《新形势下办公室保密工作路径探析》
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摘 要：保密工作是办公室的重要工作之一,近些年来保密工作面临的新形势和信息技术的发展,对做好保密工作提出了更高的要求.本文分析了当前办公室保密工作存在和容易忽视的问题,对如何做好保密工作提出了几点对策.
关键词：保密;办公室;新形势
保密工作无小事.保密工作一直以来都是办公室的重点工作, 企业的涉密信息很大一部分由办公室产生、传输、保管,办公室作为企业涉密信息的管理部门,具有知密时间较早、知密内容较多,知密密级较高等特点,因此,办公室也成为了失泄密最大的风险部门.在当前新形势下,如何发挥办公室保密工作管理部门的作用,如何在不影响涉密信息正常流转的情况下保障涉密信息的安全,都是当前保密工作的难点和重点.
一 新形势下保密工作的难点
(一)泄密渠道难以控制
随着信息技术的发展,大数据下的信息获取主要是依托于人—互联网的交互记录.在当今的网络时代,信息量越来越大,信息传递速度越来越快,信息处理的自动化及信息服务突破了地域限制,人们获取和处理信息的方式日益多样化,数据共享的程度越来越高,保密工作的难度也随之加大.这就需要我们对互联网和大数据有更深的认知,才能寻求解决之道.
(二)涉密信息难以界定
当前,除了有明确标识的密级文件外,很多工作秘密、商业信息、研究成果等没有定密的信息的泄露,很可能引发一连串的商业危机,给国家和企业带来无法弥补的损失.但此类信息的界定较难,没有统一的标准和判断,需要根据实际工作情况来界定,又不能擅自确定信息的秘密等级,造成乱定密.因此,需要行业或者主管部门对相关涉密信息给出相对明确的界定,并按照密级文件来参照管理.
(三)监管方式难以突破
当前,涉密信息的监管主要靠機要人员和接触涉密信息的人员通过“自我监管”的模式来进行.此种监督方式完全靠相关人员的保密意识和自觉性.办公室对于涉密信息的监管只能在流转的起点、或者亲自送文过程中进行提醒和指导,无法做到件件“人盯人”管理,无法实现所有涉密文件的全过程监督.这样就容易产生对涉密文件的留存部门的监管盲点,全凭相关部门的自我监管.
二 当前保密工作中存在的问题
(一)保密制度流程不健全
保密管理涉及的内容包括组织机构、定密、人员管理、保密设施设备、信息公开、涉密会议等多项内容.缺少其中一项或几项,都会造成保密工作中无据可依,给涉密信息的管理带来风险.保密制度是保密工作开展的基础,制度的不完善直接影响到保密管理各项工作的开展.同时,制度体系中应包括或者配套完整的涉密信息流转流程,有明确的起点、过程和终点.缺少流程指引,会造成节点混乱,相关人员不知道自己应该做什么、怎么做、做到什么标准,也是造成泄密的关键问题.
(二)人员责任意识不强
思想上的松懈是泄密事故发生的根本原因.涉密信息丢失,绝大部分原因都出自于涉密人员的工作疏忽或者麻痹大意,认为保密工作只是机要人员的工作,对涉密信息的管理没有引起足够的重视,存在着重业务、轻保密的倾向.例如在公共场合讨论涉密话题被他人无意听到造成泄密;在私人交往和互联网通信工具中聊天无意识泄露涉密信息;没有严格的文件收发登记,不按照规定传阅、保存文件而导致文件泄密;不严格遵守信息发布审批,造成信息泄密;缺乏系统培训,对于涉密信息缺乏高度敏感性,随意管理、处置,无意间给别有用心的人提供了窃取秘密的机会.
(三)保密技术不到位
当前,随着信息技术的发展和互联网的普及,企业办公越来越依赖于信息化设备,确保设备的保密安全是当前保密工作需要监管的重点.部分涉密工作人员对办公设备的使用安全不了解,对办公设备管理不善形成了重要的泄密渠道.例如不知道一些复印机在扫描和复印过程中会保存文件副本,甚至不清楚涉密和非涉密计算机的区别,在涉密和非涉密计算机上交叉使用可移动存储介质,造成泄密;在设备维修维护上没有严格执行规定,由未签订保密协议的非合同单位人员维修设备造成泄密等.
三 当前办公室保密工作的路径探析
以高质量发展促进保密工作转型升级.
(一)加强质量管理,完善闭环管理流程
套用PDCA循环从计划、执行、检查、处理4个环节对保密工作进行检查和提高.从闭环管理的角度来看,涉密文件的产生应包含拟稿人起草、部门负责人审核、办公室秘书审核、办公室主任审核、领导签批、编号排版、拟稿人校对、印发等环节;涉密文件的流转应包含接收、登记、批示、、回收、保管、清退等多个环节.所有环节环环相扣,必不可少,才能构成保密管理的闭环流程.同时,通过PDCA循环不断发现问题,改进和提高检查工作的能力和水平,不断发现漏项、缺项等,以推进保密管理流程不断完善和提升.
(二)加强制度建设,打造夯实基础体系
办公室作为保密主管部门,必须高度重视制度建设,依据保密法和相应的规章,在分析本单位实际情况的基础上,认真进行泄密风险排查识别,针对性地制定出符合本单位实际情况的保密制度.保密制度不仅应包括对涉密文件以及信息化涉密设备、人员、机构等的管理,还应设立保密工作检查和监督制度以及相应的奖惩制度等内容.通过定期检查以及不定期突击检查相结合的方式,对办公室保密工作开展情况进行了解,并对出现的一些问题进行及时整改,不仅有助于提升办公室工作人员的保密意识,也可以将办公室各项保密制度落实到位,而且科学的保密工作监督和检查制度,也有助于发现办公室保密工作中存在的不足,从而对办公室保密规章制度进行改进和完善.同时,保密制度中更应根据行业或者上级主管部门对涉密信息的界定,明确本单位的涉密文件和应参照涉密文件管理的其他涉密信息,使相关工作人员可以清晰明确的开展工作.
(三)加强沟通协作,构筑命运共同体
要加强和各个科室之间的联系、协调和沟通.保密工作需要单位的全体员工积极参与、群防群治,有了全员的积极参与,才会筑牢防线,夯实保密的基础.在做好日常工作部署的同时,办公室要加强对各职能科室保密工作的检查和指导工作.要及时召集各个科室的负责人及业务人员做好保密知识的学习和保密理念的灌输,让全体干部都能够提高保密工作的思想认识,同时也要定期或者不定期重点抓好全面检查指导,努力消除一切可能发生泄密的因素,切实保障保密工作的有序推进.要把保密要素落实到各个环节当中,各个部门的负责同志必须要严格把好保密工作的第一关,并且注意日常工作的检查和管理,办公室也要积极履行管理职责,把日常保密工作落到实处.
(四)加强学习教育,提升人员素质能力
办公室人员保密素质的高低直接影响保密工作质量.办公室人员作为保密工作的重要参与者,必须加强保密意识,不断增强新形势下做好保密工作的紧迫感,要将保密学习和政治学习结合起来,增强政治敏锐性,提高对具体问题的判断力,从根本上提高保密意识.不但要学习保密形势、法律法规和规章制度等基本知识,还要学习掌握必要的现代信息防范技术;不但要积极参与保密知识培训,还要自觉承担对本单位各职能部门保密工作的管理和指导,以具体案例对相关人员进行警醒,增强其责任心和泄密防范意识.不断提高涉密人员对保密法规的理解深度和在业务工作中的应用能力,使其对保密的范围、应该保住的秘密和如何保密有清醒明确的认识,促进保密工作更加规范化.
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