工作具体实施过程中,有很多重要的施工文件或者是一些监理文件,在下发以及转发过程中,大多数都会直接利用复印件的方式.这样做的根本目的并不是为了保护原件,而是有很多原件已经损失或者是丢失.原件的不齐全,很难保证与相关的工作能够在实践中得到有效落实.
2.2 管理人员业务素质和专业水平不高
近年来,城市基础建设工程遍地开花,工程档案工作人员供求不平衡,各参建单位在招聘不到有工作经验的档案工作人员情况下,只能录用新参加工作的人员,没有经过专业培训,缺乏工程档案知识,业务能力相对较差.部分参建单位为节约人力成本,档案工作人员的配备远远无法满足档案管理工作的需要,甚至部分档案工作人员身兼数职,平常忙于其他业务工作,无暇顾及工程档案的管理.在工程建设过程中,各管理部门缺乏相互沟通交流,工程人员和档案人员相互不了解专业和技术知识、工作程序,档案资料的准确性、规范性得不到保障.另外,由于轨道交通建设工程建设周期长、专业复杂的特点,工程档案资料的编制及整理工作极其繁琐,且档案人员的薪资待遇水平普遍偏低,导致档案工作人员队伍流动性大,人员极不稳定.人员在调离岗位前,没有与新介入的人员做好交接工作,造成档案资料管理工作严重脱节,档案资料缺漏、遗失的情况频繁发生.
2.3 工程文件的收集、管理未与工程建设进程相同步
一方面工程档案管理的工作无法和工程技术人员、工程管理人员提出的要求吻合,不及时地把工程档案制度纳入工程项目管理制度之中,从制度上无法保证工程档案管理工作的落实;另一方面档案管理工作掌握不了各个单位、分部、分项工程的建设规模,时间节点,也就不能制定完善合理的管理任务书.部分工程文件分散在形成者使用者之间,而不注意对文件的保管,等到工程竣工验收时发现竣工资料不全,资料员连夜突击补缺,某些原材料的质量证明文件临时向厂家索要,这些闭门造车现象和突击应付式等没有责任心的表现为工程档案质量埋下了隐患.
3 城市轨道交通工程档案管理信息系统的实施措施
3.1 加强档案法律法规教育
城市轨道交通建设工程在具体实施过程中,虽然其施工周期比较长,具有一定的复杂性,但是通过一些新型技术的引进和利用,对城市轨道交通建设工程的质量而言,也能够起到一定的保障性作用.但是在施工过程中所涉及的一系列档案、文件,比如施工文件、监理文件等,这些文件对整个建设工程而言,具有非常重要的影响和作用.与此同时,这些文件需要被进行有效的整合和收集,为档案管理提供准确有效数据资料,提高档案管理的质量和水平.除此之外,凡是参与到城市轨道交通工程建设的监理或者是施工人员,自身都需要具有比较强的档案法制意识,这样才能够对自己的行为产生一定的影响.另外,要在实践中加强档案管理法律法规的学习、培训和教育,让所有参与到其中的工作人员能够真正意识到,作为城市轨道交通的建设者,必须要保证工程质量,同时还要保证工程档案的质量.
3.2 加强业务培训工作,提高业务水平
在城市轨道交通工程建设过程中,针对档案工作人员业务水平不高的问题,档案管理部门应加强工作指导与培训.首先,在工程项目开工前期组织各参建单位参加档案业务培训,介绍档案整理立卷规范、操作方法,使工程技术人员了解工程档案管理知识,档案工作人员了解工程建设和工程专业知识.其次,定期深入施工现场,一方面有针对性地对一线档案工作人员进行跟踪指导服务,提高其业务技能和水平;另一方面有助于了解工程动态,了解资料流向,确保档案材料收集齐全、完整、准确.再次,建设单位档案人员应与时俱进,了解工程建设和工程技术专业知识,优化知識结构,拓宽知识面,培养现代复合型人才.
3.3 完善轨道交通档案管理信息化建设
工程建设项目档案管理相关规章制度,是档案管理人员从业的指导文件,是保证档案管理标准化、规范化的重要手段.以规章制度来明确档案管理标准,落实档案管理相关责任,规范档案管理人员从业行为,才能保障档案管理的科学化、规范化、标准化和系统化.城市轨道工程档案管理制度建设,需要结合企业档案管理模式、业务范围、经营内容等来建设,并将档案管理制度纳入企业的整体管理制度体系之内.
4 结语
本文提出运用信息化手段,规范城市轨道交通建设项目的档案管理,实现归档流程、规则的统一,实现在线归档,提高档案管理的效率,用现代工程管理思想引导城市轨道交通工程建设实践,提高建设管理的科学性、专业性和先进性,发挥工程档案的价值与效益,具有重要的工程意义,为其他城市组织开展档案管理工作提供了借鉴.
参考文献
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交通和档案管理引用文献:
[1] 交通和档案管理毕业论文格式范文 关于交通和档案管理类论文范文文献2万字
[2] 档案管理和交通论文怎么写 关于档案管理和交通方面研究生毕业论文范文2500字
[3] 档案管理和交通毕业论文怎么写 档案管理和交通方面在职开题报告范文5000字
