《事业单位转型期档案管理的新举措》
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摘 要：当前我国事业单位正处在转型的关键期,被保留的事业单位更强调发挥其公益属性,更好的彰显其专业领域的服务社会价值.事业单位的档案是重要的公共资源,应当在转型期突显档案的使用服务价值,进一步提高事业单位档案管理工作的水平,在信息化、智能化与规范化的理念下开展档案管理工作,解决事业单位档案管理工作的弊端,达到高效全面档案管理目标.
关键词：事业单位;档案管理;转型发展
1 新时期事业单位档案管理存在的问题
1）档案管理意识淡薄.目前事业单位有时还不够重视档案管理,事业单位没能充分的认识到档案在事业单位转型改革发展中的重要作用.有些事业单位不能挖掘档案信息,不能基于档案为事业单位的转型提供足够的依据,没能更好的体现档案在转型中的促进价值.首先,主管档案管理的领导不注重档案部门的日常建设,没能加大档案部门的日常硬件软件的建设工作,对档案管理工作抓的不够严,严管的不到位,因此影响事业单位档案管理的整体水平.还有的事业单位没能根据实际情况制定具体的档案管理规章制度,档案管理工作的法规不严格,制度约束不到位,导致档案管理的随意性大.现有的档案管理部门停留在收集与存储档案管理方面,没能树立全面的服务意识,因此档案信息的挖掘工作不足,档案部门创新不足,严重的阻碍了档案事业的发展.
2）档案管理制度不健全.事业单位转型的关键在于达到法制化、规范化、标准化运行管理目标.有些事业单位的档案部门受技术条件、人员素质与资金设备的制约,没能不断修订档案管理制度,档案管理的方式方法较为陈旧.一些事业单位没能逐年修订档案管理工作制度,现有的档案管理制度不具备信息化档案管理的特质,档案管理的方式方法主要围绕着纸质档案进行,数字化档案未能发挥应有价值.当前事业单位未能开展档案管理制度的宣传工作,一些重要的业务部门未能配合开展档案管理工作,造成了档案管理难度大,档案基础数据质量差,档案管理工作追责难的问题.由于档案管理标准不足,导致档案管理杂乱无章,档案管理部门严重的降低了档案的质量.
3）档案管理环境落后.事业单位开展好档案管理工作需要一定的设备设施支持.有些事业单位缺乏专业的档案管理工作设备,现有的档案管理硬件条件有限,档案管理的环境不能得到持续改善,因此影响了档案管理工作的效率.一些事业单位缺乏专业的档案管理技术手段,存在着硬件设备配置不足的问题,例如,没能运用智能化的手段监控档案管理环境,不能安装必要的监控安全设备.档案信息的数据汇总与记录不全面,没能基于档案共享服务的理念开发专业的档案管理信息化平台.档案信息的推送能力不足,严重制约了档案服务价值的体现,因此影响档案管理的专业水平. 当前国家对事业单位的档案管理资金投入较小,事业单位还要加大档案管理建设资金的预算水平,逐步的进行档案管理设备的申报,从而提高档案管理的科学化与专业化水平.
4）档案管理人员缺失.档案管理转型的关键在于达到信息化、标准化、智能化.现代档案管理应当具备大数据思维与云存储意识.传统的事业单位档案管理人员不具备信息化技术操作能力,事业单位急需大量有信息技术背景的专职档案管理人才.但是,职业单位档案管理人才有限,受编制与聘任待遇方面的问题,事业单位不能更好的招聘专职档案管理技术人才.而且,有些事业单位未能走出档案管理人才培养的新机制,不能加大现有档案管理人员的培训工作,因此影响档案管理培训的科学性与有效性.事业单位转型阶段的人员调配频繁,使得档案管理人员不固定,因此影响了档案管理工作的有效性,事业单位档案管理人员还要进一步补充新知识,完善档案管理工作的新方法,着力构建优质的档案管理工作体系,达到提高档案管理有效性的目标.
