《医院档案现代化管理》
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摘 要：在当前医院的各项管理活动中,档案管理具有特殊性、专业性的特点.在各医院尤其是规模较大的医院,随时有人员变动、基础设施更新、医疗设备更换、病患档案变动等情况发生,且存在日积月累的问题,因此医院档案管理工作是医院管理工作中的重要组成部分.完善医院档案管理的现代化建设,对医院实现更好更快发展具有十分重要的意义.
关键词：医院档案管理;问题;重要作用;创新策略
医院档案作为医院正常运行发展的重要凭证,是医院行政管理工作和医疗业务工作的重要信息载体,管理好医院档案是保证医院各项工作顺利开展的关键.目前,医院档案管理仍存在诸多问题,特别是在档案管理现代化方面远远落后于信息时展步伐,因此,必须深入分析医院档案管理中存在的问题,并采取有效的创新策略,逐步提升医院档案管理的现代化水平.
1 医院档案现代化建设存在的问题
1）管理人员档案意识淡薄.从当前医院档案管理的现状看,医院主要领导及档案管理人员普遍存在对档案管理工作重视程度不够的现象,过多注重医院业绩和经济效益,对具体的档案管理工作有所忽视.同时,受传统保守的档案管理理念影响,缺乏现代化的管理意识,导致资金投入不足,管理设备落后,人员配备与岗位不相适应,档案管理手段落后,不适应档案管理现代化建设的时代要求.加之,主要领导的重视不够,导致档案工作人员对待档案工作的忽视及懈怠,工作积极性不高.医院既懂档案业务又懂现代化信息技术的复合型人才缺乏,档案管理的信息化手段运用不足,使医院档案管理工作陷入发展滞后的艰难境地.
2）缺乏完善的制度体系.大部分医院尤其是小医院普遍存在档案管理制度不健全、不完善的问题,一方面,由于医院领导对档案管理的认识不到位,制定的相关档案管理制度缺乏规范性、内容不详细,使制度要求与当前医院的发展现状脱节,执行起来有难度,落实力度也不够.另一方面,缺乏对档案管理人员的约束机制,部分档案管理工作人员工作标准随意性大,对档案管理工作也只是简单的人工整理、归档和保存,对电子化及数字化技术应用不熟练,尤其是一些大医院的人力资源档案管理难度较大,在档案管理中容易出现信息资源丢失、资料摆放杂乱等问题,导致档案管理工作质量及效率低下,严重影响医院档案管理工作的开展水平.
3）档案管理信息化技术不强.随着信息化技术的不断发展成熟,信息化技术也越来越多的运用于社会各项事业中,但大部分医院档案信息化管理手段相对落后,这也严重影响了现代化医疗的发展水平.在医院的档案资源管理过程中,缺乏专业的电子管理系统和归档软件,使大量的医院档案信息无法实现全面信息化管理,医院档案工作无法系统化、科学化的有效管理.另外,医院缺少专业性的高技术人才,对管理人员的专业技能培训不足,自身的专业素养及信息技术应用水平不能满足档案管理的电子化要求,不能实现纸质档案资料与电子档案的合理融合.
2 医院档案现代化建设的重要作用
1）有利于医院的科学化决策,推动医院现代化建设.医院领导在做重大决策时,需综合考虑各方面因素,医院的档案资料对医院人力资源、医疗设备等都做了详细记录,为领导决策提供了重要的参考凭证,通过对档案的查阅分析,能够较准确的了解相关信息,进而对医院的运行进程情况进行全面把握,从而制定合理的短期及长期发展目标,确定准确的发展方向.
2）有利于科学管理医疗设备,提高医疗设备利用率.医疗设备档案是医院档案管理的重要部分,实现医疗设备档案管理的信息化对档案管理的现代化建设具有非常重要的意义,有效提高医疗质量及医疗水平.对医院的医疗设备进行合理管理,建立起详细全面的医疗设备电子档案,保证医疗设备档案的完整性、安全性,从而促进医院档案资源的有效性和完整性,推动医院档案现代化的建设进程.
3）有利于合理配置人力资源,提高经济效益.做好医院档案管理工作,能更好的评价医院工作人员的基本素质及实际工作情况,达到人力资源最优化配置的目的.医院的人事档案详实的记录了每位医务者的工作经历、成长历程,通过对医务人员特长及优势的分析,可以科学安排使用,实现对人才的有效利用和培养,同时,通过对医院人力资源的合理配置,可以对整个医疗系统的资源进行共享,为医院人力资源管理的科学化、合理化提供依据.
3 医院档案现代化建设的创新策略
1）增强档案管理意识.医院领导要转变传统管理理念,档案管理部门应高度重视医院档案管理工作,利用现代化思想不断改进、创新档案管理工作,为各业务部门档案管理者树立标杆榜样.档案管理工作人员也应充分认识医院档案工作的地位和作用,严格遵守各项管理制度,认真负责、严谨细致地做好档案工作,杜绝档案管理的随意性.相关部门应将档案管理工作列入部门议事日程,制定档案工作目标,加大执行力度,落实岗位责任制,确保医院档案管理工作有序、规范开展.
2）强化档案管理队伍建设.现阶段,随着医疗体制改革进程的加快及医院自身业务的快速发展,医院档案管理工作显得越来越重要,这也对档案工作人员提出了更高的要求.医院应高度重视档案管理专业人才的培养工作,选拔一批专业性强、素质高的人员从事档案管理工作,不断加强现代化档案管理知识的教育培训,使档案管理工作更加科学化、专业化.另外,要增强医院档案管理人员的创新意识,通过不断学习更新知识结构,提升理论水平和管理技能,利用现代化的眼光探索新的管理方式方法,使现代化管理水平和档案专业技能满足现代医院档案管理工作的开展要求.
3）建立完善的档案管理体系.随着医疗管理结构体系的全面发展,新型医院的档案管理也离不开完善的管理体系,一方面,要建立完善流畅的档案管理流程,从档案资料的收集、整理、归档到检索、利用等一系列流程都要做详细的操作规范,确保整个档案管理过程严谨、无误,防止因操作不当引起的档案资源流失及残缺现象.另一方面,要建立完善的医院档案管理制度,“没有规矩不成方圆”,制度的完善对开展工作具有十分重要的作用.在医院档案管理的现代化建设中,必须建立健全档案管理的各项规章制度,明确管理人员职责,完善考核奖惩机制,约束工作人员日常行为,使医院档案管理工作有法可依,有章可循.
4）提升档案管理信息化水平.新时代背景下,档案管理的信息化、数字化已成为一种发展趋势,基于医院自身特点要求,每天形成大量的档案信息,如患者病历、药单信息、人员变动、各种影像资料等,利用传统的管理手段已无法实现档案资料的高效率管理,加快檔案管理的信息化、利用网络技术管理档案已是大势所趋.医院应完善档案管理信息化建设中软硬件等配套设施的配备,建立专门的档案数据库,利用专业软件导入档案信息,并对档案信息进行统一管理、保存,建立详细清楚的档案目录以便于查询.另外,还应加强档案数字化信息安全管理,防范攻击和入侵,对未鉴定开放及秘密资料设置访问权限.
总而言之,基于信息社会的快速发展,我国各项事业正在逐步实现现代化,医院档案管理的现代化建设事关医院的长远发展,医院必须高度重视档案管理工作,采取一系列应对策略,实现档案管理工作的现代化,促进医院全面科学发展.
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