《信息时代创新档案管理工作的相关策略》
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摘 要：在信息时代,档案管理工作能够实现创新发展,得益于大数据的应用.大数据的处理速度之快,以及处理模式的便利性,给档案管理工作带来了很多好处.但目前在很多单位还没有应用到这一技术,或者说没有对档案管理工作进行创新,阻碍了该项工作的发展进程,影响了整个档案管理事业的整体发展水平.针对这一现状,将提出几点对策,仅供参考使用.
关键词：信息时代;档案管理;创新模式
档案管理工作一般涉及到单位的档案和员工的档案两种,在事业单位中,还有很多是国家的档案.这些档案非常重要,有的还具有一定的保密性.根据保密级别不同可分为机密、绝密等,这些档案应该分门别类放置在不同的地方,有需要时,直接根据分类进行查找,这样做能让档案查找工作更加高效.如今,随着时代的发展变化,需要处理的档案越来越多,且内容复杂,因此,导致我国的档案管理工作越来越重要.很多单位似乎没有意识到这一点,在实际工作中没有考虑过要创新档案管理的模式,导致在很多其他工作方面都出现了或多或少的麻烦.基于这一点,应该尽快找到行之有效的解决方案.
一 档案管理工作基本原则
档案管理工作要求具有一定的规范性和高效性,在工作人员处理单位的大量档案时,不仅要注意档案的保存完整,还需要对档案进行分类.档案管理工作应该具备自己的制度,并遵循法律规范,在规范之内,还应该灵活发挥工作人员的能动性.每个单位有不同的档案需要处理,不能按照完全相同的工作模式,要具有创新性.档案管理工作也应该和其他工作一样具有问责机制,如果出现问题就直接和工作人员自身的利益挂钩.这样设置的目的也是为了让工作人员更好的做好档案管理工作,提高整个行业发展水平.
二 档案管理工作现状
(一)档案管理制度不严明
任何一项工作都需要制度的约束,无论是明文规定,还是大家默认的规定都能对工作起到很好的促进作用.档案管理工作也是如此,在我国目前的很多单位中,还有很多单位缺乏对此项工作的重视,认为档案管理所产生的经济效益不高.实际上,档案管理虽然不具备创造巨大经济财富的直接条件,但其对多种工作都具有关联性和助益.档案管理关系到单位人员的信息和单位发展的信息等,对工作人员和单位的发展都是非常重要的.没有相应的制度来规范工作人员的行为就会引发一系列档案管理安全问题.而没有制度来引导档案管理工作也会让一些问题出现的时候,没有人能够处理和解决,后果将会不堪设想[1].
(二)档案管理工作人员水平低
从事档案管理工作的人不仅需要十足的耐心和细心,还需要具备一定的专业性.而如今,从事档案管理的工作人员大多都按照固有的模式去工作,没有与时俱进,就算知道有先进性技术可以提升工作效率,也有很多工作人员一时间无法掌握,或者根本不愿意去学习.这使得他们处理档案和查找档案的能力一直没有进步,多年来,只是在原地踏步,甚至有的人还不思进取.这种现象在事业单位中是很普遍的.
(三)档案管理形式缺乏创新
时展迅速,科技水平与日俱进,而档案管理工作水平却一直没有什么大的突破.近几年来随着大数据的发展,应用到档案管理中的在技术还处在一个初级阶段.有的单位还没有充分掌握,甚至还有单位不知道这种工作模式的创新.由于单位人员与时代脱轨,又缺乏对档案管理工作的重视,导致这一工作的创新水平一直停留在待开发阶段.档案管理工作模式单一,处理档案速度缓慢,甚至有些单位依旧全部沿用传统的纸质档案,设备也几乎从不更新.这些问题都是档案管理工作向前发展的阻碍[2].
(四)档案管理设备老旧
由于单位对档案管理工作重视程度不够,资金投入较其他工作就少了很多,导致目前档案管理的设备老化,缺乏维修,处理档案速度慢等问题.设备的不足必然引起档案管理工作无法顺利进行,工作人员也是怨声载道,严重降低工作效率.
