《方便利用和安全保密:西藏民族大学涉密档案整理工作的实践和》
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摘 要：本文以西藏民族大学涉密档案整理工作为分析对象,通过对涉密档案整理实践进行梳理,总结涉密档案整理过程中出现的问题及解决办法,反思涉密档案整理工作的最优统筹计划,以期为更加合理、科学的档案整理工作提供借鉴.
关键词：西藏民族大学;涉密档案;档案整理
档案整理是指按照一定的原则和方法,对零散和需要进一步条理化的档案进行分类组合、排列、编目等,最终实现档案系统化的过程.涉密档案整理同样如此,也是一个使之规范、有序、系统化的过程,最终保密安全的前提是实现涉密档案的方便利用.2019年上半年,西藏民族大学在档案数字化项目期间开展涉密档案整理工作,旨在理顺涉密档案工作机制,加强涉密档案的实体安全和信息安全,同时为查档者提供更加优质快捷的档案利用服务.
一、整理前涉密档案的状况
1.涉密档案与非涉密档案混合整理组卷.由于历史遗留原因,我校的涉密档案与非涉密档案混合整理组卷,这样不仅极易造成档案泄密,危及涉密档案的信息安全.而且在档案数字化的过程中,由于按照规定涉密档案不能上网,混合组卷的整理方式也严重阻碍了档案数字化的进程,为档案管理带来极大的不便.
2.涉密档案“家底不清”,涉密档案的文件目录混乱.虽然本单位前期已由专人将大部分涉密档案在电脑中进行单机著录,基本实现了近几年涉密档案在excel文档中的目录级管理,但是还有大量的涉密档案夹杂在非涉密档案案卷中,且目录缺失.在涉密档案利用过程中,需要翻阅大量档案实体,常常使得档案工作人员徒增工作量,也未能找到所需信息.
二、涉密档案整理的原则和思路
1. 涉密档案工作的原则.确定涉密档案工作的原则是安全保密与方便利用在此原则的指导下,整理人员将涉密档案单份盒装保存,并设置专门的保密档案室集中存放.同时由专人负责涉密档案的保管、利用,并安装防火、防盗视频监控设备,改善涉密档案的保管条件,改进涉密档案的管理方式,从源头上加强涉密档案的实体安全和信息安全.
2.整理档案的目的.整理档案的主要目的是利用,所以在涉密档案的整理过程中,尤其需要注意的是如何分类、如何装订、如何装盒才能方便档案查询,方便快速找到所需的档案文件和材料.
3.涉密档案档号编制规则.为了方便工作,经调研和测试,确定本单位涉密档案的档号结构为“年度m-档案门类代码-保管期限-盒号.件号”（案卷号/盒号后期按档案件的数量确定,另行给予）,上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“.”隔开.如“2011m-DQ12-Y-1.0001”.保管期限据实填写,如果文件上无保管期限,按“长期”处理.涉密档案不入档案管理系统,与不涉密档案分开保管.
三、涉密档案整理的步骤
1.灵活采用各种方法,克服各类实际困难,整理出涉密档案文件目录.
2.制作填写《备考表》,注明涉密档案整卷或单件抽出、转移的情况.
3.按照已整理出的目录,年度从2018年開始往前推,将所有涉密档案从档案库房中抽出,在这一过程中需逐本核对每盒档案中涉密文件,具体到件.检查清单中只有盒号没有件号的该盒档案是否涉密,如果不涉密,还原放回;如果涉密,将涉密文件抽出.抽出涉密档案的过程分为三种情况：（1）整卷密：即按卷装订的档案,整卷都为涉密文件.这种情况处理较为简单,将整卷档案抽出并将《备考表》放入空盒,按照原档号放入非涉密档案库房中对应的位置.（2）卷装单件密：即按卷装订的档案,其中某件或者某几件为涉密档案.这种情况的处理略繁琐,需要将原案卷拆开,取出涉密档案以后再原样复原.其后同样需要在《备考表》中注明涉密档案单件或多件抽出、转移的情况.（3）盒装单件密：本单位在2014年及以后的档案实行按件管理所以盒装单件档案涉密的情况多发生在2014年及以后的档案中.这种情况下,直接将该档案盒中涉密的某件或多件档案取出,并在《备考表》中说明档案抽出、转移情况.
4.查漏补缺,按文号检索或其他途径查找涉密文件档案目录中无档号的文件,务必保证使所有涉密档案都抽出.
5.将涉密档案按照年度重新归档.此处“重新”并非完全的按照新收集的文件立卷归档,而是按照原档号中的实体分类号,如2018-XZ11这样的类别重新装盒放置,盒号可以重新编制.2018-XZ11的所有涉密档案完成装盒以后,再开始进行2018-XZ12的归档装盒,依此类推.
6.与档案数字化外包公司协商,讨论涉密档案著录整理和著录的标准与细节,签订《保密协议》及《技术服务备忘录》,并进行涉密档案的交接和监督指导.
