《优化费用报销流程 加强企业财务管理》
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摘 要：在企业管理进程中如何将业务与财务工作整合到一起,建立健全财务管理机制,落实财务风险监测,业务效益监管,提升企业竞争力目标,成为企业新时代需解决的重要发展问题之一,加强财务管理重要性得以突出.其中,费用报销作为财务管理工作的一环,涉及业务发生的各个环节,需根据规章制度,结合企业管理细则予以进行,一旦费用报销丧失程序性、合理性、规范性,将直接侵害企业利益,有悖加强财务管理初衷.本文通过探析优化费用报销流程方略,以期加强企业财务管理.
关键词：费用报销;流程优化;财务管理
中图分类号：F275文献识别码：A文章编号：
2096-3157（2020）05-0079-02
费用报销主要是指企业在经营发展进程中业务经办部门以业务发生为依托产生原始凭据,根据相关凭证按有关规定予以审批,待经历审批流程后经费成功结算.费用报销要遵循财务收支严格审批原则,企业各项开支均需要求经手人说明支出事由,明确填写报销单据,报销金额、张数需精确,由财务经理、部门经理及经办人共同签字生效,根据报销计划外、计划内等程序进行审批,待审批通过后给付款项.加强费用报销管理应做到实时高效,切忌账目混乱,报销责任人不清,支出事由虚构,通过财务管理,营建稳定、和谐、有效的费用报销氛围.基于此,为加强企业财务管理有效性,探析优化费用报销流程必要性、难点及措施显得尤为重要.
一、优化费用报销流程必要性
1.维持企业财务管理秩序
费用报销在企业运营管理的各个环节均有可能发生,大到重要设备采购,小到保洁用品采买,均需支出经费并予以报销,一旦企业费用报销流程不佳,将直接出现两类消极现象：其一,报销流程过于复杂,长期占据财务报表,使报表内容变得复杂、混乱,影响报表使用成效,扰乱企业财务管理秩序;其二,报销流程过于简单,未能得到所属部门、财务部门有效监管,出现报销金额与实际支出不符消极现象.基于此,企业需优化费用报销流程,维持企业财务管理秩序,引导员工按照规定支出各项业务开支,为提高企业管理有效性奠定基础.
2.提高企业财务数据信息披露质量
在企业费用报销过程中其需经历多重审核,如相关部门审核、财务部门审核等,在部门审核时需确保费用报销内容符合实际情况,确保费用报销具有必要性、合理性,财务部门则需核对报销票据,根据财务制度及财经法规进行审核,确保费用报销具有合法性,继而通过费用报销将合理、合法、合规的票据纳入企业日常管理范畴,同时剔除部分不合理且与企业运营无关票据,使企业财务数据信息披露质量得以提高,为企业制定更优管理方案给予支持.
3.落实“业财”统一管理目标
“业财”统一主要是指将企业业务及财务工作关联在一起,通过统一管理发挥财务管理优势,保障企业可以降低运营风险,通过统筹业务相关数据信息制定更优管理对策,助力企业科学发展.基于此,企业需优化费用报销流程,将因业务推进所产生的财务数据信息通过报销流程规范的形式加以管理,在业务体系中渗透财务管理,助力企业完成业务推进任务,落实“业财”统一管理目标.
二、优化费用报销流程难点
1.费用报销流程制度管理质量欠佳
作为财务管理的一环,费用报销流程需通过日常管理顺利进行,这就需要推行配套制度加强管理,相较于大型企业,小型企业费用报销程序过于随意,通常情况下由部门经理决定报销事宜,主要源于小型企业业务较少,部门经理可以做到心中有数,一旦部门经理出现记忆偏差或违背企業利益准则现象则直接影响费用报销成效.这就需要企业以费用报销流程为依托推行配套制度加以管理,确保费用报销流程管理科学高效,财务管理内容更为精细全面.
2.费用报销程序监管不够全面
费用报销从表面上来讲是支出事宜,实则涉及、报税、会计信息质量等企业财务管理事项,通过监管可保障费用报销按照流程合理、合法进行,这就需要企业做好费用报销程序监管工作,规避财会信息质量降低、企业偷逃税款、管理不当等消极现象.
3.费用报销审核人工干预性较强
费用报销审核是保障相关工作契合实际、契合法律、契合企业制度重要程序,由于企业实际发生的费用项目较多,对于发生频率不高的费用应计入的会计科目及应提供的单据没有明确的规定.在审核时经常会出现不同的人审核同一性质的报销会归集到不同的会计科目中,对同一性质的报销所附单据的要求也不一致,甚至会出现同一人在不同时期审核同一性质的费用也会产生不同.产生这种问题的主要原因是不同的人对企业费用报销管理办法和会计准则的理解不一致.
4.费用报销流程意识滞后
费用报销流程的合理化运作,一方面,需企业通过管理加以约束;另一方面,需企业与员工从意识角度出发接纳费用报销流程合理化,可以树立费用报销依法合规意识,通过财务管理完成费用报销任务,提高费用报销质量.
三、优化费用报销流程措施
通过对费用报销流程优化难点进行分析可知,缺乏费用报销流程化自觉性,费用报销审核要点存在缺失,费用报销程序监管不佳,相关制度有待完善等问题客观存在,影响企业费用报销综合成效.基于此,企业应持续优化费用报销流程,通过财务管理完成相关报销任务,继而使企业得以良性发展.