三 信息时代档案管理工作创新策略
(一)加强档案管理创新意识
如今是信息时代,单位应该认识到档案管理和时展的关联性.运用最新的信息技术发展档案管理工作创新模式,需要单位首先加强对档案管理创新的意识.创新是发展的动力,任何事物都不能一成不变.在所有人都在努力迎合时展时,不去搞创新就会落后于人.技術先落后,然后经济发展就会落后,企业变得不景气就留不住优秀人才,大量人才的流失又会导致企业继续走下坡路.这一系列反映就像蝴蝶效应一般,有最初的缺乏创新意识引起,最终可能会让整个企业就此消亡[3].因此,企业应该加强对创新的重视,加强对档案管理工作的关注.
此外,在档案管理工作制度的制定上也不能疏忽.需要根据单位的具体发展需要和员工的整体素质来制定出一套完善的管理体系.在增进创新意识的基础上,保持制度的清晰严明.通过明文规定来约束工作人员的行为,激励和监督工作人员用心工作.
(二)提升档案管理工作人员创新技术的应用水平
面对新接触到的创新技术,很多工作人员可能学习起来比较困难,需要一些时间.但不能因此就放弃学习和创新,创新一项技术必然是要经过一个艰难的进程的,只要撑过这个阶段,就会享受到新技术带来的巨大好处.单位应该给档案管理工作人员树立信心,并安排他们进行专门的培训,聘请优秀的技术人员指导,将每一个工作人员都培养成专业人士.此过程可以进行评比,通过设置奖惩机制来表彰学习能力强,技术水平高的工作人员.这样做目的是为了激起工作人员的学习兴趣,为学习新技术提供精神动力.对学习能力差,学习不够用心的工作人员也起到一个监管和约束作用.
(三)应用数字化档案管理创新模式
数字化档案管理的模式能够大大提高档案管理的工作效率,在实际应用当中起到了很好的作用.但很多单位还没有将此项技术应用起来,常常导致数据处理速度慢,数据保存效果不好等现象的发生.应该鼓励工作人员积极学习数字化档案管理模式,同时引进新设备,建立完善的数据库,将档案保存起来.在数字化档案管理中,重点是对数据库的应用,大数据发展进步如此之快,已经让各种数据处理能力都有了质的飞跃[4].在档案处理时,可以先按照密级对不同级别的档案分类,再根据档案的类型或内容、年限、所属地区等一一分类.在有需要时,直接根据分类精准查找,可以省去不少时间.对于可以公开的档案,可以放在公共区域方便工作人员自行查找,也减少了档案管理工作人员的工作量,让其有更多的时间去维护数字化档案管理系统的安全,和个人专业化水平的提升.
(四)引进新设备
用于档案管理工作的设备需要及时更新,如果机器出现故障不仅会影响工作效率,严重的还会造成档案丢失或损坏,造成无法挽回的损失.因此,单位应该加大对引进设备的资金投入,给工作人员提供良好的工作条件.
结语：
综上所述,信息时代档案管理工作的创新就应该充分利用好信息时代的便利条件,利用大数据,引进新设备,培养专业化人士,将档案管理工作水平提升到新的阶段.单位也应该重视档案管理工作,加大资金的投入,制定相关的工作制度,在单位内做好宣传工作,让大家都提高对档案管理工作的关注.只有这样,才能够提升档案管理工作效率,让我国的档案管理行业有一个光明的未来.
参考文献：
[1]吴萍.信息时代事业单位档案管理创新分析[J].青春岁月,2020,（17）：483.
[2]谭艳艳.办公室档案管理创新的途径分析[J].企业改革与管理,2017,（8）：203.
[3]刘建群,孙超.大数据时代档案管理创新阐述[J].魅力中国,2019,（22）：318.
[4]张晓花.现代档案管理创新之我见[J].青海教育,2019,（10）：54.
该文结束语:这篇文章为适合不知如何写管理工作方面的大学硕士和本科毕业论文的毕业生以及可作为关于档案管理论文开题报告和相关职称论文课题写作参考文献资料.
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