《电子文件档案管理的问题和对策》
本文是档案管理和电子文件方面有关论文如何写与对策相关毕业论文格式范文.
一、电子文件档案管理面临的主要问题
(一)保管难度越来越大
随着信息技术的快速发展,电子文件档案保管工作面临着新的挑战,难度也在逐渐加大.首先,随着多媒体技术的发展,单一的文字格式已经变为了视频、图像、声音等信息的混合体,使得电子文件档案的存储结构、技术环境、管理方式更加复杂.其次,当前许多电子文件档案的格式并没有统一的标准,word文档、pdf文档、caj文档和各类文件阅读器在使用过程中较为混乱,没有充分按照档案部门的应用程序、使用习惯等因素进行综合考量,给档案管理工作带来了一些不必要的麻烦.最后,由于各单位的档案管理信息化发展水平不一,在硬软件的建设应用方面参差不齐,难以统一标准,也导致了一些系统的不相容,无法将整个档案系统进行有效的连接,最终致使一些信息的完整性遭到破坏.
(二)原始性、可靠性易破坏
纸张是传统的文件档案的载体,也是文件的原始档案.我们可以根据文件纸张的材质、大小和书写的字体、字迹、折痕等方面对其进行判断,最终得出文件是否真实的信息.而电子文件是虚拟的数据化文档,其呈现的方式与效果并没有一个实质的物体来进行考量.这就容易导致操作的失误以及一些人恶意进行删除、复制和篡改,最终我们无法分辨其真实性与准确性.随着信息量的不断加大,电子文件档案将会愈加庞大,再加上一些硬软件系统出现的问题,更加难以保障电子文件档案的可靠性.
(三)信息安全问题严重
随着网络技术的飞速发展,各种网络间的融合成为必然趋势.当前,我国正加快推动电信网、广播电视网、互联网与宽带通信网、数字电视网、下一代互联网三网的不断融合,并取得了一定的成效.这虽然促进了各种网络资源的交流与传播,方便了人们的学习与生活,但网络安全问题也随之浮出水面.如果档案部门不加强信息安全管理,就很可能遭受攻击,恶意篡改、窃取甚至更改传输的电子文件档案内容.当网络设备受到病毒、木马的感染,病毒便会在内网中扩散,损害到电子文件档案,破坏其原始信息的完整性与准确性.而这些信息一旦落入到不法分子手中,将会给国家和社会造成严重的危害.
二、加强电子文件档案管理的措施
(一)加强电子文件档案的技术管理
对电子文件档案进行技术管理,就是要保障电子文件档案的规范性、可靠性和高效率,使电子文件更加的安全、完整与真实.因此,必须按照规定的技术模式来对电子文件进行科学有效的管理.要尽可能采用国际通用的标准,对电子文件信息的组织、储存、传递进行统一的规范,减少因信息系统平台不同而造成的资源浪费,提高工作的效率.要严格规范电子文件档案的整理、鉴定、复制、调阅等程序,对管理维护人员进行身份验证和消息认证,防止电子文件档案被人恶意破坏.在进入电子文件档案系统时,可对用户进行身份识别或指纹识别,识别通过后才能对信息进行处理.要重视对电子文件档案元数据的收集储存,保存原始档案的内容、背景、结构等信息,最终将作为校验电子文件档案原始性、真实性、完整性和安全性的基础依据.要设计强大完善的电子文件档案管理系统,有效集成多种类型的电子文件档案,使系统更加开放,保障电子文件的接收、保管、鉴定、验证使用等各项功能,进一步推动电子文件档案的标准化管理.
(二)加强电子文件档案的安全管理
档案的安全管理是档案管理工作的基础,对于电子文件档案来说更是如此.由于电子文件档案存储在一个虚拟空间,容易遭受到彻底性的破坏.所以更应该加强对其安全管理.可以从两方面进行.一方面为了保障电子文件档案的安全性,我们可以通过访问控制技术,在内外网间设置障碍,用入侵检测系统、防火墙、IP保密机等网络检测系统与设备来控制访问的流量,设定网络安全检测规则,防止非法访问的出现,从而保证电子文件档案不受侵犯.另一方面,国家与政府要加强立法,明确电子文件的种类、要求等方面,规范电子文件档案的法律依据.管理人员要增强法律意识,明确电子文件档案所具有的法律效力.严格遵守档案法的相关规定,严格执行电子文件档案管理的相关办法和准则,确保电子文件档案的真实、有效和安全.
(三)加强档案管理工作队伍建设
档案管理人员的素质是档案管理工作的质量的保障,只有知识水平、技术能力优秀的人员才能适应档案数字化的发展,所以必须加强档案管理人员的培训.档案部门要抽出专门的时间对管理人员进行技术培训,提升他们对计算机软硬件的理解,使他们能够熟练掌握电子文件的储存和传输技术,特别是要让他们充实电子文件安全性能方面的知识,进一步提升他们的安全意识.要培养档案管理人员的职业素养与道德素养,使他们意识到自身工作的重要性,明确自身的使命与责任,争取建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍.当前,随着电子文件档案的日益普及,档案管理工作也迎来了新的挑战,同时这也是一个机遇,将促进档案管理工作进一步發展.另外,我们也要更加客观地看待电子文件档案的发展,要明白其发展水平还处于不断完善、不断规范的阶段.只有不断地学习与实践,才能实现电子文件档案管理的标准化,才能使电子文件档案管理提升到一个新的高度.
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档案管理和电子文件引用文献:
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