《人事档案信息化在公路科研单位人力资源管理中的重要性》
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[摘 要]随着信息化时代的到来,各行各业都有了显著的发展.我国档案部门也与时俱进,对档案进行信息化处置.作为人力资源管理的主要内容,信息化的人事档案能够更快地提供交通专业人员配备,也是对科研人员研究水平分析评估的重要途径.信息化人事档案在公路科研单位人力资源管理中的应用,可以使工作人员更好地服务于社会,也能为民众的日常出行提供条件,促进交通产业的发展.
[关键词]人事档案信息化;公路科研;人力资源管理;重要性研究
[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.05.193
人事档案是通过人事管理活动形成的,它为人力资源的管理提供了基础条件.随着时代的发展与社会的进步,人事档案信息化建设越发成为档案工作的重点,档案工作的规范标准化可以帮助人力资源利用更为合理.因此,人事档案信息化在公路科研单位人力资源管理上的具体应用成为专业人员的研究重点.本文就人事档案信息化在人力资源管理中的重要性为出发点,探究了人力资源管理中的一系列问题.
1 人力资源档案的信息化处理
1.1 人力资源档案的数字化处理
传统模式的资源管理一般以纸质载体为主,对于档案管理人员而言,其录入信息工作十分烦琐,劳动强度也十分之大,并且这种模式下的资源管理,对资料的查询以及补充都非常的困难,需要占用大量的人力物力资源,极大地影响了工作效率的提高.而人力资源档案的数字化处理则有效地克服了这些问题,可以随时随地地录入和查找数据,并且这些档案还能够无损的长时间保存.因此,人力资源档案信息化管理的第一步,就是要对档案信息做出数字化处理,也就是用电子扫描的方式将原来的纸质档案资源转化为计算机内的数字化电子档案[1].对于信息化档案管理而言,人力资源档案的数字化建设是实现网络化连接、数字化存储、利用计算机系统对数据进行现代化管理的必要基础.
1.2 档案的载体类型处理
当今的社会,是一个网络技术飞速发展,数字信息四通八达的数据化社会.基于此基础上的人力资源档案管理的目标就是收集大量有价值有意义的资源档案信息数据,并且还要保证这些数据的质量以及相关性.在这个过程中,相关人员要快速具备数据处理能力以及数据处理技术,从而更好地促进交通行业的快速发展.传统的人力资源档案以纸质为主,其载体类型相对较少.但是在现代化的档案管理模式中,载体不再拘束于实物,还包括人力资源录像档案、人力资源多媒体档案、人力资源光盘档案等在内的多种载体形式[2].
1.3 档案的网络安全化处理
人力资源档案管理过程中,网络安全保障是最重要的环节之一.想要加强网络环节中的安全保障力度,就必须要结合实际情况不断地引入安全防御技术,升级和完善管理系统等[3].在网络管理的过程中,操作人员要严格遵守规定的行为准则,防止因为对设备的操作不当而造成的不必要的损失.另外,信息化人事档案管理的保密制度也需要公路科研单位人员多加注意,单位应当制定科学专业的保密管理方案,适当地进行分级管理.
2 加强公路科研单位的档案信息化管理的措施
2.1 确保人事档案材料的真实性
电子档案从本质上来讲就是数据的构成.因此,在对公路科研单位进行人事电子档案建立的时候,首先要确保其数据来源的可靠性以及真实性.如果对电子档案中的数据记录存在怀疑,则可以通过与纸质材料进行对比,来检验电子档案信息的正确性和权威性[4].在根据纸质人事档案形成电子档案时,管理者可以给不同人员设置查询或者统计的访问权限,来不断对数据进行完善与修正.
