《电子文件和纸质档案在管理上的差异分析》
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【摘 要】随着当前社会经济的发展和信息化建设的不断完善,电子文件逐渐在各个领域中取代了纸质文件,成为企业管理中极为重要的一个组成部分.尤其是在建筑企业中,由于需要记录的建筑信息和数据繁多,纸质档案已经无法满足建筑信息的储存和管理,因此本文通过研究电子文件与纸质档案的特点,分析建筑企业中两者之间的差异,为建筑行业建立现代化档案管理提供一些参考和借鉴.
【关键词】电子文件;纸质档案;管理;差异分析
计算机技术的发展促使信息技术得到了广泛的应用,在建筑单位的档案管理工作中,档案管理的手段和方法、流程也发生了重要的改变.相比于传统的纸质档案管理,电子文件具有一定的优势,两者之间存在较大的差异,进而导致档案管理的方式出现差异.基于此,本文展开全面的分析和探究,通过对比分析电子文件和纸质档案的差异性为建筑行业应用信息化奠定基础.
一、电子文件与纸质档案的特点
电子档案是由电子文件借助计算机的识别、处理以及存储等功能转换而来的,并且能够在互联网中进行传递,通常来说是以案卷作为单位.而电子文件在现阶段的主要载体有硬盘、光盘、磁盘等,所以电子文件中所记录的信息已经打破了源文件的局限性,具有载体多样化、储存简便、快速、容纳性高的特点.但电子文件也存在一些缺点,比如互联网环境中电子文件的安全性可能会受到威胁,如果管理不到位,可能会造成文件数据被盗窃、篡改、抹除等,另外制作电子文件档案也需要一定的技术含量,对管理人员的专业素养和现代化办公工具应用能力具有相对严格的要求.纸质档案就是以纸作为信息记录的载体,通过文字叙述的方式记载相关活动和材料信息等.纸质档案的主要特点就是容易识别、存储方式更直观、保存时间长等.不过受纸质载体的影响,纸质档案材料具有易潮、易燃、易老化的缺点,这使得纸质档案的管理工作具有很大的难度,导致文字模糊、档案破损等现象经常发生,使档案价值无法得到充分的发挥.
二、建筑单位电子文件与纸质档案的差异分析
（一）档案收集归档方式存在差异.在建筑工程项目中,电子文件档案的归档方式与纸质档案不同,首先电子文件档案在形成的过程中要随时进行相关数字签名、信息认证以及身份验证、加密保护等,各种信息化保密措施较为完善,确保建筑文件在传输时不会出现信息、数据泄露等现象,保障相关档案接收管理人员在收到档案时信息内容准确、真实.而纸质档案在收集归档时就相对比较直观,通过对建筑现场情况直接进行整理和记录.相比之下电子文件档案的要求更为严格,不仅对档案格式和载体有具体要求,而且对文件的读取方式以及相关操作系统都有一定的限制.因此纸质档案与电子文件档案管理的差异也体现在载体的不同,相对来说在收集归档之后,纸质档案的真伪辨别性更强,作为凭证的价值性更高,电子文件由于可以实现更改或伪造,因此凭证说服力较差.
（二）档案鉴定工作存在差异.电子文件档案的鉴定工作主要是为了保障其在后续的建筑活动中具有实用性和参考价值,尽可能地保留建筑工程项目的关键数据、承建合同和施工活動过程、竣工验收材料等内容.而且鉴定工作的内容包括鉴定信息是否是电子文件格式、文件涉及的档案内容在多长时间内具有保存价值、电子文件的呈现技术能否充分体现档案真实内容等,主要的任务就是从建筑工程众多的信息流中挑选有价值的档案内容,鉴定技术有电子文件真实性检测、读取方式检测、网络病毒检测、信息完整性检测;而纸质档案鉴定工作首先要明确档案价值鉴定标准以及档案保存期限计划表.将收集到的无用档案或失去保存价值的档案文件进行剔除和销毁.纸质档案与电子文件档案鉴定工作的主要差别就体现在鉴定内容中,其在建筑单位中主要是鉴定档案的来源、信息内容、特征形式、是否具有相对价值、效益标准评定等.
