《烟草企业如何提高办公室工作效率》
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【摘 要】近年来,各企事業单位对于办公室的效率提出了新的要求,而烟草企业办公室的工作也正在向高质量迈进.如何提高烟草企业办公室的工作效率,不断促进企业高质量发展,是当前办公室工作的重点.本文结合烟草企业办公室工作,详细探讨这一问题.
【关键词】烟草企业;提高;办公室效率
烟草部门的办公室在企业日常行政事务中发挥着主导作用,是企业开展日常管理的重要机构,称得上是企业运行的中枢神经.办公室工作运行的好坏,能够直接反映出一个企业的发展状态.办公室的工作既具体又琐碎、既单调又重复,有些基层办公室在管理制度安排及管理观念方面都存在很多的问题,直接呈现在工作者素质不高、积极性不够、分工模糊、工作压力大、缺乏责任心等方面,导致工作效率低下,给企业高质量发展带来不良影响.而随着烟草企业不断高质量发展,为保障企业行政运营的顺利,提高企业办公室的工作效率成为企业目前亟待解决的问题.
一、目前烟草企业办公室存在的问题
（一）管理人员责任意识缺失.办公室为企业所有员工服务,包括企业领导和基层员工,但是在日常工作中,存在缺乏责任感、素质水平有待提高等问题,出现这种情况的原因是管理人员没有以企业的发展为中心开展各项工作,不能为领导提供有建设性的意见和决策依据,不能全心全意为员工服务,长此以往,非常不利于企业的发展.
（二）办公室事务处理与企业管理机制不适应.企业管理机制包括员工、工资、福利、企业文化等,这些事宜属于日常行政事务,但目前部分烟草企业存在管理制度相互矛盾的情况,致使企业面临更多其他的问题.
（三）管理机制不够全面.办公室的日常工作比较繁重,处理信息量比较大,很多工作复杂而又重复,还需要花费大量的精力,工作压力日益增加,若管理机制不够全面,人力资源有限,规划不够详细,没有严格的监督,比如管理机制上对职责划分不清（虽说此项工作有相关人员负责,但工作人员对于工作具体范围不确定）,那么一旦有问题需要找负责人很难,一项工作没有具体的负责人就会造成很多人浑水摸鱼、得过且过,影响工作效率.
二、烟草企业对办公室的工作要求
工作效率简单来说就是单位时间内完成工作量的成效和速率.对于一个企业来说,无论是战略目标的达成,还是日常工作的具体开展,都离不开“效率”两个字.而想要提升烟草企业的效率,就需要针对效率的需求找出科学合理的方法.
（一）对于办公规范的要求.制定办公规范是办公室管理过程中的基础步骤,办公规范是单位以优化公共秩序、优化单位形象、优化员工素质为目,并切合单位实际而制定的日常工作标准.办公规范是全程贯穿管理中的一个根本问题,办公效率与办公规范既是整体又相互对立,二者并不是非此即彼、此消彼长,而是相辅相成、互为基础,共同决定企业的最终目标.因此,烟草企业要想提高效率,就必须要有规范的基础,同时离不开法律法规和制度框架的约束.
（二）对于办公速度的要求.工作效率中,工作速度是直观反映效率高低的原因之一,但并非有超凡的速度就一定是最好的.因为“正确性”才是决定效率高的另一个重要因素,只有准确理解工作要求及掌握决策部署,工作中正确贯彻并落实举措,才能够达到提升工作效率的目的.企业切不可只注重工作的速度而忽视准确性,要尽可能在准确性的基础上提高工作速度.
（三）对于工作效果的要求.对于管理学来说,效率和效果都是作为评价管理工作是否有效的重要标准,企业推进工作效率的最终目标是为了达到企业的工作目标,这样来看,效果是衡量管理的第一因素,采取合理有效的方法对工作效率优化后,将高效率反映在强化效果上来推进工作才会让工作更加高效.
