《论如何做好软件项目实施》
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摘 要 软件项目实施是软件开发项目的一个决定性环节,软件项目的成功与否离不开实施.在软件项目实施过程中,应准备充分,充分沟通,及时总结,确保项目顺利有效实施.
关键词 准备充分;计划周备;高效沟通;及时总结
软件项目实施是指软件项目在开发、内部测试完成后,系统正式移交给用户使用前,进行基础数据灌入、业务流程确认与配置、系统试运行、实施培训的过程.软件项目从需求、开发、测试、实施到上线,每个环节都必不可少,但是实施是用户最初的体验环节,是第一印象的环节,是软件项目成功与否的决定性环节.软件项目的实施其实并不是一件很容易的事情,尤其是化的大型软件项目,它的实施周期相对较长,除了需要“明知山有虎、偏向虎山行”的信心和勇气,还需要做到以下几点.
1准备充分
1.1 技术储备充分
软件项目实施时需要掌握项目实施所涉及的各项技术,例如系统搭建、环境变量配置、服务器配置、数据库安装、初始数据割接、中间件安装与配置、应用软件打包与部署等,确保软件项目实施工作顺利进行.
1.2 业务储备充分
软件项目实施时除了要掌握相应的技术以外,还需要十分熟悉业务使用场景,尤其针对化的软件项目.例如OA项目的实施,除了熟悉常规的综合办公的业务场景之外,还需要熟练掌握公文管理模式,红头文件设置,公文流程扭转等,能准确听懂用户提的需求,提前想用户之所想,将碎片化的需求系统化,并给予专业的建议方案.
1.3 资源准备充分
软件项目实施不仅仅需要提前准备服务器、附属硬件设备、网络环境等硬环境,还需要准备相应的软环境,例如web应用系统需要安装相应的数据库（Oracle、SqlServer等）、web中间件（Tomcat、Weblogic等）、软件应用部署包等,确保系统运行正常.同时还需要准备现场对接、培训等需要的场地、系统演示等,确保软件项目实施.
1.4 人员准备充分
化软件的实施除了需要专业的实施人员之外,还需要相应的领先用户进行配合,梳理业务流程,确定业务审批节点及人员,提供相应的基础数据.例如我司OA项目的实施,在领导的支持下,联合成立实施小组,各个子分公司的文书、人资主管、综合主管等均参与项目的实施.
1.5 文档准备充分
软件文档分为开发文档、用户文档、管理文档.开发文档包含：可行性研究报告、项目开发计划、软件需求说明书、概要设计、详细设计、数据库设计等;用户文档包含：普通用户操作手册、管理员维护手册、培训文档、问题速查手册等;管理文档包含：项目开发周报、重要节点报告、测试分析报告、试运行报告、初验报告、终验报告等[1].软件文档是开发人员、维护人员、管理人员、用户与软件系统之间最重要的桥梁,在整个软件生命周期中起着十分重要的作用.尤其在实施过程中,与用户相关的培训文档,操作手册能快速地让用户学会使用系统,有时为了方便还会提供专项的操作视频、问题速查手册等,快速帮助用户使用系统.
软件文档还会带来以下好处：①软件文档是软件项目管理的依据,软件文档是将“不可见的”软件开发进程转换为“可见的”文字资料,便于知识传递和管理.②软件文档是项目组内部、项目涉及的干系人之间交流和联系的重要工具.③软件文档是进行项目质量审查和评价的重要依据,是审查人员进行相应的审查重要手段.④软件文档有利于维护人员熟悉系统,开展维护工作,支持软件系统的应用.
2计划完善
软件实施时需要充分考虑实施过程可能遇到的风险与可能性,不仅仅要考虑整体实施计划、重要里程碑,还要根据整体计划制定实施进度的详细时间安排表,确保项目能够顺利实施.对于OA项目的实施除了整体计划、重要里程碑,还要根据实际情况进行分段实施,第一阶段是进行了基础资料收集及基础资料填写培训,对在单位进行集中办公,其他地市通过视频会议的方式进行指导.第二阶段是对25家单位进行分批测试,制定分批对在测试过程中填报错误的地方进行纠偏计划.第三阶段是制定有效的现场验证支撑计划与后端配合整改计划.第四阶段是上线前培訓计划,集中培训、分层培训、个性培训等.不同阶段采用不同的计划策略,从而确保软件项目实施.
3数据完整
软件项目的实施过程中,最重要的一个环节,也是最困难的就是要确保基础数据完整性、准确性.数据完整与否,质量的高低,是软件项目实施能否成功的关键因素.“三分技术、七分管理、十二分数据”,也充分表达了数据在软件项目实施中的重要地位[2].例如OA的实施不仅仅进行了专项的基础数据收集培训,还进行了分类梳理,按组织架构、流程管理、办公配置、业务配置、数据字典5类16套基础模板进行数据填写,确保基础数据的完整性.通过历时一周的现场支撑与指导,共收到378份数据.通过数据分析,共完成642条流程配置,194个红头模板设置,621个发送单位设置,552个文件字设置,194个公章配置.
