《高校档案资源开发探析》
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摘 要：高校档案是一所高校建设与发展的历史缩影,蕴藏了非常重要的信息资源.在全球信息化时代背景下如何最大化地发挥高校档案作用是高校建设与发展过程中亟待解决的一个重要问题.本文通过阐述高校档案资源开发的作用和制约档案开发存在的问题,提出开发高校档案资源的思考.
关键词：高校 档案 开发
高校档案资源是社会信息资源的重要组成部分,是见证、还原、保存历史的重要途径.在全球信息化时代背景下,深度挖掘高校档案资源,发挥档案在教育教学和服务社会中的作用,对于提升档案工作的价值具有重要意义.
一、高校档案资源开发的作用
高校档案馆保存着学校从建校至今的各类文献和实物资料,涉及教学、科研、管理、基建、财务等各个方面,对于学校科学决策、提升教育功能、服务社会发展都具有重要作用.
(一)有助于提高学校科学决策水平
高校档案馆存储着关于学校基本建设、教学科研管理以及发展规划等各方面的资料,特别是各种实验数据、阶段总结、手稿、合同、证书、录音、录像等素材更是不可多得.作为确凿的原始材料和证据,这些经过系统整理而形成的重要资料和数据图文并茂、立体真实,比较真实地反映了高校各个阶段的工作情况,是高校制定科学决策和发展规划的重要依据和借鉴.因此,开发高校档案资源,对于提高高校决策的精准化、科学化水平具有重要意义.
(二)有助于拓宽高校教育渠道
作为学校发展历程的真实记载,档案是帮助学生了解校史的重要载体,档案中记载的各个时期重要的历史事件,准确、翔实地还原了历史,是帮助学生明辨是非、释疑解惑的重要素材.开发档案资源,发挥档案育人的作用,可以帮助学生深入了解学校的办学背景,办学过程,各个专业、学科的发展脉络,不同阶段的丰硕成果和典型事迹,让学生在寻根过程中清楚学校的发展历史,在对比过去中体会学校的发展变化,在鮮活的事迹中感受学校的文化底蕴,从而增强自豪感、荣誉感和使命感,进一步明确自己肩负的责任,勤奋学习,努力进取.
(三)有助于实现档案资源共享
随着社会信息化的不断发展和大众对信息知情权的需要,人们对档案的认识和期待已经实现了新的突破,档案不仅应是“具有保存价值”的文献资料,更应该是实现信息共享的媒介,档案信息资源共享已经成为信息时代的发展趋势.开发高校档案资源,把丰富的教学科研管理等档案资源,通过信息资源共享,转化为公共服务优势,有助于提升高校发展的软实力.
二、制约高校档案资源开发的瓶颈问题
档案作为一笔丰厚的宝藏,其历史价值不可估算.现阶段,由于认识、经费、管理等诸多因素的影响,大多数高校的档案功能未得到很好的开发,很多高校的档案仅仅起到查找凭证依据的作用,其潜在的教育功能未得到充分的重视.
(一)学校重视不够,人力、物力、财力投入不足
对档案和档案管理的狭隘认识,导致部分高校档案工作在人员配备、经费投入、环境改善等各方面一直未得到应有的重视.有些高校的档案管理员只有2人,甚至有些市属院校只有1人负责档案的存储、借阅和管理工作.截至2019年底,北京市属高校中成立档案馆的学校只有7所,大多数学校的档案部门还是挂靠在校办或是校友校史办.据不完全统计,有些高校用于档案工作的年均经费多年来始终维持在10万元以下,有些高校的年均经费甚至不足5万元,短缺的经费在物价不断上涨的今天连档案工作日常运转都捉襟见肘,根本无力对档案进行开发利用.提高对档案工作的认识迫在眉睫.
(二)管理手段落后,利用率不高
档案管理包括收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑和研究、利用等方面,这些方面既有基础性工作,也有利用性工作.
基于现代档案信息管理角度,档案管理可以分为实体管理和信息开发.纵观高校档案管理整体情况,普遍存在重实体管理,轻信息开发的现象.有些高校在档案信息开发方面尚处于起步阶段,对档案的编辑、研究和利用投入精力尤其不足.
档案实体管理虽然得到一定程度的重视,但大多停留在收集、保管、借阅等方面,对于案卷质量、各类别档案的著录细则之间的相容性、系统软件的移植性等方面研究不够；档案管理的标准、组织工作程序与计算机信息处理技术特点之间不相适应的现象比较突出,档案工作中基础工作标准化、规范化尚需改进.
受历史原因影响,用于档案管理的软件虽然很多,但能够实现文件检索、信息处理、成果编辑统筹兼顾的还屈指可数,档案信息数字化的进程还有待进一步加快.