2.2 加强数据的安全性和保密性
电子档案的使用和管理建立在现代计算机快速发展基础之上,因此其也存在着入侵、代码漏洞等一系列的计算机安全风险.因此公路科研人员要想做好安全的防范措施,就必须要在计算机技术手段和制度管理方面下工夫,做好系统的检查与维护,及时规避会导致系统崩溃的风险.最后,公路科研管理人员应当明确数据的公开范围,严格控制其他操作人员的管理权限,在对关键内容进行保密的基础上适当的公开一些可见内容,防止重要的人事信息数据被现象的出现.在这个过程之中,对于一些较为特殊的,例如人事调查、材料等,应该设定更严格的访问标准,从而保障相关人员的个人隐私.
2.3 增强人员的责任感和使命感
档案管理人员综合素质水平的高低直接影响着人事档案管理情况的好坏.在档案管理信息化过程中,公路科研人员必须要保持实事求是的思想,并且业务理论知识扎实,能够对档案进行正确的分门别类.总的来说,人事档案信息化管理对于人力资源管理中的专业队伍建设起着巨大的作用,而这种模式下诞生的高技术人才,能一定程度上提高公路单位的根本利益,从而促进交通行业的发展与国民经济的进步.
3 人事档案信息化的意义
3.1 提高档案管理效益
随着社会的发展与进步,传统的人事档案管理模式已经无法满足人民的需求.在人事档案收集和录入的基础上,运用计算机软件与技术,对档案管理模式进行了改革,以此來降低人力资源的损耗.人事档案信息化,指的是将各类信息资源进行加工,分门别类地将档案信息进行管理,从而有效地提高公路科研单位中干部档案信息的使用率和利用价值.
3.2 人事信息资源共享
对于人事档案而言,检索方式智能化和网络化的趋势,能够帮助管理人员搭建一个安全便捷的网络平台,建立起一个规范化、共享化、标准化的人才数据库.这样的档案处理方式,能够在一定程度上实现公路办公系统与人事信息之间的数据交换,最大限度地实现资源共享功能.
3.3 优化人力资源配置
人事档案的信息化过程,可以直观地反映出该机构道路工程专业人员、桥梁工程专业人员、智能运输交通人员等的素质水平高低、专业培训状况以及年龄分布规律.可以为公路交通行业的发展和人力资源的最优化配置打下坚实的基础.从而提高公路科研单位的工作效率,促进单位的可持续进步与发展,带动交通行业的繁荣与进步.
3.4 有利于管理层的科学决策
人事档案的信息化有利于实现人事信息的资源共享,进一步了解该科研单位在地级、省级甚至国家级的实力水平层次,能够帮助管理层进行科学决策的制定,能够平衡人才的结构,能够决定培养人员的培训方向,能够在交通事故发生之时,为管理层及时寻找到适宜人才而提供理论基础.
4 结语
人事档案信息化管理聚集着现代先进的人力资源管理概念,运用计算机技术实现对公路科研单位人力资源信息的集中管理,可以使人事档案成为一个沟通交流的信息交互平台,为人力资源的合理分配提供理论基础.本文从人事档案信息化在公路科研企业的应用出发,探索了档案信息化对于人力资源管理的意义,旨在将人力资源管理人员早日从繁杂的事务中解放出来,更好地为提高企业的科技实力、促进企业的全面发展而不断努力.
参考文献：
[1]程晓英.高校人力资源档案信息化管理系统的建设与思考[J].档案学研究,2010（3）：94-96.
[2]孙冬云.人事档案管理信息化的对策研究[J].信息技术,2012（5）：196-197.
[3]闫晖平.事业单位人力资源管理信息化建设路径探索[J].经济师,2017（6）：253-254.
[4]朱丽丽.浅析科研事业单位人事档案信息化建设的重要性[J].农业科研经济管理,2017（3）.
[作者简介]周瑞廷（1988—）,女,汉族,云南芒市人,硕士研究生,经济师/馆员,就职于云南省公路科学技术研究院,研究方向：人力资源管理、人事档案管理.
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人事档案和人力资源管理引用文献:
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