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王艳莉
[摘 要]随着网络信息的广泛应用与普及,建立电子文件形成的管理制度,积极探索电子文件与纸质文件并行的管理模式,促进高校档案的改革向着信息化的方向迈进,在繁荣社会主义现代化科学管理中起着重要作用.
[关键词]电子文件 现代化管理 作用
随着网络信息化技术在高校管理中的广泛应用,以磁介质和光介质为载体记录和反映学院历史活动发展状况和工作概貌的电子文件应运而生且日益增加,这对传统的以纸制为主的档案管理模式带来了新的变革与挑战.电子文件的产生改变了人们传统的思维方式,同时也引发了关于电子档案是否具有原始凭证性,以及是否具有法律效力等一系列不容回避问题.同时,在繁荣社会主义现代化科学管理过程中起着重要的作用.
一、电子文件的定义及特点
“电子文件”是20世纪90年代出才开始使用的词汇,国际档案理事会电子文件委员会对“电子文件”下了一个非常简短的定义：“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件,并具有文件的一般定义.”
与纸质档案相比,电子文件具有以下特性：1、电子文件的非人工识读性,电子文件是由于使用电子计算机而生成的,这种文件只能采用计算机读取的方式提供信息,它的内容只能通过机器来利用.2、电子文件对系统的依赖性,它的生成、利用、管理要在相应的系统环境下完成.3、记录在电子文件上的信息的易更改性,且不留痕迹,无法鉴别真伪.4、载体与信息的有可分离性.5、载体的不稳定性,无论是磁介质还是光介质都具有不稳定性,容易受外界磁场的干扰.
完整的电子文件是由三部分组成的,即“内容”、 “结构”、 “背景信息”三者逻辑组合,而不是原来意义上的一个实体概念.因此,电子文件的管理方法与传统的档案管理方法发生了矛盾,随之带来档案管理观念的变化.
首先,来源原则依然存在,但其内容却发生了变化.在纸质文件时代,传统的文件来源一般是指文件的形成者,它通常是一种实实在在的组织机构或个人.而电子文件时代的来源概念,不仅是文件的形成机关,更包括文件的形成目的、形成活动、过程、处理程序、职能范围等,这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在.
其次,从“文件生命周期理论”演变为“文件连续体”.在国外流行多年的文件生命周期理论,近年来针对电子文件又进一步演化为文件连续体模型,原有直线型的文件生命周期的图示被拓展咸多维的环状文件连续体模型.正是这种先后不同的作用或具有的价值,就使得文件的运动过程表现出明显的阶段性,为此必然要将文件的整个生命过程或生命周期划分为若干阶段,文件价值的演变通常表现为第一价值和第二价值之间的消长关系.电子文件与电子档案的区别不再有显而易见的界限,二者关系在某种意义上具有不确定性和交互转化性,文件向档案的转化不再是典型的线性过程,而是通过实施归档,在电子文件形成或收到之际便将具有保存价值的东西纳入保存范围,视为档案并实施全程监控.
此外,在对电子文件保护方面也不同于以往对纸质文件的保护.
对电子文件而言,依然具有原生性,但不再有“原件”的概念,因此保护电子文件的关注点,不是对“原件”实体形态的保护,而是对复制件信息内容原始性的认证,维护数字化历史真实记录的手段不是保证信息与载体的永不分离,而是不断将信息内容转移到新的更可靠的载体上的帮助电子文件长久保存.因而对电子文件保护技术的研究重点将从传统载体的保护扩展至现代载体的保护、系统维护乃至文件自生成伊始所进行的全程保护等等.
二、高校电子文件的形成与管理
目前,部分高等院校已建立了自己的校园网络,成为学校信息化建设的平台,充分利用丰富的网络信息资源,普及和提高师生员工应用网络信息技术的能力,提高工作效率与水平,促进对外交流与合作.校园网信息服务主要包括信息发布、信息检索、网络教学等内容,一般发布包括办学规模、机构设置、专业设置等高校性的综合信息.这些信息的产生、收集、整理、报送和发布等会产生相应的电子文件,其中相当一部分文件属于归档范畴,因此电子文件便成为校园网建设和发展的必然产物.此外,办公自动化的应用普及,使得文件的起草、修改、打印、审批以及发布更多的借助于互联网实现,计算机应用渗透于教学管理、科研管理、学生学籍管理、人事管理、财务管理等方方面面,在大大提高工作效率和工作质量的同时,也改变了过去以纸质文件为主的状况.
基于以上情况,对高校电子文件重要的信息资源管理已经迫在眉睫,如不加强管理,将会造成大量宝贵的信息资源的流失.
首先,应建立电子文件管理制度,将电子文件的收集管理工作纳入学校信息规划和机关办公自动化程序,明确电子文件的形成、收集积累、整理和归档工作,均由形成者或承办者按照归档要论文范文集积累并进行整理归档,向档案管理部门移交,确保电子文件的完整、系统和安全有效.
其次,电子文件的管理也要统一标准,不能各行其是.档案主管机关对电子文件的管理、原则、方法、质量、概念、设施等方面已制定了统一的规则和技术规范,北京市档案局制定了《北京市国家机关电子文件归档工作规定》、《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》、《北京市档案馆电子文件接收办法》.高校档案研究学会颁布了《高等学校电子文件归档管理办法》,目前绝大多数高校已贯彻执行,电子文件管理工作逐步走向规范化、统一化.
此外,将现代化的管理技术应用于电子文件的保护中,维护电子文件的原始性和真实性,电子文件本身是高科技的产物,它在存储、传输过程中只有采取相应的信息安全技术,才能做好安全保密、防范非法访问和随意改动等工作.
虽然电子文件在提高工作效率,以及提供方便、快捷的利用服务方面具有很大优势.由于它的技术特性决定了它依然无法取代纸质文件而独立生存,积极探索电子文件与纸质文件并行的管理模式,促进高校档案管理的改革向着信息化的方向迈进,是高校档案部门面临的新课题.对于电子文件所带来的挑战我们应该更新观念,广泛运用计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术,从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革,最大程度的实现档案信息资源的有效利用和共享,发挥档案信息的增值作用.
三、档案工作在社会主义现代化科学管理中起着重要作用
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档案是国家、组织和个人在社会各项活动中形成的真实的原始记录,内容涵盖政治、经济、军事、历史、文化等各行各业.档案作为维护历史真实面貌的依据,见证了各民族的发展历程,记录了各个历史时期我国人民的奋斗史.档案作为一种重要的历史文化资源,对推动社会主义科学建设发展具有不可替代的作用.网络信息化建设在“十二五”档案事业发展起着重大作用,电子档案管理的数字化,将促进档案数字化工作的规范化、标准化,对推进档案信息资源开发利用,保证档案实体和信息安全具有重要意义.
高校档案是国家档案一部分,在档案事业中发挥着一定作用.档案部门负责有保护、传播、开发历史文化的重任,适应人民群众不断增长的精神文化需要,拓展文化遗产传承利用途径,发展文化引导社会、教育人民、推动发展的功能.在高等院校的建设规划中,将档案信息化建设纳入学院整体信息建设项目之中,将档案服务内容由信息传递转变到研究和综合处理信息上来,使高校档案部门真正成为为学校教学服务乃至面向社会服务的信息资源中心.
作者单位：北京联合大学师范学院
总结：本文关于文件电子论文范文,可以做为相关参考文献。
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