1.提高费用报销流程制度管理质量
第一,针对费用报销流程进行管理.率先根据企业综合管理需行宏观报销流程管理须知,在此基础上要求各个部门制定富有契合性、针对性的费用报销流程管理制度,突出部门费用支出特性,根据部门运作需求打造个性化费用报销流程,确保报销工作更为顺利,跳出单一、僵化报销流程管理制度推行误区,使企业费用报销流程制度管理质量更高.第二,针对单据凭证进行管理.推行有关管理制度,确保各项费用单据符合要求,满足企业报销需求.第三,通过管理理清预借款操作流程.提出预借款操作须知,避免企业因预借款金额过大造成资金链断裂、流减少、偿债能力欠佳等消极后果.第四,针对报销金额审批提出具体规定.设定报销上限,完善审批制度,约束报销审批行为,使报销审批有据可依.第五,针对报销时效进行管理.通过推行报销（单据）传递时效制度加以管理,确保企业报销行为与支出活动高度一致,费用报销目标在指定时间段内落实,使企业费用报销流程得以精简,有效控制财务管理成本.第六,针对新时代信息化费用报销流程加以管理.基于企业费用报销数据信息日益增多,引入信息化管理措施可强化企业报销审核能力,为避免信息化管理数据遗漏等现象,需从安全管理、流程合规、精准核算角度出发推行管理制度,突出信息化费用报销优势,规避人为因素对企业费用报销精确性、时效性带来的不良影响.
2.全面展开费用报销程序监管工作
第一,针对原始凭证进行初审.通过初审保障原始报销凭证具有准确性、合法性、真实性,继而提高会计信息综合质量,在受理各部门经费支出结报基础上以企业费用报销流程管理制度为依托进行初审,依照我国法规、政策进行审核,杜绝“白条”抵充,将不合法、不真实凭证剔除报销流程.报账受理凭证需具备有关要素,如经济业务用途、经办人员签章、经费审批意见、填制单位公章等,将不完整、不准确原始单据剔除报销流程.第二,采用OA与网上报销系统结合,设定报销流程,报销人、审核人和审批人直接在线处理单据.有未处理的单据OA自动提醒,避免单据积压,大大提高了工作效率.第三,将网上报销系统与预算系统链接,对超预算范围的费用自动停止报销.相关部门必须先发起增加预算费用的申请,待企业领导审批后,才能发起报销,有效地控制了预算外费用的增长.第四,对审批人的权限做出规定.由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关,如果发现某位领导对下属员工的费用报销未能认真履职,造成不当的费用报销,由审批领导承担连带责任.第五,限定员工的报销时限.按照成本与费用匹配性的原则,员工在相关事项完结后的一个月内完成报销,超过一个月但不超过三个月的,需要报分管领导审批,超过个三个月的,不能报销.第六,限定网上报销流程的审批时间.超过规定的时间未审批,系统会自动跳入下一个审批环节,系统会默认本环节已审批通过,如果在本环节出现问题,仍由本环节的审批领导负责.
3.建立规范的费用报销机制,加强财务人员培训
第一,费用报销管理办法是企业使用频率最高的管理办法之一,需要内容详实、规范、具体.因此要对报销管理办法进行定期梳理,将未纳入报销管理办法的费用项目及时进行收纳整理.第二,制定费用报销流程图.将审核人、审批人进行明确,对费用报销需要提供的单据以清单形式列示,使报销人在报销时能快速准确地定位费用类别及报销审批流程.第三,加强财务人员的会计知识、税法知识以及相关制度的培训,提高业务水平.财务部要定期给业务部门讲解报销管理办法及其在报销中需注意的事项,这样可以大大减少不合规、不合理费用的产生.第四,财务部内部采取定期轮岗,业务互查等方式,对发现的问题及时整改,降低纠错成本,提高工作质量.
4.樹立企业费用报销流程化意识
企业财务管理人员及工作人员需树立费用报销流程化意识,确保合理合法,根据企业的管理规定约束个人费用报销行为,避免扰乱费用报销秩序,为费用报销管理制度高效推行奠定基础.这就需要企业加大优秀业财统一人才培育力度,一方面,通过培训提高企业费用报销流程管理效率;另一方面,渗透合法、合规费用报销思想,使企业工作人员明晰报销、业务推行、企业效益三者关系,继而积极参与到费用报销流程优化活动中,达到加强企业财务管理目的.积极探索财务共享服务的应用,将预算管理系统、报销管理系统、财务系统及网银系统相嵌对接,实现自动化费用报销管理.随着电子、移动互联及大数据等新技术的日益成熟,将会推动费用流程化报销不断创新,为企业财务管理、战略管理提供强有力的数据支撑,为企业未来更快适应时代变革提供辅助力量.
四、结语
综上所述,为使企业费用报销流程得以优化,其需提高费用报销流程制度管理质量,全面展开费用报销程序监管工作,紧抓企业费用报销审核工作要点,树立企业费用报销流程化意识,同时做好工作人员日常培训工作,确保其明晰费用报销流程,有效提高费用报销流程化、法治化自觉性,继而通过优化费用报销流程,加强企业财务管理.
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作者简介：
张金凤,供职于中国水产有限公司.
该文总结：上述文章是适合不知如何写财务管理方面的企业财务管理专业大学硕士和本科毕业论文以及关于企业财务管理论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料.
企业财务管理引用文献:
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