四、整理过程中发现问题并及时予以处理
1.在整理早期历史文书档案中的涉密档案文件里,发现早期历史文书档案中有不规范、未处理案卷情况.例如,发现18卷未整理的涉密档案案卷.因本单位早期历史文书档案未分大类,故早期涉密的历史文书档案亦未分大类,处理方式是尊重档案的来源原则和原生状态,按年度续在原涉密档案案卷后面,不单独编制档号.
2.件内文件目录与档案实体不一致,存在跳页、漏页现象.例如：2016-XZ11-5,有两份155件档案.处理方法：由档案馆工作人员甄别,最后发现两份文件装订在一起,但内容上并未有任何关联,应按两份档案处理.
3.部分档案除了目录无其他加工处理.例如：2011-XZ11-2第（1）盒中无文件目录,仅在第（1）盒中有文件目录,且目录未标注无密级、未加盖归档章、无页码.处理办法：重新标明密级、添制页码、加盖归档章.
4.涉密档案文件的原档号并未完全尊重档案形成的时间.例如,2017年度的涉密档案中有部分2018年的文件,是否重新添加到2018年度.处理办法：尊重每个归档年度（我校的具体情况是上学年结束,一般为1月份中旬）内文件之间的内部联系,文件时间按实际填写,归档年份为实际归档年份.
5.进行涉密档案抽出的过程中遇到涉密档案清单中涉密,但实际不涉密.以及涉密档案清单中不涉密,但实际涉密,或者有部分文件涉密.处理办法：按照涉密、未涉密的实际情况处理,涉密档案文件取出另行整理,非涉密档案文件则放回原档案案卷中,并及时更新、整理出《涉密档案文件目录清单》.
6.涉密档案著录加工著录中,发现文种五花八门,并与非涉密档案文件的著录不一致.处理办法：统一文种著录种類.内容完全一致的文件是否需要各自著录?处理办法：由档案馆负责涉密档案的工作人员仔细甄别,根据文件实体而定.
五、经整理后的涉密档案
1.涉密档案管理机制得以优化.涉密档案的查、借、用严格履行审查登记制度,同时档案人员进出涉密档案库房执行“双进双出”的出入库登记制度,无关人员一律禁止进入涉密档案库房,定期开展涉密档案自查自纠工作,强化档案人员的保密意识,以查促改,以查促管,不断提高涉密档案管理水平,确保涉密档案内容不失密、不泄密、不被窃密.
2.涉密档案管理的硬件设施、设备、保管、利用条件得到改善.在涉密档案整理工作进行的同时,我单位专门设置涉密档案库（室）,涉密档案库（室）安装了专门的保密防护系统,配备涉密计算机,并对涉密计算机进行了物理隔离,对涉密计算机安装防护系统, 改善涉密档案的保管和利用条件.
3.涉密档案的收集归档途径得以规范和完善.建立和健全归档制度,加强对归档部门的业务指导.提前和可能产生涉密档案的归档部门进行沟通和协商,明确收集工作中的保密要求和涉密档案归档范围,强化涉密档案的归档登记制度.在登记时注明材料密级及保密期限、份数、页数及相关信息、归档单位、归档人和知悉范围.要检查涉密档案材料是否完整,有无缺页.档案管理部门和归档单位要密切配合,认真核实归档材料,既要符合归档要求,又要关注保密事项.涉密档案材料归档人员应当两人同行,以防意外发生.部门负责人在归档前应当审阅,在相关归档审批表（单）上签字确认.
随着高校的发展和社会的进步,涉密档案的类型必然越来越多,涉密档案工作必定面临着越来越多的挑战.在实践的基础上总结整理过程中的问题、思考解决问题的过程,这对以后本领域、本行业更加合理、科学的涉密档案整理统筹计划具有一定的积极意义.
参考文献：
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[2]李 勤.资源勘查类高职院校涉密资料管理问题的研究[J].云南地质,2018
[3]夏忠刚.涉密文件归档之我见[J].浙江档案,1992
（作者单位：西藏民族大学图书馆）
作者简介：李丽（1988-）,女,汉族,河南镇平人,档案学硕士,西藏民族大学图书馆,馆员,研究方向：高校档案管理与利用服务.
基金项目：西藏民族大学校内科研青年项目：西藏高校档案工作现状分析与对策研究——以西藏民族大学为例,项目编号：17MDQ09.
上文总结:这是适合不知如何写档案整理方面的西藏民族大学专业大学硕士和本科毕业论文以及关于西藏民族大学论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料.
西藏民族大学引用文献:
[1] 西藏民族大学论文范文素材 西藏民族大学方面有关本科论文怎么写2500字
[2] 西藏民族大学查重
[3] 时政和西藏发展论文怎么撰写 时政和西藏发展大学毕业论文范文3000字
