《高校采购工作效能提升的路径探析》
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[摘 要]文章从省属高校政府采购的组织形式、内容、程序等现状入手,具体分析了采购程序、采购风险、制度建设方面存在的问题,并进一步提出了优化工作流程,加強制度建设,规范校内采购行为,预防采购风险,为保障学校发展提质增效助力的合理化建议.
[关键词]高校;政府采购;采购风险
1 采购工作现状
2019年吉林省人民政府下发了关于印发《吉林省政府集中采购目录、政府采购限额标准和公开招标数额标准》的通知（吉财采购〔2018〕979号）,提高了政府采购限额标准和公开招标数额标准.货物和服务类项目限额标准由20万元提高到50万元（含50万元）;工程类项目限额标准由50万元提高到100万元（含100万元）.货物和服务类项目公开招标数额标准由100万元提高到200万元（含200万元）;工程类项目公开招标数额标准由200万元提高到400万元（含400万元）.在“放管服”的大背景下,提高了采购限额标准和公开招标数额标准,给采购人更大的采购空间和自主权,但采购风险也相应的扩大到采购人身上,如何运用好政府采购政策,依法履行好采购的职能,真正发挥采购工作效能.文章以采购工作的服务单位为调研对象,对采购工作现状做以下了解.
1.1 采购工作的组织建设情况
高校的招标“采购工作领导小组”负责高校政府采购项目的招标采购领导工作,领导小组办公室设在国有资产管理处,负责组织实施招标采购具体工作.为了进一步加强高校的采购工作规范,保证采购质量,出台了高校招标采购管理办法及校内分散采购管理工作规范等相关制度规定,保证了采购工作有章可循.
1.2 采购工作的具体形式
采购按资金性质分政府采购和非政府采购两种类型.政府采购是使用财政性资金,高校的采购项目使用的资金都属于财政性资金,都必须实行政府采购.政府采购的方式为集中采购和分散采购相结合.凡是纳入吉林省政府采购目录或采购限额以上的货物、工程和服务的采购都实行集中采购;反之实行分散采购.集中采购时委托集中采购机构采购,分散采购时高校可以自行采购,也可以委托集中采购机构在委托的范围内采购.
1.3 采购工作的具体内容
高校采购的内容主要包括基建工程、修缮工程、货物和服务等.其中,货物类有设备、图书、试剂、药材、办公家具、体育设施、办公用品等;服务类有会议、保安、保洁等.
1.4 集中采购标准和程序
按货物、服务类项目单项或批量采购金额达到50万元（含50万元）,工程类项目单项或批量采购金额达到100万元（含100万元）的实行集中采购,其中通用设备及服务为政府集中采购,由吉林省采购中心采购;专用设备和基建维修工程类的为政府非集中采购,由高校招标领导小组确定委托招标公司采购.
1.5 分散采购标准及程序
货物、服务类单项或批量采购金额在50万元以下,20万元（含20万元）以上的;工程类项目采购金额在100万元以下,50万元（含50万元）以上的,由采购部门提出采购申请,招标领导小组同意后,国有资产管理处组织实施校内采购,校内采购可采用谈判、竞价和询比等形式;货物和服务类单项或批量采购金额在20万元以下的、工程类项目采购金额在50万元以下的,实行部门分散采购,采购单位在国有资产处监督和指导下,通过谈判、竞价和询比等方式进行校内分散采购.
2 存在的困难及发现的问题
2.1 采购工作人员队伍不够健全
高校的政府采购工作,除政策性、技术性要求强外,还具有与教学、学科建设相结合,专业性强,涉及范围广的特点,涉及范围包括对法律法规的理解度、市场经济的敏感度、所购仪器设备的熟悉度等,这就要求要有一支在人员数量和业务能力都相匹配的采购队伍.从高校近三年的采购规模来看,每年都是几千万元近百个采购项目,国有资产处目前5人,有三个科室,由一名副处长和招标采购管理科科长两人主要负责高校的采购工作,采购规模和实际工作人员数量不匹配.另外从专业性的角度来说,对于如标书的制作、评标的条件设定、评标方法等这些专业的知识还不能从专业的角度来满足工作上的需要.
2.2 采购需求人对政府采购政策流程不清晰
在调研中发现,各部门负责人、各项目负责人、各采购经办人,作为采购需求人对于政府采购的行为,都是认同和理解的,知道在使用财政资金进行购买设备、服务和基建维修工程时一定要进行政府采购,但大多数人并不清楚在什么情况适合哪种采购的方式,或是在某一采购方式下需要的流程和所需提供的手续及运用采购政策采购到想要买到的货物或服务.很多采购项目的具体经办人员对政府采购的具体要求、流程不了解,造成了采购过程准备不够充分或是因为采购相关材料准备不及时造成流标,致使采购周期延长,影响了采购的效率.