流程决定当下、数据决定未来！对于实施项目管理系统,更加需要确保数据的完整性.企业通过不同维度对项目管理过程的管理,对管理过程所产生的数据进行有效迅速的收集、处理和分析,对有价值的数据进行提取,从而能够获得对于企业的发展和经营更有助力和针对性的方案.企业通过依托项目管理生态系统,推动实现数字化运营,树立系统权威,用数字说话,用数字管理,用数字决策,用数字创新,形成企业数字文化.
4沟通充分
软件项目的实施涉及多方干系人,为了确保有效实施一定要加强沟通,建立高效的沟通机制,对系统的实施情况及时与客户方进行沟通和反馈,以达到项目实施的目的,确保项目有效实施.我理解的沟通过程是这样的：通过某种途径把信息及时传送给需要的人并得到对方反馈的一个双向过程.现实中因为每个人的背景、思维是千差万别的,各自的利益点也不同,这使得“冲突无处不在”,正因为如此,就要求我们“沟通也要无所不在”[3].
4.1 沟通计划编制
沟通计划编制主要是确定项目干系人的信息需求和沟通需求,让项目干系人有清晰的沟通模式,知道自己“什么时候”该向“谁”以“哪种”形式沟通“什么”信息.沟通管理计划的强化执行使项目的沟通逐渐朝有序化发展.例如OA的实施,建立了25家单位联系人组,问题反馈群,在线问题反馈机制,组织现场培训,制定一对一辅导机制等多种沟通机制,确保实施过程中的问题能够及时解决.在为期一个月的实施过程收到用户提出问题410项,解决403项,修复系统bug86个,完成优化72项.
4.2 沟通越早越好
在软件项目中,常出现下面的情形：开发人员抱怨“客户经常变更需求”,而客户抱怨“开发人员误解他们的需求,做出的东西不是我想要的”,出现这种“冲突”,通常都是缺乏沟通.出现问题不可怕,可怕的是不沟通,沟通的越早,消除分歧的代价越小,风险也越小.有一次,财务部门提前上线银企互联支付功能,但是又由于财务部门未提前与各公司进行沟通,导致大家不知道功能如何使用,造成上线后很多事情都措手不及.通过这个事件,我们也特意建立了和完善了功能上线前功能演示确认机制,越早沟通确认,越容易降低上线后出现问题的概率.
4.3 灵活运用多种沟通方式,直接与干系人沟通,避免中间环节
沟通的方式有很多,例如电话沟通,即时通信工具沟通,电子邮件,视频会议沟通,面对面会议沟通等,但只有灵活运用,直接与项目干系人沟通,去除中间环节,才能避免信息失真,才会得到良好的效果.例如和所有地市公司沟通确认现场管理费年结方案时,我们就采用了多种沟通方式,先是通过视频会议的方式对方案进行解读,再通过互动式、群组集中反馈式对问题进行讨论和解答,最后通过正式邮件的方式反馈确认方案和数据.
4.4 多倾听,避免无休止的争论
沟通不仅仅是说,而是说和听.倾听是我们取得信息的重要途径,也是向他人表示尊重的最好方式.在IT软件项目过程中,多倾听,时常会获取到一些意想不到的信息,尽量避免随意插话,更不要妄加批评.尤其还需要避免无休止的争论,无休止的争论不仅仅问题得不到解决,而且还会延误问题解决的时间.
5及时总结
软件项目实施历时周期较长,需要不断地遇到问题及时总结,分析共性问题,集中解决,同时也对项目实施中出现的问题,实施的过程和实施中发现和改正的问题应有记录和总结,对系统现场测试的情况和出现的问题应进行记录,并记录改正情况.例如在OA实施的2周现场支撑期间,每天晚上都对当天的问题进行总结,提供解决方案,确保后续的实施,还同时进行分批实施的经验总结,将第一批的部分经验应用在第二批试点单位中,也加快了第二批单位的实施进度,提升了实施质量.
总之,在软件项目实施过程中,准备充分,充分沟通,及时总结,确保项目顺利有效实施.
参考文獻
[1] 唐勇,陈晶,吕梦雅.建立规范的软件文档提高软件工程化程度[J].燕山大学学报,2002,（2）：46-48.
[2] 喻华.浅谈信息化建设中“十二分数据”的重要性[J].现代企业教育,2013,（2）：F3.
[3] 林敏.从数据分析到决策应用——智能化财务决策支持解决方案核心价值[J].中国总会计师,2009,（10）：132-133.
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软件引用文献:
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