《基于RPA的财务共享服务中心应付账款流程优化》
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摘 要：处于人工智能技术普遍应用的环境中,机器人流程自动化（RPA）技术发展起来,在企业的财务管理中通过构建财务共享服务模式,优化了应付账款管理,财务管理工作得到改进.本文着重于研究基于rpa的财务共享服务中心应付账款流程优化策略.
关键词：RPA 财务共享服务中心 应付账款 流程优化
现在的ERP的财务共享服务中普遍用于建设会计信息系统方面,落实到具体工作中,审计领域和税务领域的应用效率是非常高的.一些大型的集团企业在财务管理工作中产生变革,就需要将财务共享服务管理流程制定出来,实现虚拟化运行,提高管理的精细化程度,特别是优化应付账款流程,使得财务管理自动化程度更高,且保证管理质量.
一、企业财务共享服务中心基本介绍
本文研究的对象是国际快递行业.在业财一体化环境中,企业将多数的财务以及供应商采购的一些业务信息经过处理后在FSSC往来科下合并,应付组对于业务信息集中处理.国际快递行业与一般的制造行业和生产行业有所不同,与之建立关系的供应商非常多且具有全球合作的性质.加之其向产地直接采购的特点,快递点的数量不断增长的情况下,供应商的数量也快速增长,并且存在各地共享供应商的情况.这就需要对供应商做好管理工作,从而能更好地处理好应付账款工作.其在财务管理上建立了财务共享服务中心,通过运行共享模块对大量供应商和应付账款实施管理.在具体的支付管理工作中,主要采用模块的方式,运行流程上可以自动化运行.
二、FSSC 应付账款流程的 RPA 设计
(一)采购管理自动化运行
国际快递行业采用了直接采购的方式进货,所以,在财务共享服务平台上处理采购申请的时候,通常涉及到很多的供应商中作出选择的问题,还要考虑产品的品牌以及消耗的成本.虽然已经将相应的供应商主数据建立起来,与ERP之间实现对接,但是当面对众多的供应商的时候,就需要对于相关的数据不断地更新,诸如产品型号、产品的波动等等.
(二)管理自动化
在管理工作中,从人工化管理转变为自动化管理.PTP流程体系中,管理是作为中间的流程模块存在的,在FSSC应付组工作中也是核心环节,其工作量是非常大的.使用高速扫描仪将传统的纸质转化为电子,以影像模式呈现.当扫描工作完成后,就可以按照其中的内容采集应付业务数据信息.在信息采集的时候,在识别平台上部署RPA,合理利用外接的OCR光学字符对于信息进行识别.还要对图像进行纠偏处理,做好图像的分色处理,做好图像方向检测工作,如此构成的SDK,需要遵循增值税专用的预定以及普通的通用模版配置规则,对的页眉、页脚以及行项口数据予以定位,不仅速度快,而且非常准确,抽取影像中的各种关键信息,诸如的、单位名称、开票日期、显示的金额以及密文区字符等等,机器人将信息抽取出来之后,按照对应的栏口将信息自动传输到ERP当中.
影像资料经过扫描识别之后就可以快速传输到影像管理系统当中.的检查各种则是由FSSC稽核岗核对后续的查验工作.在对查验的过程中,FSSC稽核岗需要对的数据予以识别,校对的时候需要严格按照的规则实施.处于RPA场景下,机器人运行中,对于的代码、的号码、开票的日期以及票面显示的金额等等相关的数据信息自动查验,如果识别出来的数据没有按照规则进行校验,发现有数据信息不正确就会标红,对于异常的结果则会传输给FSSC初审岗,初审岗则会重新处理.如果严格按照规则加以校验,在对进行查验的时候,运行RPA机器人到用户界面,自动登陆到底账系统当中,导出信息,经过识别后比较实际收到的信息.比如,代码建立起关联之后,机器人就会自动进入到税务局网站,登录到验证平台上,模拟人工操作的方式将必要的数据信息填入到查询字段,查验结果获取之后会自动保存.对于数据信息中产生的异常要及时向供应商传递,予以后续工作的处理.
校验工作结束,要结合到ERP中的采购信息当中,FSSC稽核岗需要将中的信息与入库单中的信息进行匹配,还要与订单信息匹配,RPA对于票单上的自动匹配,发现异常,进入异常处理程序,将反馈的结果传输到供应商门户,重新对账并进行修改.
(三)应付账款付款管理自动化
在PTP流程当中,应付账款采用自动化的付款方式是最后一个环节.在处理账务处理的过程中,对于应该支付的账款需要按照应付账款余额与预付账款余额的总和将本期应付账款的数值计算出来,详细准确地填写在报表上.运行机器人对于账务信息采用自动处理方式,就会有电子记账凭证生成,将其交由FSSC结算岗,对于资金结算工作予以.
在结算资金的过程中,结算岗运行,此时自动产生资金支付申请.通过运行RPA机器人就能够将各项工作完成.比如,结算岗位对于有关资金方面的信息要持续采集,将上的各种信息都处理好.这项工作是自动化运行的,处理程序上对人工操作模式进行模拟,在系统运行的过程中,按照账期实时提交付款申请,而且每天都循环往复运行.指令会由任务管理路由器传输到FSSC稽核岗,稽核岗的工作人员对各种信息进行核对,包括上的数据信息、账务凭证上的数据信息以及付款账户上的信息,要保持各项信息的一致性,而且要认真审核,保证信息的准确无误,之后将信息在线传输到财务总部接受审批.发挥RPA机器人的作用进行付款操作,同时自动生成电子支付凭证.
三、结束语
通过上面的研究可以明确,现代企业的财务管理工作中应用RPA,使得会計核算工作提高了质量,工作效率也有所提高.在具体的工作中,人工核算手续得到简化,人力资源和物力资源得到有效控制,成本大大降低.在企业的财务管理中,会计信息成本得到有效控制,同时会计核算效率有所提高.结算流程上,在RPA的基础上优化付款流程和资金支付流程,可以对应付账款资金实施动态化的管理控制管控,在批量支付的时候操作更加便捷性,而且还保护自己安全,使得资金支付效率有所提高,资金结算的成本降低了,风险系数也降低,维护了资金使用安全.
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