《制造业企业存货管理存在的问题与改进对策》
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摘 要 存货是制造企业一项重要的流动资产,存货的采购、生产和销售与企业日常经营活动密切相关,对企业的财务状况和经营成果具有重要影响.很多制造企业在存货管理中存在很多问题,出现存货积压,占用过多流动资金、存货价值贬损,导致企业流动资金周转变慢,存货短缺甚至生产中断等现象.因此,进行科学合理的存货管理,既可以满足企业生产或销售的经营需要,又能提升企业存货周转率,使企业获得长久的经济效益.本文通过分析制造企业在存货管理方面存在的问题,并提出相应的改进建议,以期为制造企业更好地发展提供参考.
关键词 制造企业 存货管理 对策
一、引言
制造业作为我国的基础产业,自改革开放以来一直处于高速发展状态,但与发达国家相比,在生产效率和成本控制方面还存在较大差距.这其中,存货扮演着重要角色.制造业企业想要在严峻的市场竞争环境中脱颖而出,必须加强存货管理,完善存货管理体系来增强自身核心竞争力.
二、存货管理对于制造业企业的重要性
(一)保障日常生产和销售的需要
存货,是指企业购置用于生产的各种材料,生产过程中的在产品和半成品,以及加工完成待售的产成品,因此,企业持有存货的目的是保障日常生产和销售的需要.若存货积压,会占用大量流动资金,若存货短缺,会影响企业正常生产.合理有效的存货管理能保障企业生产和销售的经营需要.
(二)降低企业生产成本
通常而言,少量采购难以控制、大批量采购能增加企业议价能力,但存货过多会增加包括保险费、仓储费、人工费及资金成本等各项费用.因此,对存货进行合理有效的管理,可以从采购、储存等各个环节降低成本,提升企业整体利益.
(三)提高会计信息的可靠性
制造企业存货记录正确与否,将直接影响财务成本核算的准确性.存货管理能为企业进行成本核算提供可靠的数据支持.通过存货管理,定期或不定期对存货进行盘点,对残次冷背存货计提减值准备,保证财务报表中存货项目列报的准确性,为企业的经营决策提供可靠信息.
三、制造企业存货管理存在的问题
(一)存货的采购阶段
1.缺乏预算控制.一些制造企业未编制采购预算,仅在生产需要时才进行采购,或者是在原材料市场下降时进行大批量采购,这样可能出现大批量采购导致存货库存积压,占用流动资金.一些制造业企业即使编制了采购预算,但预算编制得不合理,没有得到有效的执行,缺乏预算监督机制,亦不能真正达到控制存货成本的目的.
2.无恰当的存货采购计划.多数制造企业未建立完整有效的采购管理办法,没有很好地计算出原材料的再订货点,仅在生产需要不足时才去采购,有时因为所需原辅料市场供应不足直接导致生产中断.因此,在采购环节中,若没有制定恰当的存货采购计划,会导致存货短缺或积压,影响企业正常的生产经营活动.
3.职责划分不清.部分制造企业的内部控制制度不健全,未严格执行不相容职位相分离控制.首先,在采购环节,请购和批准由同一个部门进行;其次,询价与确定供应商由采购部门单独进行;最后,采购验收与保管都是由仓库主管一人决定,这样容易造成相关人员利用职务便利进行舞弊,侵占公司财产.若采购入库原材料验收不严格,一旦出现质量问题,产成品必然也会存在瑕疵,进而严重影响公司的正常经营活动.
(二)存货的存储阶段
1.存货管理的电算化程度不高.制造企业存货种类多,特别是多步骤生产的企业,涉及多步半成品的出入库,存货的出入库核算工作量较大.一部分制造企业信息化程度不高,还使用手工账本登记存货出入库,成本会计再根据库管手工单据核算成本,对账工作难度增加,成本计算不准确,容易使得企业利润被高估或低估.
2.对存货实物的安全管理不重视.有的制造业企业对仓储保管员的安全意识培育不够重视,仓储设施设备投入不足,仓储安全制度守则不完善.一些企业由于仓储能力的限制,物品乱堆乱放,不符合消防管理要求,存在很大的安全隐患.仓库保管员知识水平低下,对所保管物的性质和储存条件不够了解,容易造成存货的霉烂、变质、变形或过期,给企业带来损失.
3.存货盘点流于形式.为了保证存货的账实相符,企业应当定期或不定期组织存货盘点.但很多企业的存货盘点经常流于形式,监盘人和盘点人并不了解存货盘点的重要性,盘点流于形式.此外,在盘点过程中只清点存货数量,未对质量进一步进行检查,未查找盘点中存在的差异原因,未对需计提减值准备的存货进行评估.
4.存货核算不及时.对存货进行确认、计量和报告并非财务部一个部门的事,需要采购、仓储及生产等部门的通力配合.很多企业采购部门仅关心实物是否到达,对单证不够重视,而一部分会计人员习惯于见单入账;生产领料出库后或是产成品入库,库管未及时填制单据,或没有及时在仓储管理系统中登记存货出入库,存在跨月或跨年现象,影响会计核算的及时性和准确性要求.