(三)管理队伍人员不足,素质有待提升
做好档案资源开发,关键在人.从目前高校整体情况看,档案管理队伍普遍存在编制不足、素质不高、培训不到位的现象.一是编制不足.长期以来,高校档案管理队伍建设始终未得到应有的重视,除部属高校外,大多数高校的档案管理员编制长期稳定在1到2人,受人员编制影响,档案管理工作也处于维持状态.二是素质不高.许多高校档案部门尚未配备档案专业的毕业生,档案复合型人才更是欠缺,大部分档案人员要么是非专业出身,要么处理信息技术水平不强,甚至是为了解决岗位临时安置的人员,尽管配备了先进设备,仍不能很好地发挥作用.三是培训不到位.随着信息化技术的飞速发展,档案管理工作也需要紧跟时代变化,档案工作人员的工作理念、管理手段和工作技能亟待提高,定期开展工作人员培训不容忽视.
三、高校档案资源开发的思考
高校档案是一座亟待开发的宝藏,盘活档案资源,让档案走出库房,让大众认识档案,通过良性互动,发挥档案在传承学校文化、增强学生爱校情怀方面的作用.
(一)提高对档案管理工作的认识
同志指出：“档案工作是一项非常重要的工作,主要是因为档案工作是一项基础性工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案.”做好档案工作是各单位不可推卸的责任.2020年6月,第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订了《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）,围绕完善档案管理相关制度,规定了机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案管理责任.各高校应从传承学校历史、促进学校发展、培育合格人才的高度提高对档案管理工作的认识,将档案工作与学校教学科研管理同规划、同部署、同落实、同考核；应从促进档案事业发展的角度逐年加大对档案工作的人力、物力、财力投入,不断改善档案工作条件.档案工作部门应加大《档案法》和档案知识的宣传教育,让师生了解《档案法》和档案知识,自觉遵守《档案法》；让更多部门认识档案资源对于本部门事业发展的重要性,提高随时归档意识,不断丰富高校档案馆藏；让更多学生知道学校档案库里的丰富资源和开发这座宝藏对于自己成长成才的重要意义,从而为档案资源开发奠定基础.
（二）加强档案信息化建设
档案信息化建设既是新版《档案法》增加的新内容,也是新时代提高档案工作水平的努力方向.当前在全球应对新冠疫情挑战的大背景下,期望高校提供网上查阅档案平台、网上传递证明材料的呼声越来越高,推进档案工作信息化显得尤其突出.各高校应在单位的事业发展规划中将档案信息化建设列为重要内容,增加专项投入,逐步实现档案工作的数字化、信息化,逐步推進档案查阅工作的网络化,逐步提高档案助力教学科研管理的效率.软件开发部门应根据档案工作的特点、标准和管理程序,加大软件开发力度,最大限度与现行OA办公系统实现有效衔接,提高档案文件检索、信息处理、成果编辑的效率.有条件的高校也可以根据本校的特点自主研发适合自己的档案管理软件,实现学校内部档案管理与教学科研、学生管理资源共享,最大限度地发挥档案资源在推进学校教学科研管理中的作用.
(三)强化档案管理队伍水平
人才是第一生产力,档案管理队伍水平决定档案资源开发的效果.各高校应充分认识档案育人的作用,不断提升加强档案管理队伍建设的认识,将档案育人纳入学校“三全育人”总体目标,统筹考虑,同步推进.结合高校实际情况应从引进、培训、搭台和流动四个方面加强档案管理工作队伍建设.一是积极引进.增加岗位编制,吸收档案专业的人才充实档案管理队伍,从而提升档案管理、利用和服务的科学化水平.二是加强培训.对现有工作人员加强业务培训,定期组织他们参观学习,用先进的档案管理理念武装头脑,提高档案开发意识和服务教学科研管理的技能.三是搭台培养.协同教务、学生、宣传等部门在课程设置、学生活动、校园文化建设等方面将校史内容单列,为档案员走进课堂服务教学科研和学生思想教育搭建平台,让他们在育人的实践中得到锻炼提升.四是对不适合档案工作的人员有序做好人才流动.通过加强档案工作管理队伍建设,激发档案管理人员的活力,变接收归档为主动搜集,变守摊儿看护为探索奥秘,变坐等查询为主动服务,让档案活起来、动起来、站起来,让档案在教书育人中发挥其应有的作用.
(四)凝练有教育特色的档案成果
深度挖掘高校档案资源,凝练具有教育特色的档案成果,并以大众喜闻乐见的方式呈现出来是新时代高校档案资源开发的重要任务.一要深度挖掘.结合学生成长规律和专业特点,认真查找档案中可利用的资源,为学生教育管理服务等提供基础素材.二要凝练提升.结合学生教育的特殊需求,有针对性地对档案资源进行检索、提炼,编辑具有教育特色的档案刊物.三要创新形式.教育只有紧跟时代,贴近生活才能事半功倍.针对00后学生多为互联网“原住民”的特点,档案资源的开发与利用也必须创新形式,将有价值的档案信息整合,融入生命的气息和时代的节奏,通过微信、短视频、抖音等传播给学生,让他们在休闲娱乐中受到教育熏陶,真正发挥档案助力学生成长成才的作用.
* 2018年度首都大学生思想政治教育课题：专业特色嵌入《思想道德修养与法律基础》课堂教学的路径研究,项目编号：BJSZ2018YB44.
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作者单位：北京农学院
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