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规范化管理和时政论文范文

【摘要】档案是《院志》编纂的核心参考资料,档案的规范化管理和利用是顺利进行《院志》编纂的重要前提.本文分析了在《院志》编纂过程中遇到的实际问题,提出了相应的解决措施,对进一步加强档案规范化管理和利用、提高《院志》编纂效率具有重要作用.

【关键词】《院志》;档案规范管理;对策

《院志》体现的是一个单位成立以后方方面面的发展情况,涵盖内容丰富,涉及面广,需要大量的原始记录为依据,对《院志》的编纂要求可以概括为四个字：全面、真实.若要实现《院志》内容的全面性、真实性,档案便成了唯一可查、可追溯的参考依据.

一、档案在《院志》编纂中的重要作用

档案的伴生性与客观性决定了档案资料的“真”,所有档案资料必须是伴随着事件发生而产生的,因此,也只有档案能够客观反映事件发生的背景、过程、结果,并且是可以进行追溯的证明性材料,基于此,根据档案编纂的《院志》才具备了真实反映单位发展历程的重要特征.

《院志》的编纂离不开档案.以笔者所在单位60年《院志》編纂为例,大量的历史资料均是通过查找档案得来的,但由于单位成立之初各方面事业发展极不均衡,对档案事业重视不够、档案管理不尽规范,丢失了许多重要的档案资料,尤其是能够反映单位建立初期院容院貌、科技成果、人文交流等的照片、影像资料更是寥寥无几.为了能够尽可能保证《院志》内容的连续性和真实性,编纂小组走访咨询了众多退休老领导、老专家,收集他们手里留存的文字或照片资料,还通过他们提供的线索前往省档案馆、上级主管单位、有业务来往的单位进行了实地走访和查询,但真正能够找到的可用依据少之又少,耗费了人力、物力、财力,却仍旧无法弥补《院志》缺失的内容,这对于单位而言,少了一笔极其珍贵的历史记忆.相比而言,80年代以后,我单位有了专职档案管理员,对之后单位发展形成的各类文件材料按照档案整理规范进行了立卷入库,材料相对齐全,《院志》编纂工作顺利许多.因此,档案的规范化保存、管理、利用,才是最大限度发挥档案的重要作用、产生最大化经济和社会效益的重要前提.

二、《院志》编纂中档案利用存在的问题

除了档案材料的缺失无法弥补以外,在真正利用档案进行《院志》编纂的过程中,笔者还是发现了较多问题,主要表现在以下几个方面.

（一）档案分类标准不一致.在查找档案的过程中,存在相同类型的档案资料保管期限不一致的现象,加之早年档案没有建立电子目录,在实际查找过程中,为避免遗漏,每次查找档案均要将永久、长期、短期各个卷目翻看一遍,耗费时间,同时造成案卷破损较为严重.造成这一现象的原因是多方面的.笔者认为,一个主要原因是单位没有编制统一的、适合本单位实际的《档案材料保管期限表》,对档案的整理标准多是前后任档案管理员口口相传,档案管理员工作交替后,由于个人工作经验、对档案分类的理解程度等方面的差异性导致了相同类型档案存放期限不一致的现象.另一个主要原因是档案收集不及时,导致该年度档案立卷完成后,发现了有遗漏的应该立卷却没有立卷的材料,为了减少工作的重复,就将其存放在下一年度,也没有在档案备考表上加以说明,出现了在当年度没有找到该资料就默认为没有存档的现象.当然,为了保持文件之间的有机联系,遵循文件的形成规律,需要对某些文件资料的排放顺序进行调整,但如果档案整理人员对该项工作了解不够,就不能很好地掌握这一尺度,这也导致文件顺序排放混乱的现象发生.

（二）档案材料收集不全.国家档案局发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》明确规定,凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围.在实际工作中,却很难做到应收尽收.首先,档案管理员多为党政办公室工作人员,秘书工作本就多且繁复,腾不出更多时间监督各个科室及时、完整地移交有关资料.而业务科室为了使用方便,也会出现文件资料暂缓移交的现象,加之档案管理员对各业务科室工作不够了解,不能清楚知道哪些材料交了、哪些材料没交,在整理档案时,对未能及时移交的材料也就不能按规定及时立卷入库,查找利用时出现了档案材料不全的现象.

（三）档案集中利用不规范.《院志》涉及内容多,编纂小组按照所在科室进行了分工,科室内部人员进行了二次分工,看似大大减少了每个人的工作量,但在实际编纂过程中,多次出现相同的档案材料反复借阅的现象,不仅增加了档案管理员的工作量,也增加了档案破损的风险.笔者认为,造成这一现象的主要原因是由于科室内部、科室与科室之间独立工作,对编写《院志》缺少整体的、系统的规划,导致个人忙个人的,忽略了因此给档案管理员带来的较大的工作量.

三、档案规范化管理与利用的几点建议

（一）提升档案意识.所谓档案意识,就是人们对于档案在单位各项事业发展中所起的作用、所处的地位的认识.随着档案工作在国家建设进程中愈加重要,很多单位也将档案工作提升到新的高度加以重视,投入了大量人力、物力和财力确保单位档案工作紧跟时代要求.但档案工作决不是一个人或一个部门就能完成好的工作,需要整个单位职工的共同努力.要坚决纠正认为档案工作就是简单的抄抄写写、装装订订的错误思想,加强《档案法》等相关规章制度的宣贯,在职工中养成“产生的重要文件及时归档、用应归档文件反过来指导工作进程”的良好习惯,也只有这样,才能实现档案资料应收尽收,实现将档案工作与其他业务工作有机结合、相互促进.山东省农机院这一点做得比较好,不仅在多个场合提到过档案工作的重要性,院领导更是以身作则,会议相关的文件材料也都是第一时间交至文秘、机要人员手中,确保能够将最原始材料留全留好.

（二）加强档案工作人员业务能力.档案工作是一项专业性、技术性很强的工作,要求档案管理人员不仅要有过硬的专业能力,还要对单位事业发展有宏观的把握,能够洞察档案所涉及事件的内部联系,才能更好地对档案进行编研,使档案发挥最大化效益.随着信息时代的发展,传统的档案编研手段已远远不能满足当前时展要求,急需通过科学技术推动档案事业转型升级.对于基层单位来讲,目前能够优先做到的,就是建立电子档案目录,缩短档案查找时耗,下一步,通过自动办公系统,逐步建立电子档案,提高档案管理和利用效率.山东省农机院近几年持续投入资金,加大对档案事业的支持,多次派送档案管理人员参加相关的业务培训,积极引入上级单位公文办公系统,为逐步实现电子档案管理奠定基础.

（三）进一步规范档案集中利用流程.通常情况下,档案借阅人对档案的利用时间是分散的,但如果遇到类似编纂《院志》、申报项目等多个部门同时需要借阅相同档案的情况时,应由档案管理部门进行统筹规划,将可能用到的档案提前梳理,制定借阅利用计划,最大程度提高单次档案查找利用率,降低档案“找出来”和“放回去”所花费的时间成本.比如在《院志》编纂时,应由各部门提出档案利用计划交单位档案室,由档案管理员制定档案借阅利用时间安排,有相同借阅意向的归为一组,规定一个固定时间段进行档案查阅,从而使整个档案借阅、档案利用、《院志》编撰工作井然有序.