（四）对工作精益管理的要求.企业发展过程中,在办公室工作中精益化管理是实现工作目标的表现形式,精益化管理体现的是工作标准,它决定着企业的管理规则是否到位,只有精益化管理才能发现其中隐藏、日常难以发现的问题,万不可因为一些事情“小”而忽视,很可能这些小事和细节,往往就是工作进展的关键和突破口,是工作成败的双刃剑,“千里之堤溃于蚁穴”的道理已耳熟能详,对于精益化管理大家有深刻的认识,但是工作中真正能做到的却不多.培养注重细节的习惯是个人与企业共同发展的必然要求,更是企业精益化管理进程中的重要措施.
三、烟草企业办公室提升工作效率的策略
（一）制定规范的工作制度.办公室规范化是办公室管理的工作重点,也是提高工作效率的重要手段.办公室工作琐碎繁杂,有时还会发生突发性事件,不能规范规章制度,就会导致办公室工作散漫,所以需要制定规范的办公室规章制度,制定后需要所有工作人员共同遵守,将工作向规范化、程序化方向发展.同时要针对企业工作岗位的不同来确定其职责及权限,建立岗位责任制,定岗定责定编定员,合理调整人员岗位配置,对应岗位确定清晰的岗位职责,并将对应的每一项工作细化落实到人员,确保事事有人做,事事无缺位.日常工作中还需要按照指定的工作标准进行考核,严格监管日常工作,保证每个工作人员都能按照规定完成工作.对于员工工作需要实施绩效考核,建立健全的考核奖励制度,不断调动工作人员的积极性和责任心.
（二）改变办公室人员的管理方式.办公室的管理人员对于不能适应现代化办公要求的管理方式,需要重新改变,对办公室人员的管理不能用旧思想一成不变,而是需要改变管理人员自己的工作思想,调整自己的工作方法,用新的观念和现代化的办公手段进行科学化管理,将各项工作通过安排、检查、落实、考核流程得以实施,主要是针对建立完善、合理的规章制度,工作和流程要精简易行,办公室的管理科学化会大大提高工作效率和质量.
（三）提高工作人员的服务观念和意识.新时期企业办公室的工作不同于传统的办公室工作,需要转变传统的工作观念与工作作风,除了提高工作效率外,还需要提高服务的意识以及服务质量,建立良好的办公室形象.做好各种内、外部的工作,降低或规避差错性事务的发生,对于每位工作人员及来访者都保持高度的热情,维护企业的良好形象.想要做好这些,仅依靠规章制度是不够的,还需要给工作人员树立良好的工作观念和工作意识,使工作人员保持工作热情,增强其在实际工作中的主动性.若遇到突发事件,还需要给员工树立新意识,使其更快进行正确的反应,做好相应工作.
（四）改变办公室工作的方式.办公室的工作人员需要全面掌握当前形势和领导的工作要求,获取准确的信息,综合考虑各方面的问题,对于接收的信息进行分析和判断,然后进行筛选,避免做一些重复工作.因为社会趋向网络信息化,现在各企业都开始实施网络化办公,OA系统在办公室运转的重要性也越来越显现.首先,办公室需要动员全员实施网络化办公,利用网络办公,提高公文流转、事项审批的运转效率.其次,企业需要进一步完善网络系统,建立人性化的运行系统.最后,企业需加强网络办公系统的维护,发现问题及时整改,确保运行通畅.
四、结束语
对于我国的烟草企业发展来说,企业办公室是行政业务管理的主要组成部分,掌管着企业日常事务的核心,对企业的发展有着不可替代的重要作用,同时也代表了企业的形象.办公效率的提升,是企业高质量发展的有效保障,是烟草企业必须重点关注的首要问题.我们只有将本文提出的策略应用到实际的工作中,才能够更加科学有序地开展工作,使烟草企业的办公室发挥出高效的作用和价值.
【参考文献】
[1]钟思邈.烟草企业办公室工作效率的提升策略[J].现代经济信息,2016（05）：81.
[2]代宝珍.烟草企业如何提高办公室效率[J].东方企业文化,2014（12）：176.
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