(三)存货的出库阶段
1.存货计价方法选择不当.部分制造企业在选择存货计价方法上,未考虑本单位存货收发的特点.如对于存货收发频繁且不稳定的企業,选择先进先出的计价方法,不仅烦琐,而且工作量较大.此外,部分方法还会受到外部环境的影响,但企业并未给予充分重视.
2.存货出库管理制度不健全.许多企业存货出库制度不健全,造成存货出库混乱,一方面是产品出库未按正规程序批准审核;另一方面是预收未发货销售,即售后代管而又未收取保管费,此部分售后代管商品占用企业大量仓库,增加仓储管理费用.
3.未建立退货管理制度.产品对外销售后,不可避免会出现质量问题,许多企业未建立严格的退货管理制度,对退货条件、退货程序未作出明确规定,一旦发生实际退货时,会影响存货安排,降低管理效率.
四、加强企业存货管理的对策建议
(一)加强存货采购管理制度
1.编制有效的采购预算 .采购部门应对市场环境进行调研,在了解市场环境与供求趋势的情况下,根据年度生产计划制定相应配套的年度采购预算,再根据年度预算制定月度预算,后续采购中严格按照预算执行.当生产计划调整时,相应地调整采购预算,并重新进行审批.对于预算外的采购,需要进行特别授权批准.
2.制定存货采购计划.首先,采购员需要对生产计划和市场供求有充分的了解;其次,根据授权批准的预算进行采购,增加采购的合规性;最后,建立供应商信息管理系统,根据一定时期存货储存成本和缺货成本确定合理的经济订货量.
3.建立严格的采购验收制度.首先,保证不相容职务相分离,检验员不能兼任采购和保管职责;其次,验收过程中不仅要检验采购存货的质量和规格,同时重点关注合同、等原始单据核对一致;最后,对于验收中存在的差异要及时上报,相关部门负责查明原因并及时处理.
(二)加强存货存储管理
1.加强存货信息化管理.运用先进的信息技术,充分发挥ERP存货供应链的功能,制造企业可上线WMS等仓储管理系统,与SAP、用友系统实现无缝对接,实现智能仓储管理模式.根据存货的入库、领用、出库、退料等物料移动,进行仓储管理系统的登记和维护,财务系统直接抓取仓储系统里的信息,进行成本核算及结转销售成本,提高成本核算的準确性.
2.建立存货保管制度.注重保管人员安全意识培训教育,一方面是对所保管存货特性的了解,充分掌握其物理和化学特性,根据其储存条件进行管理,加强防火、防潮、防洪、防病虫害管理;另一方面是消防安全管理,特别是易燃易爆类存货,注意仓库的通风,配备相应的消防器材,消防通道的疏通.
3.完善存货盘点内部控制.财务部门应结合企业存货规模和性质,制定存货盘点计划,盘点计划至少包括盘点周期、盘点程序、监盘人员等内容.企业应当在每年年末进行一次全面盘点,并形成书面盘点报告.对于盘点清查过程中出现的盘盈、盘亏、毁损、闲置的存货,应当及时查明原因,进行报批处理.对需要计提减值准备的存货报相关部门审批后进行账务处理.
4.加强单证传递的时效性.制造企业应当加强存货单据传输和数据录入的及时性管理.一方面财务部门要及时催促相关部门进行票据传递,保证实物流与信息流的衔接、统一;另一方面要督促保管员及时在仓储管理系统录入信息,确保成本核算的准确性.
(三)加强存货出库管理
1.选择恰当的存货计价方法.制造企业在选择存货计价方法时,要综合考虑企业自身存货的特点和税收支出.企业在确定存货计价的方法时应当坚持三项原则,第一,以历史成本为基础;第二,坚持谨慎性原则,不高估存货价值;第三,坚持客观性原则,真实反映期末存货价值与销售成本.企业在选择存货计价方法时还须考虑市场利率、供需关系、通货膨胀等外部环境因素,作出统筹安排,科学决策.
2.健全出库管理制度.企业应当明确存货出库的审批权限,并对大批存货、高价值存货、危险品存货的出库实行特别授权.仓储部门应当根据经审批的生产领用单、销售通知单发物.生产部和销售部应当加强与仓储部的沟通协调,提前报备生产计划和销售计划,避免急需却无库存的情况发生.
3.建立退货管理制度.制造企业应当建立退货管理制度,并在采购和销售合同中明确约定退货条件、退货期限、退货程序等内容,以明确双方的责任,减少不必要的损失.对不符合合同要求物料采购,及时退货并追回货款,涉及索赔条件的退货,应在索赔期内及时索赔.对销售退回,应当通过质检部门进行检验,确因质量问题等达到退货条件,方能退货退款.
建立健全存货管理制度,能够使企业在激烈的竞争环境中获得优势.完善和优化企业存货管理在不同阶段的内部控制,疏堵存货管理漏洞,对制造企业具有重要的意义,能更好地促进企业健康发展.
（作者单位为贵州国台酒业股份有限公司）
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