《信息化时代下对高校财务报账繁难问题》
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摘 要：随着经济的快速发展,国家越来越重视高校财务报账问题.为了进一步了解信息化时代下的高校财务报账现状,分析造成高校财务报账难的问题原因,必须要根据实际情况,深入各大高校进行调研分析,寻找相应的可实行方案.因此针对信息化时代下高校财务报账繁难问题进行简要分析,并提出合理化建议.
关键词：信息化时代;高校财务;报账繁难
随着信息化技术的不断发展,国家必须从新的角度重新认识高校的财务管理报销工作,打破传统束缚,与时俱进,树立起完善的规章制度.在新的时代背景下,中国的高校财务管理改革面临重大机遇和挑战.为了进一步保证高校的正常教育教学,必须要有财务部门的积极配合,发挥财务部门的监管作用.但是目前高校普遍存在报账繁难的问题,财务人员与报销人员矛盾开始逐步激化,报销效率低下,提升财务服务质量和满意度势在必行.
一 高校财务报账繁难问题分析
(一)财务意识和环境缺乏
在信息化技术的不断发展中,由于长期受制于财务和惯性思维的制约,人们普遍认为财务事项与财务部门息息相关,与他人无关,且从高层领导人员到基层员工的财务意识比较薄弱,对于国家所出台的财经制度以及财务规章制度不敏感,没有良好的财务管理环境.2012年开始出台的相关政策,即《违规发放津贴补贴行为处分规定》及《党政机关厉行节约反对浪费条例》等直接导致财务管理部门从严管控,部分敷衍化的报销事宜皆被取消,报销流程变得更为严格和复杂,教职工的自身利益受到较大影响,故而经常性地抱怨财务“报账难”.由于相应的财务环境缺乏,财务部门的人员与其他部门人员经常出现人合心不合现象,人员之间的关系紧张明显.
(二)财务规章制度与现实脱节大
由于高校管理不同于其他的政府机构,其必须要去行政化,且需要实行多种无差异化管理,目前高校管理中最主要的矛盾就是“三公”经费、会议费及差旅费等相关费用的报销.根据国家的相关规定,报销接待费必须要具备“一函两单”,但是在现实生活中经常出现多种无公函单位,且必须要维持单位间的友好关系进行业务接待,故在业务真实发生后会存有公函缺失导致报销困难的情况.不同的高校内部都有自己的专业性和规范性的财务审批制度,且会规定对应的审批权限和职责,对此,在报账时可能会经过多个负责人,一笔账单签字需要花费多天时间,且还存在手续不全导致退回的可能.
(三)原始凭证审核漏洞多
在高校的财务部门进行报账时,报销中的财务人员常常会遇到多种虚假票据等情况,这就会导致财务人员与报账人员的矛盾会进一步激化.且由于部分财务人员的支出审批权限存在部分局限性,资金的使用效益常常偏差性大.而且日常报销中的票据问题多,其报销的规范化漏洞比较大.例如,在报销中部分日常核算的经济业务已经发生,但是由于个人原因导致出现票据过期、票据涂改以及多种票据现象,这进一步加大了财务审核人员的管理难度.原有的原始凭证种类多且部分没有按照高校内部的规范进行单据的制定和处理,其内容往往很难使报销一次性就成功,因此其还存在较大的可提升效率的空间.
二 解决高校财务报账繁难举措
(一)提升员工的财务意识
在信息化技术的不断发展中,高校必须要重视财务理念的多元宣传,营造出一种和谐的工作氛围.财务部门更应该积极地了解当前社会的经济财政形式,发挥财务管理职能,加强对于教职工的财经法律法规的普及,促进教职工从根本上改变传统的思想观念,提升人员的财务意识和风险意识,增强财务人员与报账人员的双向沟通和理解.而财务管理部门更应该建立起一支高素质的财会队伍,加强财务人员的职业道德和专业知识培训,提升财务人员的专业素养,转变财务管理人员的工作理念和工作作风,提高员工的服务意识和服务态度,构建新时期的财务人员形象.不仅如此,相关的人员还要采用灵活的用人管理制度,优化管理人员的内部结构,学会双方换位思考,以此提升员工的工作积极性和热情.在此期间,改善基础性的财务审批流程,将其与其他流程分离,简化费用的报销手续,使得人员的报销单据更加规范化和合理化,促进员工财务意识的提升.
(二)简化费用审批流程
在高校的财务管理不断改革和创新中,财务部门必须根据不同的业务种类制定完善的处理流程,通过组织人员进行培训,以面对面讲解的方式提升报账人员的财务认知度,及时通过互联网财务知识答疑专线向教职工人员普及新的财务政策、财务法规报销流程以及业务体系.在此期间,针对不同会计科室中存在的业务差异必须要做好人员的多向信息交流,统一报销规范和核算口径.在闲暇时期还可以雇佣部分学生,将部分存有财务知识的小册子送至学生手中,实现专业知识的准确认知.根据高校的实际情况建立起对应的会计联系学院制度,财务部门积极对接学院和项目,提升会计报账满意度.根据财务的运作体系建立值班制及首接责任制,要求事项人员根据电话咨询和内容了解咨询内容并将问题汇总分散至相关人员处进行处理,给予客户积极的引导、协调和帮助.除此之外,还必须建立起对应的预审岗位,节约报账时间,及时根据实际情况提升对会计报账中的原始凭证的审核,了解其相关审批程序的合法性和合规性,并出具部分接收单给报账人员,减少退回比例也能够提升报账的满意度.
(三)建立数字化信息共享平台
在高校的财务管理不断改革和创新中,必须要与时俱进,借助互联网技术建立起信息化数字共享平台,形成一种网上综合业务要求,实现财务处、人事处以及教务处等资源和相关信息的实时共享.在此期间,教职工和管理人员可以通过身份识别号登录对应的账务系统,查询和处理信息,有效了解信息的重复建设和资源浪费等情况,减少报账时间,实现网上预约报账缴费和收费,保证款项的实时到账,缩短報销流程,减轻部分会计专业人员工作压力和业务量,提升员工的工作效率.在互联网信息技术的充分应用中,必须要及时地推进财务管理与时代管理的合理进步,将新科学及时应用到财务报账中,提升高效便捷的服务,降低报账员的工作量,实现权力利的下放和分散.对于10万元以内的支出和借款,可以根据实际情况减少部分审批事项,简化流程和手续,在共享平台上实行数据的实时查询和审批,最终流程通过后等待出纳付款即可.
三 结语
综上所述,现阶段国家越来越重视高校财务报账问题.为了进一步地了解信息化时代下的高校财务报账现状,提升高校内部的人员报账效率,必须要根据实际情况完善基础性设施,建立高效的信息化数据共享平台,培养高校教职工的财务管理意识,建立起有效的沟通管控机制,优化业务管理流程,完善基础的财务信息化建设,做好财务报账难问题的有效解决.
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作者简介：陈秋冰（1981—）,女,广东海丰人,助理经济师,主要从事会计税收研究.
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