《建筑工程档案管理的重要性与科学化管理措施分析》
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摘 要：在进行工程建造的过程中,对于档案的管理是十分重要的,这关系到工程的施工.档案管理人员要严谨、科学、系统的对档案进行管理,而且要努力提升自己的能力.建筑工程的档案是十分重要的资料,所有相关人员都要积极配合进行档案的管理工作,管理好档案.
关键词：建筑工程;档案;管理
建筑行业在经济发展的带动下取得了很大的进步,从而使得建筑业的市场竞争变得越来越激烈,建筑企业所面临的压力也变得非常大.尤其是那些建筑施工企业,因为建筑企业数量变得越来越多,越来越多的“敌人”跟它们进行竞争,加大了它们的压力,如果企业想要在竞争中安全的存活下去甚至是取得胜利,就必须要跟随市场前进的脚步,努力将企业的各方面能力,尤其是管理水平提高.建筑工程档案管理对于企业管理来说是非常重要的一部分,对于推动企业发展,增加企业在工程中的经济效益,提高企业水平有着十分重要的
作用.
1 建筑工程檔案的重要性
1.1 建筑工程档案是技术工作的参考材料
建筑工程档案是具有巨大参考价值的文件材料,它们真实反映了城建活动过程中施工的具体过程.建筑工程档案的保存形式有文字,表格,图像,录音录像等,它们记录了建筑工程的完整过程,以及一个城市文化的形成过程,是一座丰富的具有历史意义的图书馆.在进行工程质量评定以及工程维护建筑工程档案会发挥出巨大的作用,会产生非常大的利用价值.所以我们一定要做好对建筑工程档案的保护工作,加强对建筑工程档案的管理.
1.2 建筑工程档案是建筑业创造新技术的根本
各个建筑企业竞争激烈,企业如果想要提高自己的地位,不断地进行发展,就必须创造出新的建筑技术,建筑技术进行改革,顺应发展潮流,与时俱进,让建筑技术变得越来越好.所以建筑企业如果想要在竞争中不被打倒,甚至是取得胜利,这就需要企业对技术进行创新,参考大量的建筑工程档案,然后参考这些建筑数据,努力创造出新的建筑技术,合理利用建筑工程档案,对于企业创造新的建筑技术以及未来的长久发展有着巨大帮助,会发挥出巨大的作用.
2 当前建筑工程档案管理工作的情况
2.1 没有规范的档案管理部门
因为在建筑工程的过程中,需要签发许多文件,而需要签发文件的单位是不同的,并且文件十分的多,这就造成了建筑工程档案无法集中整理,十分混乱.比如有些建筑单位为了节省时间,加快施工过程,在建筑的过程中,没有按照国家相关规定对建筑过程进行签字;还有部分部门对建筑文件存放杂乱,没有按照档案种类进行分类整理,导致了工作人员在使用档案时,给他们造成了很多的麻烦,十分不方便寻找.所以成立相关的建筑工程档案管理部门,对于建筑企业在施工室节省资源,降低成本有着非常大的帮助,与此同时,对于提高国家相关单位的办事效率,发挥着巨大的作用,让档案管理工作变得更加科学化,更加合理.
2.2 缺少合适的档案管理人员
各种各样的人才是城市建设的基础,同样在建筑工程档案的管理工作中,也需要大量的管理人员,合适的工程档案管理人员对于档案的管理工作有着巨大的帮助.在工作中发现许多的基层建筑部门的档案管理工作人员并不具备相关的专业素质,无法对建筑工程档案进行分类辨别,不知道哪些需要保留,哪些不再需要.甚至有的工作人员无法辨认相关材料的类型,严重缺少档案管理方面的知识.还有一部分建筑工程档案管理工作人员,在工作中不具备一些基础的使用计算机的能力,无法在计算机上对档案进行检索,严重影响了办事效率,对于其他需要用到的档案的部门的工作也产生了一些影响.
2.3 没有完整的原始档案
对于工程原始档案的收集是非常重要的一项工作,因为建筑工作的工程期比较长,建筑工程的类型也是各种各样的,原始档案真实反映了建筑工程过程中的真实情况,也是工程进行到后期进行工程检测与维修的重要依据.但是有些建筑单位不重视对原始档案的收集,造成许多档案资料丢失,或者档案资料不完整的情况会经常发生,比如,还有一些相关部门进行建筑工程相关文件的签字时使用文件的复印件,这是不符合国家关于建筑单位质量要求的相关规定的.还有一些建筑工程档案不能按时进行移交,给档案管理工作带来麻烦,造成了原始档案丢失,以至于建筑档案不完整,部分数据不准确.
3 档案管理策略
3.1 建设规范的档案管理部门
建设规范的档案管理部门,对建筑工程档案进行整理,对于提高建筑单位的工作效率有着巨大帮助.如果想建立一个规范化的档案管理部门,就要将档案的登记,档案的分类以及档案的整理等工作做好,专门的档案管理部门可以确保有关单位管理工作的有效实施.与此同时,要选择专业的技术工作人员对档案进行管理,让档案管理工作更加专业化、科学化,在多个部门进行合作办公时,更加方便快捷.
3.2 使用专业的管理人才对档案进行管理
现在各种单位,企业之间的竞争不仅仅体现在经济的竞争上,人才方面的竞争同样激烈,一个单位的人才关系到单位未来的发展,每个单位都非常需要各种各样的人才.尤其是档案管理这种工作,更加需要有才能的管理工作人员.如果一个建筑单位想要发展,想要提高建筑工程的施工效率,就要多多培养管理人员,不仅要教导管理人员学习各种理论知识,还要加强他们在实际工作中专业技能的应用.对相关管理人员的培训为日后档管理工作的实施打下了一个坚实的基础,是一项重要保障.还要教会管理人员在工作中运用科技的力量,学会利用各种先进技术整理档案,对档案进行分类,通过运用这些方式提高工作效率,不仅节省了时间,还让档案管理工作人员的工作更加轻松,头脑更加清晰,更利于档案的管理工作,降低了工作中出现错误的概率,对于企业利润的增加同样有着巨大帮助.
3.3 加强对于档案的收集
建筑工程档案的完整性影响着整个建筑过程,在建筑工程结束后,建筑工程档案就是相关管理部门对工程进行调查的根据,包括一些不满足要求的建筑工程,也要根据建筑工程档案进行完善.所以档案管理工作人员要及时收集档案,同时,也要确保档案的真实性
4 结语
建筑工程档案的管理对于工程的建设有着非常大的帮助,所以我们一定要重视建筑工程档案的管理.
参考文献
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[2]周云飞,陈琼,龚忆蒓,曹崚.始于新理念成于高标准——基于上海市医保业务档案管理科学化实践[J].中国医疗保险,2012（07）.
作者简介
曾志勇（1983-）,男,重庆秀山人,秀山土家族苗族自治县城市管理局,档案管理专业,研究方向：建筑工程类档案管理.
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