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【关键词】工程档案 管理 建设工程质量 作用研究
在所发生的建设工程质量事故中,都给我们提出一个相同的思索：事故发生后凭什么来分析事故原因?认定事故责任?还原建设施工管理有全过程?答案是唯一的——工程档案.建设工程是资源和智慧的结晶,对一些重大的建设工程来说,其投入的财力、物力和人力往往是巨大的.除了建设工程竣工之后的实体成果如住宅、办公楼、厂房、场馆、道路、桥梁、广场等之外,作为建设过程直接记录的档案也是建设工程的重要组织部分,是建设工程的技术成果.因为消耗和占用资源巨大,建设工程的实体成果一般都能得到广泛重视,从投资方到行政部门,注意力都集中到了实体成果上面,对建设工程档案关注较少.一些人认为,档案只是建设工程竣工后的资料整理,是建设工程的末端,而且非常琐碎,对档案工作表现的是一种敷衍塞责的态度.因此,对工程档案管理促进建设工程质量的作用进行研究是非常重要,有利于引起我们对工程档案管理的高度重视,更有利于工程档案管理工作的有效开展.
一、工程档案是建设工程的有机组成部分
一般来说,在建设工程施工之前,建设工程档案就开始产生并积累了.建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录,是项目经费落实和项目具体实施的根本依据；项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据；而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据.也就是说,在建设工程项目开工建设前,已经有大量的文件材料形成.如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除,建设工程是根本无法成立,也是无法开展的.即使是在施工过程中,文件材料的产生与具体施工进程也是不可分割的.在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前,必须要进行送检,只有检测合格才能使用,这些检测文件材料是非常重要的依据.在建筑材料使用进程中.应该根据指令实施,如用什么标号的水泥,怎么配比,用量多少等；在实施中还有监理监督记录和检测记录.可以说,贯穿建设工程过程一直有两根线条,一条是技术性的,是抽象的,以文件材料为表征；另一条是操作性的,是实体的,以工程物理结果为体现.技术性线条还要先产生,还要更长远在施工阶段,二者又是交织在一起的.但无论如何,技术性线条是不能从建设工程中抽离出来的,更不能忽略不计.
二、工程档案是建设工程质量的直接反映
建设工程质量最初是一个目标化的概念,是一种感受性评价,是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述.但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展,对建设工程质量有了严格的定义,即建设工程质量是指工程满足业主需要的,符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合,包括适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面.特别是随着量化分析和精细化管理的推动,对建设工程质量有了一系列精确的评价体系.当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时,对建设工程质量的评价就不再是以只看看工程现场就行了,而是以建设工程档案为基础,以数据指标的量化统计分析为手段,进行综合测评.这实际上就是说,建设工程档案直接反映了建设工程质量,我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量.
建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义,那就是在工程建设过程中,有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的,也就是通常所说的隐蔽工程.对这一部分,在工程竣工后我们是看不到摸不着的,也难以检测得到,我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价,工程档案在此的作用就是无可替代了.
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前文已经论述了建设工程档案是建设工程的有机组成部分,从现代管理科学的角度来看,建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分.工程档案质量好,反映工程管理规范,反映工程管理人员素质高,反映工程管理质量好.这个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动可以看出.凡是有意参评的项目,建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的,都非常重视档案的真实性、完整性,包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的,对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精了.
三、工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节
建设工程档案是一个静态的概念,而建设工程档案管理则是一个动态的过程.一般来说,这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案.但对这一过程进行深入、清晰的研究,我们会发现,工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为,而是工程项目管理的一部分,从工程质量控制的角度出发,工程档案管理占有关键的一席之地.
建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制,控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制.影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面.从“人”的因素来看,建设工程档案（资料）员是工程建设中不可缺少的技术人员.需经由专业培训后持证上岗,而且要保档案（资料）人员队伍稳定.从“材料”的因素来看,所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体从“机械”的因素来看,机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容：从“方法”的因素来看,对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看,我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像,反映场地环境的变化；上述几个方面的资料均在建设工程档案的收集编制范围内,所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理.
早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略,建设工程项目管理人员培训（称“五大员”培训）一般是指：施工员、监理员、材料员、安全员、造价员,一直没有包括档案（资料）员；随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高,建设工程档案（资料）员必须培训持证上岗,有的城市还将《档案（资料）员合格证》上网发布,便于查询和核对,并要求每个建设工程项目必须有持《档案（资料）员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作,工程竣工后需申报档案专项验收后,方可申报建设工程项目验收.建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的认可和重视.
国务院第279号令《建设工程质量管理条例》,首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系,对建设工程档案的内容、质量要求、报送移交程序和法律责任等方面进行了强制性规定,是目前推动我国城建档案工作发展最重要的一部法规.建设工程档案管理已经从微观提升到了宏观,从基层技术实践提升到了国家法规意志,这是对建设工程档案管理在工程质量控制管理体系中,所起重要作用最有力的证明.
四、工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段
工程档案管理在行政上体现一种强制性,这种强制性往往与建设行政职能高度融合,既可以作为行政许可的前置条件,也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分,还可以作为行政执法检查的一个内容,这一系列的行政行为,以加强工程档案管理为手段,能取得提高工程质量的效果.如在签署施工合同时,第一步要明确建设方对建设工程档案的要求,把责任明列于合同条款中,要求承建方明确分管领导和专门的档案（资料）管理人员,对工程资料终身负责,提高他们的档案责任意识；第二步是对建设工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导,发现问题及时整改；第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收,预验收合格方能举行工程项目竣工验收；这一系列与建设行政职能相融合的措施,可加强工程档案收集、编制的原始性、真实性、完整性、系统性管理,促进建设工程质量的提高.
在建设工程档案业务指导实践中,我们发现过施工单位的建筑用料与技术说明文件不符的情况,及时提出问题,使建设工程档案管理对工程质量管理起到促进作用,得到业主单位的高度认可.
建设工程从立项、招投标、勘测、设计、材料配送,到主体和配套施工,到最后零星工程收尾、绿化,再到竣工验收后投入使用,这会有一个相对较长的周期.建设工程档案不仅把这个过程真实地记录下来了,把这个过程完整地链接起来了,也把这个过程作为历史记忆长久保留了下来.对于建设工程档案管理的重要性及其实现途径是需要我们研究思考并高度重视的,在条件成熟的情况下,从行政和立法层面来加强建设工程档案管理,对促进建设工程质量会有更积极的作用.我们应该总结建设工程质量管理过程的经验和事故教训,以加强建设工程档案管理的经验和成果为动力,以高度的责任感和紧迫感来推进建设工程档案管理工作,为提高建设工程质量管理,充显工程档案管理对促进建设工程质量所起作用最大化.
作者单位：广东省交通运输档案信息管理中心
总结：本论文可用于档案工程论文范文写作参考研究。
工程档案资料员引用文献:
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