《物联网技术在智慧档案馆建设中的应用探究》
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【摘 要】物联网技术通过RIFD（无线射频识别技术）和WSN（无线传感器网络）实现人与物的互联、物与物的互联,与大数据技术和云计算等技术协同推进了当前的智慧城市建设和发展.在智慧档案馆建设中利用物联网技术不仅可以实现云端档案管理,还能够推进档案馆的实体智能化管理.本文将深入探究物联网技术在智慧档案馆建设中的应用,并讨论进一步发展的策略.
【关键词】物联网技术;智慧档案馆;智能化;RIFD;WSN
2009年,温家宝同志在“感知中国”的讲话中将我国的物联网技术研究和应用推向了,让越来越多的人了解这一概念.在10年的发展历程中,互联网技术、大数据技术以及云计算等词汇逐渐被人们所熟知,但是对于物联网的具体操作和连接等还是存在“留白”状态.档案馆建设是我国社会主义精神文明建设以及文化自信和文化自觉建设的重要基石,我们要知道自己的历史,更要知道自己从哪儿来.面对体量庞大的档案管理以及分门别类的各类档案科室,物联网技术在其中的运用,不仅是提升智慧档案馆建设水平,更是提升我国档案馆工作管理效率和安全性的必由之路.
一、传统档案馆建设问题和不足
（一）部分纸质档案数字化转化难度大,管理难度大.随着互联网技术的发展,尤其是大数据技术的应用以及大数据库的建设,很多档案馆纷纷进行数字化建设和信息化建设,将纸质档案进行信息化录入和数据化存储.我国“十三五”规划提出“到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化”,在此基础上,全面推进我国档案馆资源的数字化,增量电子化.数字化档案相对于纸质档案,具有查找方便且能够跨越时空限制的优点,但是在我国档案馆智慧化建设过程中也存在部分纸质档案数字化转化难度大的问题,无形中增加了智慧档案馆建设难度.在档案馆数字化过程中,部分档案难以进行数字化加工,导致其需要采用传统的管理方法加以管理.同时,在增量电子化方面,部门间沟通不紧密,部门系统之间缺乏相应的对接联网建设等现实性问题也在一定程度上影响了电子档案归档管理.综上,智慧档案馆建设仅仅依靠数字化或者信息化建设是远远不够的,呼唤物联网技术在其中的运用.
（二）档案管理效率低且出错率较高.传统档案馆管理过程中,需要人工进行档案的出入库管理,需要认真核对和摆放档案位置等.但是规模庞大的档案资源,无疑给档案管理人员带来了巨大的工作压力,导致在档案管理过程中需要耗费大量的人力和时间成本.不仅如此,档案馆资源规模与档案馆人力资源的悬殊,还会增加档案管理出错率,导致档案归置错误,继而影响利用档案人员查找相关档案.由此可见,档案管理效率低且出错率较高的传统档案馆管理现实呼吁物联网技术在其中的运用.
（三）档案馆安全管理存在漏洞.档案馆当中有大量宝贵文献资料,对保管环境有较高的要求,需要做好档案“八防”.库房中空气湿度有着较高的要求,对档案馆的防火建设也有着较高的要求,但是在实际管理过程中,档案馆并不能实时监控其中的温湿度问题以及火灾发生概率等.这就导致档案馆的安全管理存在一定的漏洞,严重影响着档案安全以及档案馆工作人员的人身安全.除此之外,档案馆的档案还有被盗的风险,无论是电子档案还是纸质档案,在实际管理过程中都没有受到完善的监督和管理.如若档案丢失,在后期盘点中才能够发现,这严重威胁着我国的档案管理安全.
二、物联网技术在智慧档案馆建设中的应用
（一）档案出入库和整理工作层面的管理应用.在智慧档案馆建设过程中,应用物联网技术中的RIFD技术和WSN技术,能够通过贴在档案上的RIFD标签来识别档案的位置,这样一来,能够方便档案归档管理,方便人员借阅档案.在物联网技术应用基础上,无论是档案馆的工作人员还是外来工作人员,都可以通过统一的数据查找系统快速找到自己所需要的档案,也能够在档案出入库整理过程中迅速定位和归类,极大提升了档案馆工作效率,大大降低了档案归档出错的概率,有效提升了我国智慧档案馆建设效率和效果.物联网技术在智慧档案馆建设中的应用是我国档案管理未来智慧化管理和建设的重要趋势.
（二）档案馆安全监管层面的管理应用.在安全管理层面,主要是针对档案被的管理.物联网技术能够实现档案与档案馆之间的关联,利用档案上的RIFD标签以及WSN技术,能够有效追溯和定位档案位置,在一定程度上能够提升档案找回概率.除此之外,档案资源管理情况也可以基于物联网技术的应用以及大数据库统计技术的管理,实时查看馆内档案情况,在一定程度上减轻了定期盤点的工作量,也能够帮助智慧档案馆管理人员及时发现档案的缺失情况.由此可见,物联网技术在智慧档案馆安全监管层面的管理应用,对于提高档案安全系数具有重要意义.
（三）档案馆库房常规管理层面的应用.在智慧档案馆库房的常规管理层面,物联网技术同样能够发挥很好的作用.在库房温湿度调节方面,可以通过温湿度传感机制进行实时监控和自动化调节;在火警监测和消防联动方面,可以通过进行监测,与消防报警系统实现互联,在第一时间发出火警信报并报警;在库房空气管理以及光照管理等方面,都可以利用相应的监测设备,然后利用无线传感技术进行传导和控制.物联网技术在智慧档案馆建设中的应用,在很大程度上提升了档案馆的自动化和智能化水平,能够为档案管理营造一个更为科学标准的环境.
（四）基于用户需求的知识服务创新层面的管理应用.智慧档案馆建设并不仅仅局限于自动化或者智能化层面,其还需要关注人的感受和需求.因此,在物联网技术的支持下,智慧档案馆建设应该基于用户需求展开知识服务创新.利用RIFD技术可以对用户需求进行智能识别,然后分析用户需求,在此基础上为用户提供更为精准的知识服务.这样的知识服务创新不仅有效提升了档案查找效率,也简化了相应的档案借阅手续,能够帮助用户更快捷和高效地找到想要的档案.这也有助于提升智慧档案馆的用户满意度,对于智慧档案馆建设大有助益.
三、结语
综上所述,在互联网时代背景下,大量新技术和新应用正在改变着我们的生活和学习.无论是大数据技术的应用还是物联网技术的应用,都有效推进了我们生活的智能化和信息化,我们可以足不出户进行相应手续的,也可以远程借阅档案.档案馆作为我国重要的知识财富,其在传统观念中是贮藏着大量纸质档案的场馆.但是随着档案馆数字化和信息化建设的发展,电子档案数量正在逐步增加.在此基础上,物联网技术在智慧档案馆建设中的应用在一定程度上提升了电子档案的安全性,也能够提升档案馆的工作效率,降低档案馆的工作出错率.在智慧档案馆纸质文档管理、常规库房管理、安全管理以及知识服务创新等方面,物联网技术都得到了很好的应用并发挥了应有的作用.物联网技术不仅仅是人与物的互联、物与物的互联,其与大数据技术以及云计算等现代互联网技术的融合,能够在智慧档案馆建设中迸发强大的力量.智慧档案馆的建设和发展也是顺应互联网发展潮流所作出的创新,对于我国档案管理质量和效率提升具有重要的现实意义.
【课题项目：中国管理科学研究院教育创新研究所《教育教学理论与实践探究》十三五规划课题“高校智慧档案馆建设”（课题编号：CXS1200086201900155）】
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