《谈数字化档案管理的应用》
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摘 要：当前信息经济已经成为经济发展之中新的增长点和动力.其中作为信息之源的档案面临着网络技术、计算机技术和网络环境的冲击,对此在这样的情况下如何有效认识并用数字化档案管理就成为档案管理部门研究的重点.基于此,本文就讲重点对其应用情况进行分析.
关键词：档案管理;数字化;应用
在社会发展不断进步的当下,产生的档案资料越来越多,在这种情况下,原先的人工管理方式已经无法有效保证档案管理工作的时效性和准确性,也无法满足当下的档案管理工作需求.然而在计算机技术不断发展和应用之下,档案管理工作渐渐实现了电子化,如此一来便从根本上缓解了档案装具缺乏、信息化不足以及检索缓慢等问题,也渐渐诞生了一种新型的档案管理形式,即数字化档案管理.目前越来越多的行业都开始进行档案信息数字化建设,确保可以将档案的作用有效发挥出来,因此对其具体应用进行分析具有很大的必要性.
一、应用
(一)应用现状与要求
现阶段,我们国家的档案信息数字化水平还处在一个相对比较低的阶段之中,在其应用过程中表现出了很多困难和问题,对此怎样对数字化进行定位,采取怎样的有效措施就是摆在所有档案工作者眼前的主要问题.通过计算机实施档案管理是一项相对比较系统的工程,对此这就要从多个方面和角度去理解和认识.
其一,管理思想必须实现现代化,档案管理工作者必须要具备一定的创新意识和拓展精神,并具备极强的专业技能以及现代化的管理理念,确保从思想方面将管理从传统模式当中解放出来,并在现代思维的加持之下,更好地适应新技术条件之下的各种档案管理要求[1];
其二,必须要能够从组织管理方面系统安排档案管理过程,并在管理方式以及组织体系的基础上构建起现代化的档案管理制度,实现权力和责任的合理分配,确保档案的形成、收集、整理、分类和利用过程都够实现有序分工,使每一个参与人员都可以发挥出自身的作用;
其三,各项管理手段必须要能够满足基本要求,计算机硬件以及网络技术等软件配置都必须要实现现代化.
(二)应用内容与优势
数字化档案管理主要包含有两个方面的内容.其一,将已经归档的纸质档案全部实施计算机数字化管理,其中包括录入和管理目录信息、扫描使用率极高的纸质档案、对纸质档案进行数码拍照,以此实现电子化和计算机管理.其二,重点将现在和今后生产活动过程中产生的文件信息进行归档和管理,达到电子化与纸质化并存管理的局面.
通过计算机实施档案管理已经是所有单位档案管理实现现代化的必由之路,也是未来的主要发展趋势.完善的信息网络通过高速便捷的信息传递和丰富的信息资源给用户带来了一种新型的服务方式,已经成为当下信息交流最主要的工具之一,对此档案管理也都必须要紧跟时展的步伐,追求更多的积极效果.
首先,通过数字化档案管理当中的智能检索查询能够便于授权的工作者依照自身的管理权限从网络上自主查询相應的档案信息,对此这就能够最大程度上降低人员的工作压力.
其次,该项管理模式对于提升管理水平和工作效率有着极大的优势,它能够使管理人员从繁重的手工劳动之中解放出来,不再只是单纯的档案管理员或者是打字员,能够把更多的经历投入到档案的收集工作以及编制和研究之中,因此这能够最大程度上提升管理部门的工作效率和有效性.在目前众多单位发展过程中,档案的信息化、数字化以及网络化已经成为十分重要的发展方向,各单位在这之中也投入了大量的精力.唯有不断强化档案管理数字化和信息化,才能够进一步适应变化多端的外部环境.
再次,该项管理模式的实施可以进一步促进档案信息的管理和收集.在档案收集、分类和整编过程中管理人员必须要付出很大的精力,倘若没有一个高效的管理平台,那么就会导致档案收集与整编出现不完整的情况.然而应用了数字化档案管理之后,就能够实现对各类信息资源的整编和管理,通过庞大的数字化录入,降低信息不完整情况的发生[2].
最后,应用该管理模式之后还能够进一步解决档案容易损毁和丢失的问题.传统的管理模式完全是依靠手工的方式去收集档案的,同时在档案借阅过程中也不可避免地会出现纸质档案的损坏或丢失,而通过计算机进行档案管理之后能够实现管理数字化,不论是档案收集还是借阅都可以通过网络实现,因此便可以有效解决重要档案在管理过程中的丢失或损坏问题.
二、未来发展
在进入信息时代以来,人们越来越多地依靠网络去获取知识和信息,能够预见,未来人们到档案馆的次数与时间会渐渐变少,也不用再亲自跑去档案馆查阅信息.在这样的挑战下,数字化档案管理的设想被提出来,它是一种在规范化和标准化基础上形成的数字档案信息系统,是一种档案信息组织模式,更是一种便于运用、超大规模且不会受到时间与空间限制的知识信息中心.对此在未来还必须要做好这几项工作：
第一,加大对数字化档案建设必要性的宣传,以及档案管理人员的业务培训,全方位提升档案工作人员的素质;
第二,加大现存档案的数字化建设,实现馆藏档案全面性的数字化处理,确保传统档案能够稳妥地过渡到数字化档案;
第三,渐渐将现有的档案工作体系转变为数字化工作体系,建立起来完善的工作体系.
三、结束语
在计算机网络不断发展之下,通过各项数字化存储技术,各种档案信息都能够被有效收集起来,供所有机构和个人进行查询和使用.这一项发展不断推动着数字化技术的应用,还给档案管理带来了新的发展机遇,档案管理部门只有牢牢抓住这一机遇,才能够适应当下的发展环境,并取得更多档案管理优势.
参考文献：
[1]雷稚蔷,冯文博.浅谈档案数字化研究的发展过程与实践意义[J].黑龙江档案,2017 （2）.
[2]范英.浅谈运用计算机在数字化档案管使用理中的利与弊及其对策[J].科技与企业,2014 （15）：64-64.
汇总,上文是关于对写作数字化档案论文范文与课题研究的大学硕士、档案管理本科毕业论文档案管理论文开题报告范文和相关文献综述及职称论文参考文献资料有帮助.
档案管理引用文献:
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