2.3 集中采购因周期长造成采购效率低
集中采购项目一般分为项目立项、申报审批、招标采购、签订合同、供货验收、支付款项等阶段.每一环节均有相对明确的时间,不得随意延长或缩短.尤其是招标过程的每一个步骤都有法定程序,都需要一定的时间,公开招标采购从招标文件开始发出之日到提交投标文件截至日,不得少于 20 日,定标之后也有一定的公示期.在调研中得知,有的用于科研的设备,由于从预算申报到采购使用的周期较长,购买时设备已更新了型号、参数已经改变,但又不能更改,只能按原来申报时的购买,而不能购买新型的设备;还有的是科研急需使用的设备只能通过其他渠道先购置使用,而预算下来时不可以更改,造成重复采购的情况.
2.4 分散采购中存在着潜在风险
对于集中采购来说,无论是政府集中采购还是政府非集中采购,采购都是由吉林省采购中心或是委托招标机构进行,走法定程序,面向社会公开进行.而分散采购,由于政府把采购自主权下放到了高校,同时运行的风险也潜在了采购行为中.
2.5 校内定点采购服务质量有待进一步提高
在调研中发现,自实行校内定点采购的试剂耗材和办公用品以来,避免了很多资金风险,也提高了办公效率,但是今年和以前相比,出现了定点单位配货和送货的积极性不高,有时不能按照各部门的需求准时送货、实验用的试剂耗材不仅供货慢,还高于市场价的情况.定点采购供应商的监管机制需进一步加强.
3 原因分析
3.1 服务能力有待加强
采购是一项政策性和专业性较强的工作,在开展工作同时要面向政府和市场,涉及面广,政策性强.随着高校的发展,采购资金和项目量的不断增大,这就对采购团队和人员提出了更高的要求.国有资产处必须根据新情况搭建专业团队,不断提高采购工作专业化水平,在充分掌握采购有关的法律法规的基础上,结合高校的际情况,增强采购工作的服务能力,针对不同的采购项目,灵活选择采购方式,合理缩短采购周期,提高采购效益和工作效率.
3.2 服務体系有待提升
采购是高校正常运行的基础,既是高校“实物流”的重要组成部分,又是与“资金流”密切相关的一项重要工作.采购工作要在遵照一定的规则的前提下,由采购管理者和采购的服务对象共同协作来完成.在目前的服务体系中,如何做好集中和分散采购使用物品,尽快实现使用价值,尽快为高校发展发挥作用,服务体系是提升采购效能的关键所在.
3.3 校内采购管理不够规范
校内分散采购,虽然资金量没有政府集中采购量大,但是采购的项目多、品种杂.又由于政府将采购自主权下放到高校,无形中给高校自行采购工作提出了更高的要求.如果校内分散采购管理工作不规范,就不能以一个公开、公平、公正有序的方式进行,就会留下风险和隐患,甚至是给腐败留下可乘之机.
4 解决的措施建议
4.1 组织政策解读宣传,提升专业能力,为采购服务夯实基础
一是组织举办采购政策及业务宣讲培训.邀请上级政府采购部门专家,针对采购过程中出现的问题及采购政策、业务流程等进行详细解读,使高校各部门的负责人、项目负责人、项目采购经手人都能够准确地掌握政策规定,不仅知道按照规定不能做什么,更要知道按照规定需要做什么,必须做什么,消除采购人在采购政策理解方面的障碍;二是加强业务学习,提升人员专业能力.定期开展业务人员培训,积极组织参加国家及上级单位的培训活动,鼓励管理人员外出参与社会机构组织的交流学习,不断提升采购管理人员的业务素质和能力水平;三是组织校内采购需求方与采购人员进行座谈和交流, 互相沟通, 保障采购业务工作提质增效.
4.2 程序上做减法,服务上做加法,优化工作流程,为提质增效助力
修改现有的采购工作流程,坚持“放管服”结合,把“管住你”转变为“帮助你”,通过提供专业化的优质服务,实现管理目标.区分集中采购和分散采购项目,实行差异化管理.集中采购项目应严格依法采购,对校内分散采购项目参照法定程序结合高校情况,以最大限度满足采购需求为根本出发点,制定切实可行的工作流程,将评判采购活动的标准,从“少花钱”向“花得值”转变,切实发挥采购为高校发展服务的效能.
4.3 加强制度建设,规范校内采购行为,为预防风险做保障
一是制定校内多频次小规范的定点采购信用服务监督机制.定期对供应商监督,按采购合同规定的内容、采购人的使用反馈等方面来对其服务质量和服务效果进行调查,杜绝提价和不及时送货的现象,规范供应商的行为,提升定点采购的服务质量;二是修订并出台《分散采购管理工作规范》.依据国家、省及上级管理部门的法律法规,结合高校实际,从采购的范围及途径、限额标准及采购方式、采购程序、专家组构成及责任与纪律等方面,对校内采购行为进行规范,完善监督制约机制,尽可能地规避采购各环节的风险,使校内采购工作安全、有序地开展,提高采购效能,维护高校利益.
参考文献：
[1]于青.构建符合高校实际的采购管理体系和运行模式[N].中国政府采购报,2019-08-16（003）.
[作者简介]刘虹（1971—）,女,汉族,吉林长春人,硕士,高级会计师,长春中医药大学国有资产管理处副处长,研究方向：财务管理;张涛（1973—）,女,汉族,吉林辽源人,学士学位,会计师,长春东师中信实验学校财务部主任,研究方向：财务管理.
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