2 新时期强化事业单位档案管理的对策
1）认识档案管理的重要性.事业单位应当重视档案管理工作,保证档案管理的有效性,切实以科学化的方式提高档案管理工作的效率.首先,应当形成正确的档案管理工作制度,加大档案数据信息的宣传工作,明确档案管理工作的规范,尊重档案管理的科学化原则.首先,应当形成良好的事业单位档案管理工作文化,形成重视档案工作的氛围,事业单位可以定期根据事业单位的主要业务与改革需要加大档案的宣传展示力度.其次,还要明确档案管理的原则,定期的召开档案业务工作会议,及时的商讨汇总档案管理的问题.第三,明确档案管理的重点工作,做到重点工作责任到人,执行档案的限期办结制度,尤其加大临时性、重复性、事务性文件的处置工作,加大文件数据信息的存储与控制力度,这样才能提高档案的应用效率,更好的开展专业档案管理.
2）健全档案管理制度.事业单位档案管理应当建立标准化的规范制度,注重以制度化的方式有效的固定档案转型发展的成果.首先,应当明确档案管理工作的职责,确定档案管理工作的任务目标,以书面形式固定档案管理人员的责任分工.其次,根据新时期档案数字化运行的趋势,注重进一步修订档案管理制度,形成专业的档案管理标准,在上级档案机关的主持下帮助事业单位出台标准化的档案操作规程.第三,还要根据档案管理运行的实际情况,定期对档案管理的漏洞进行梳理,运用有效的方法严格的制定档案的归档工作制度,第一时间实现档案数据资料的有效补充.保证档案的完整性與严谨性,更好的推动档案数据信息的整合,达到提高档案管理质量目标.
3）加快档案设备更新.转型期的事业档案单位面临着人员配置重新调整,技术设备更新等一系列的任务.随着管理技术、设备的不能断更新,档案管理方式的变革,事业单位应当尽可能的整合资源提升档案管理技术水平.首先,应当在档案共享服务的理念下更新档案管理设备,做到档案管理设备的全面整合,保证在共享理念下搭建优质的档案管理平台,保证档案可以在安全的环境下快速进行传输,满足所有相关利益方的公益性档案使用需要,并且做好必要的涉密档案信息的服务工作.其次,还要更新档案的存储与应用设备,注重开发专业的档案管理系统,能够在上级部门的统一要求下,进一步实现人事、财务、业务与行政档案的电子化,保证档案管理系统与办公自动化系统的对接,从而提高档案数据存储效率,进一步在无人化、自动化的环境下实现档案的高速运行.互联网时代使得档案管理正在向大数据与云存储的方式快速发展,现代档案管理技术还要进一步保证档案的安全性.因此应当加大档案信息的保护设备的建设工作.不仅要以智能化的电子感应设备监控档案室的环境特征,还要运用一系列的防御系统防止档案在互联网空间被侵犯.事业单位档案管理不仅配备必要的仪器,还要加大软件开发的力度.
4）提高档案员专业素质.转型的档案管理工作应当保持高效、专业、高质量和系统性.转型期的档案管理工作要求档案员有新思维,能够适应档案工作的新趋势,做到以技术支持日常档案管理.首先,应当加大档案信息技术的研究工作,提高档案管理人员的专业水平,基于信息化的档案管理人员满足新时期档案管理工作的需要.加大对档案管理人员的培训力度,围绕着事业单位档案管理设备的更新,进一步普及专业的档案管理知识,丰富档案管理培训内容,保证档案管理技术人员培训的持续性,做到专档案员定期接受轮训.新时期还要构建综合性的档案管理人员的评价机制,针对档案管理人员的绩效考核指出档案员培训与自主学习重点,促进档案员形成学习小组,在专家指导下不断学习档案管理业务知识,真正的做到全面提高档案学习技能.
3 结论
事业单位转型期档案管理工作的关键在于整合挖掘档案信息,通过档案工作为事业单位的转型发展提供依据与决策保障.只有形成综合性的档案收集机制,加大对历史档案信息的梳理力度,做好档案移交与信息化建设的准备工作,才能满足事业单位改革的需要,发挥档案管理的应有价值.
参考文献
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