（三）档案分析整理过程存在差异.在建筑单位中电子文件档案的信息和载体是可以实现分离的,因此档案实体分类也可以被概念分类所替代.纸质档案的分类整理就是一种典型的实体分类方式,通过单线式的排列方法对纸质档案进行手工操作管理,按照档案的主体项目名称、年限或者档案类别等实现室藏档案排列的有序性.在纸质档案管理的过程中分类整理是相当繁重的一项工作,为了确保档案调取和查询的快捷性,相关管理人员必须耗费大量时间对档案类型分门整理.而电子文件档案的整理则是通过计算机设备利用相关软件系统可以将收集到的文件信息按照关键字或者时间等进行快速有效、全方位的整理排序,更具有智能化的特点.而且储存电子文件档案的磁盘等设备也能够采用简单归类的方法,不会干扰磁盘中所储存的档案排序.管理人员可以根据不同的需要进行自动化检索,并进行自由的排列和组合,形成建筑活动所需档案材料.
（四）档案保管方式的差异.在建筑行业中,电子文件档案和纸质文件档案保管的环境要求和方式存在巨大差异,纸质档案在室藏保管方式中要求温度不能低于14℃、不高于24℃.相对湿度在50%左右.而电子文件档案磁盘保管条件一般是不低于17℃,不超过20℃,如果存储在云服务器中则对现实环境没有要求,只对安全性和机密性有严格控制要求.除此之外,电子文件档案的磁盘还会受到磁场的影响,所以在保管磁盘时要充分考虑磁性物质的作用,要尽量避免磁盘出现消磁现象,应该远离磁场,并且将存储载体放置在抗磁效果良好的金属盒内,规避剧烈震动导致载体破损.另外一方面,质档案一旦形成,记录的文字与载体就不能实现分离,是一种静态的实体保管方式.而电子文件可以实现载体与档案内容分离,并且具有更改和删减的功能,是一种实时的动态保管方式,而且随着信息化技术以及数据库技术的发展,电子文件的保管方式正逐渐从磁盘载体转变为云服务器存储保管,以节省相关管理费用.
（五）档案利用过程存在差异.在建筑单位中经常会出现各种维护或改建工程,需要调取相关档案.对于纸质档案需要经过相关审查、借阅手续,然后才可以提供原件档案或者印刷档案等.所有的档案内容可以直接通过肉眼辨认,相关细节内容需自行定向查找.而电子文件的利用过程首先要经过电子文件管理中心或者人员对调取档案的单位、机构或者个人进行身份查验,无误后确定查阅权限,在得到管理人员许可后,才能够对档案进行调取和阅读.不过电子文件的读取方式和纸质档案不同,必须要借助计算机硬件和办公软件才能够实现直观查阅,相比于纸质档案的阅读方式,不受地域和时间的限制,可以直接通过互联网进行查询和检索.但是从信息数据利用安全的角度上来看,电子文件的泄密性更强,通常会采用加密技术、数字签名技术、身份认证技术等作为保障.
三、结束语
综上所述,电子文件和纸质档案具有不同的载体形式,在自身特点的基础上,形成了两种差异较大的档案管理方法.但在当前信息化时代,应用计算机技术采用电子文件档案管理方式是建筑单位及行业发展的必然趋势,纸质档案虽然具有一定的优点,但是在信息共享的环境中,电子文件更容易被接受,而且在相当程度上简化了档案管理流程,提高了档案管理水平.因此在未来的档案管理发展过程中,要充分保障电子文件档案的安全性.
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差异分析和电子文件引用文献:
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[2] 电子文件学士学位论文范文 关于电子文件类自考开题报告范文5000字
[3] 档案管理和电子文件论文写作技巧范文 档案管理和电子文件有关毕业论文格式范文2万字
